3. Характеристика

Характеристика – це особистий документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи – працівника. Характеристику видає адміністрація підприємства своєму працівнику. Подаються характеристики також при вступі до навчального закладу, при атестаціях.

Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. Її видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові (учневі, студенту, практиканту). Характеристики подаються при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформлені відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представлені до нагороди та в інших випадках.

Оформлюють характеристики на бланках або чистих аркушах паперу формату А4.

В характеристику вносять такі елементи:

1. назва виду документа (Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А);

2. текст;

3. підпис;

4. відбиток гербової печатки чи круглої.

Текст характеристики поділяють на чотири частини:

В першій частині зазначають анкетні дані особи, на яку складається характеристика. Анкетні дані друкують на відстані 2-3 інтервали нижче від слова «ХАРАКТЕРИСТИКА», через 1-1,5 інт. від 4 п.т. на 3-4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по батькові в родовому відмінку, далі звичайним шрифтом посаду, рік народження, освіту.

В другій сатині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посаду, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності і т.п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо.

В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо.

В четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, котрий звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо студент навчається – то в теперішньому.

Нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів, від нульового положення табулятора проставляють дату підписання характеристики.

Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студентові) на руки або надсилають до установи (організації, підприємства), що її запитувала. (Зразок характеристики дивись додаток 3).

4. АНКЕТА

Анкета – це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї. Анкети можуть бути різного виду та спрямування.

• Анкета на визначення особистості;

• Анкета на творче спрямування;

• Анкета на визначення рівня згуртованості;

• Анкета на визначення трудового потенціалу.

Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, коли вже працюють на роботі, при оформлені документів на виїзд для роботи за кордоном, внутрішні і закордонний паспорти і т.д.

До анкетних форм належить: особовий листок з обліку кадрів, який заповнюють, влаштовуючись на роботу.[3]

Відповідати на запитання анкети потрібно розбірливо, чітко, одним словом «так» або «ні» відповідають лише тоді, коли цього вимагає анкета. Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у доповненнях до особового листка з обліку кадрів.

Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють особову картку, яка містить додаток 1 до особової картки. Типову форму особової картки на держаних службовців не заповнюють.

5. ЗАЯВА

Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.[4]

У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

• Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

• Нижче у стовпчик – назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

• Ще нижче посередині рядка пишеться слово "заява" з великої літери й не ставиться крапка.

• З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

• Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом). Заява пишеться від руки в одному примірнику.