4.6. Сортировка записей в таблице по нескольким полям
Для сортировки записей таблицы по нескольким полям необходимо:
выбрать пункт меню Главная → Сортировка и фильтр → Дополнительно;
в раскрывшемся контекстном меню выбрать пункт Расширенный фильтр;
во вновь созданной вкладке необходимо перетащить мышью из таблицы, расположенной в верхней части окна, в бланк запроса, расположенный в нижней части окна, те поля и в той последовательности, в которой необходимо осуществить сортировку;
в поле Сортировка выбрать нужный вид сортировки;
выбрать пункт меню Главная → Сортировка и фильтр → Фильтр.
4.7. Расчет итогов
Для расчета итоговых результатов по любому из полей (столбцов) таблицы БД Access нужно выбрать пункт меню Главная → Записи → Итоги. Затем в появившейся новой строке можно из раскрывающегося списка выбрать нужный способ подведения итогов для любого поля таблицы.
Для подведения итогов по числовым данным MS Access предоставляет пользователям 7 встроенных функций (вычисление суммы, среднего, максимального и минимального значений и др.). Для текстовых данных доступна одна встроенная функция по подсчету количества значений (т.е. количества записей для выбранного поля).
Значения общих итогов автоматически пересчитываются при каждом изменении данных в таблице.
4.8. Создание сводной таблицы
В СУБД Microsoft Access также как и в табличном процессоре Microsoft Excel предусмотрена возможность создания сводной таблицы для обобщения и анализа данных из таблицы.
Для создания сводной таблицы используется Мастер сводных таблиц, вызываемый выбором пункта меню Главная → Режим → Сводная таблица.
Для создания сводной таблицы также можно щелкнуть правой кнопкой мыши по вкладке с именем нужной таблицы в активной области документа и выбрать в выпадающем списке режим Сводная таблица.
В результате на экране появится окно с пустой заготовкой для будущей сводной таблицы, в котором слева находится область для полей строк, вверху – область для полей столбцов, а в центре – область для полей итогов или деталей. Кроме того, в новом окне открывается вспомогательная таблица «Список полей сводной таблицы». В этой таблице содержатся все поля данных из исходной таблицы.
Рис.1.11. Заготовка для создания сводной таблицы.
Для построения сводной таблицы необходимо просто перетащить указателем мыши в соответствующие области окна нужные поля из таблицы «Список полей сводной таблицы». Например, для построения сводной таблицы, содержащей данные по площади территории, занимаемой странами на отдельно взятом континенте необходимо перетащить поле Континент в область для полей строк, поле Страна – в область для полей столбцов и поле Площадь (тыс. кв. км) – в область для полей итогов или деталей.
Для выбора способа получения итоговых значений в сводной таблице необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по нужному столбцу, в выпадающем контекстном меню выбрать пункт Автовычисления и указать одну из встроенных функций (сумма, число, минимум, максимум и т.д..).
