24. Проверка расчетов с подотчетными лицами. Служебные командировки и документальное оформление данных операций.

Для расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71. Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Если сотрудник предприятия направляется в командировку, то ему также выдаются деньги под отчет. При этом суточные за время командировки выплачиваются следующим образом:

- если командировка проходит на территории РФ - в российской валюте по нормам, установленным действующим законодательством;

- за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки из РФ за границу.

При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте командировки выплата средств на эту цель не производится. Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. ЧТО ПРИЗНАЕТСЯ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКОЙ

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

 1. СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ

2. ПРИКАЗ О НАПРАВЛЕНИИ СОТРУДНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ

3. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ФАКТИЧЕСКОГО СРОКА ПРЕБЫВАНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ

фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

• проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или

• служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае проезда на личном транспорте.

 5. ОТРАЖЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК В ТАБЕЛЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки.

6. ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА УЧЕТА КОМАНДИРОВАННЫХ СОТРУДНИКОВ

Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки  из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. 

7. ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕННОМ В СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ ЗАДАНИИ

Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.