1.2. Место бюджетирования в финансовом управлении
В последнее время происходящие перемены и необходимость эффективно действовать на рынке приводят к тому, что предприятия стремятся использовать наиболее совершенные и передовые технологии организации планирования и производства. Одно из таких направлений – бюджетирование, которое представляет собой специфический подход к организации хозяйственно-финансовой деятельности организации.
Под бюджетным управлением (бюджетированием) понимается современная технология финансового планирования, позволяющая осуществлять планирование, контроль и анализ деятельности предприятия через систему утверждаемых бюджетов. Основным инструментом здесь является бюджет. Именно благодаря бюджетированию удается достичь максимального участия всех подразделений в планировании деятельности, которая реализуется на основе получаемой достоверной информации.
Термин «бюджетирование» имеет множество различных трактовок. В самом общем виде назначение бюджетирования в компании заключается в том, что это основа:
планирования и принятия управленческих решений в компании;
оценки всех аспектов финансовой состоятельности компании;
укрепления финансовой дисциплины и подчинения интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом и собственникам ее капитала.10
Наиболее точной и полной формулировкой термина «бюджетирование» является следующей: «Бюджетирование - это процесс составления и принятия бюджетов, с одной стороны, а с другой - управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений».11
Следует отметить, что каждое предприятие под бюджетированием понимает определенный набор функций, которые зависят от целее планирования и объекта планирования. В связи с этим, назначение бюджетирования в каждой компании свое, что приводит к необходимости использования собственного инструментария.
Бюджетирование – сложная система, которая включает:
плановые документы, отражающие планируемую деятельность посредством системы показателей;
воздействие, которое применяются финансовым центром для минимизации расхождений;
отчетность финансового центра, которая позволяет оперативно анализировать и контролировать процесс бюджетирования.
Система бюджетирования представляет собой совокупность таких элементов, как структура бюджетов, процедура формирования, согласования и утверждения бюджетов и контроль над их фактическим исполнением, нормативная база (нормы, нормативы, лимиты), типовые процедуры и механизмы принятия управленческих решений.
Главные цели бюджетирования – это планирование и контроль. Цели бюджетирования представлены на рис. 1.3.
Рис. 1.3 – Цели бюджетирования12
Согласно определению бюджет – это количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до определенного периода, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, и (или) расходы, которые должны быть понижены в течение этого периода, и капитал, который необходимо привлечь для достижения цели.
Другими словами, бюджет представляет собой долгосрочный план деятельности организации. Основные характеристики бюджета организации:
Формализация, которая выражается в количественном выражении показателей;
Системность, которая подразумевает наличие определенной системы бюджетов на предприятии.
Важный момент в составлении бюджета – установление основных показателей на уровне управляющего аппарата и спуск их вниз для обеспечения достижения центрами ответственности. Бюджетные показатели всегда спускаются «сверху вниз», что обеспечивает соответствие разрабатываемых бюджетов тем стратегическим целям, которые ставит руководство перед каждым отдельным подразделением и организацией в целом.
Контроль результатов деятельности осуществляется путем сопоставления бюджетных показателей плана и фактически полученных результатов. Затем производится оценка и выявление основных причин несоответствия. Тем не менее, не все показатели предусматривают возможность осуществления контроля.
Системность бюджетирования подразумевает, что каждый центр ответственности составляет свой собственный бюджет, который в свою очередь становится структурной частью бюджета организации в целом. Другими словами «бюджет» это количественное выражение плана предприятия. Это формализация тех затрат и того эффекта, который организация стремится получить как в целом, так и по каждому направлению. Бюджет всегда связан с планом предприятия.
Так же как форма не может существовать вне содержания. С другой стороны, планирование на предприятии может осуществляться без составления сводного бюджета как разработка целевых показателей для отдельных подразделений и по отдельным сегментам производственно – финансового цикла, но тогда не будет «сквозного» охвата бизнеса.13
Применение бюджетирования эффективно во многих областях управления:
Финансовый менеджмент – применение бюджетирования позволяет сформировать ясное представление о структуре бизнеса организации, урегулировать объемы доходов и расходов, обеспечить необходимое финансирование;
Коммерческая деятельность – применение бюджетирования позволяет уделять необходимое внимание маркетингу, чтобы получить более точные прогнозы ситуации на рынке, информацию о ценах конкурентов и разработать наиболее эффективные коммерческие мероприятия для продвижения продукции на рынке;
Общее управление – применение бюджетирования позволяет определить место и цель каждой функции и каждого подразделения, оценить вклад всех служб в деятельность компании;
Управление затратами – применение бюджетирования позволяет выявить резервы для экономии материалов, средств производства и более оптимально организовать производственный процесс;
Общая стратегия развития компании – применение бюджетирования позволяет количественно оценить эффективность деятельности предприятия по достижению поставленных стратегических целей, а также оперативно устранить причины отклонения от плановых показателей.14
Бюджет, выступая в качестве инструмента управления, выполняет ряд функций, представленных на рис. 1.4.15
Рис. 1.4 – Функции бюджета
Подробно рассмотрим каждую из перечисленных функций.
Планирование. Плановые решения являются результатом подготовки программ, а сам процесс разработки бюджета становится этапом уточнения этих планов. Это детализированный вид планирования, который позволяет наиболее точно оценить разделение основных операций по всем подразделениям предприятия.16
Координация и связь. Для эффективной деятельности на рынке предприятию необходимо обеспечить слаженное взаимодействие всех его структурных подразделений. Составление бюджетов позволяет скоординировать действия всех подразделений на достижение поставленной цели в виде определенного набора количественных показателей. Количество планируемой для выпуска продукции увязывается с объемами закупок, реализация направлена на максимальное обеспечение сбыта произведенной продукции и т.д. Планы, которые спускает руководство компании не будут выполняться, пока все участники процесса не поймут их важность, а бюджет позволяет на основе количественных показателей донести необходимую информацию до всех.
Стимулирование. Стимулирующая функция бюджета проявляется посредством участия всех менеджеров и руководителей подразделений в разработке ключевых показателей, которые отражают цели организации в целом.17
Контроль. Бюджет – это свод тех показателей, которых должно достигнуть предприятие. Если бюджет проработан тщательно, то он является самым лучшим стандартом для сравнения полученных фактически результатов с теми, что были запланированы изначально. На основе анализа отклонений можно выявить недостатки в организации производственного процесса, выявить новые возможности развития организации, выделить проблемные области и внести корректировки в их деятельность.18
Оценка. Сравнение плановых и фактических показателей производится периодически и позволяет оценить деятельность каждого подразделения. Данная оценка является одним из важнейших ориентиров для руководителей центров ответственности.
Обучение. Бюджет можно рассматривать и как средство обучения менеджеров. Составление бюджета позволяет в деталях рассмотреть деятельность подразделения и его взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.
Таким образом, механизм бюджетирования является эффективным инструментом, который позволяет обеспечить экономию денежных средств, повысить оперативность принятия решений, снизить расходы, повысить прибыльность компании.
Во-первых, это возможность достаточно точно оценить объем и структуру затрат по каждому подразделению, уточнить размер прибыли. Во-вторых, разработка бюджетов самими подразделениями позволяет получить определенную степень свободы и самостоятельности, что позволяет мотивировать работников. В-третьих, применение бюджетов позволяет уменьшить расход рабочего времени экономических служб. В-четвертых, в рамках режима экономии, бюджетирование позволяет выявить резервы недополучения прибыли и проблемные места возникновения дополнительных затрат.
Чтобы система бюджетирования предприятия максимально эффективно реализовывала свои функции, необходимо обеспечить выполнение ряда условий, представленных на рис. 1.5.
Рис. 1.5 – Условия эффективности системы бюджетирования19
Как видно из приведенного выше рисунка, в первую очередь, необходимо обеспечить наличие соответствующей методологической и методической базы для реализации процесса бюджетирования. Менеджеры и работники, связанные с финансовой службой должны обладать необходимой компетенцией в решении вопросов бюджетирования и владеть методикой его реализации.
Процесс бюджетирования предполагает управление предприятием на основе разрабатываемых бюджетов, которые в количественном выражении позволяют оценить положение предприятия, но для составления планов и бюджетов необходимо первичная количественная информация о финансовых потоках, производственных операциях, движении товара и продукции и т.д. Другими словами, на предприятии должна действовать отлаженная система управленческого учета, контроля и анализа, что является необходимой компонентой бюджетирования. Управленческий учет выступает в качестве основы бюджетного процесса на предприятии.
Третья составляющая – наличие организационной структуры, посредством которой реализуется процесс бюджетирования. Организационная структура включает в себя:
Количество и функции служб управления, которые непосредственно отвечают за разработку, контроль и анализ бюджета;
Совокупность структурных подразделений, которые являются объектом бюджетного процесса и выступают основными центрами затрат или прибыли.
Система управления бюджетированием – это регламент взаимодействия служб аппарата управления и структурных подразделений, закрепляющий в соответствующих внутренних нормативных актах и инструкциях обязанности каждого подразделения на каждой стадии бюджетного процесса. Так как бюджетный процесс является непрерывным и повторяющимся (регулярным). Точно так же регулярно, в соответствующие сроки в аппарат управления из структурных подразделений должна поступать учетная информация, необходимая для его обеспечения.
С другой стороны, структурные подразделения должны своевременно получать из аппарата управления бюджетное задание и коррективы, вносимые в него в течение бюджетного периода. Следовательно, важнейшей составляющей регламента бюджетного процесса является внутренней документооборот – совокупность регулярных, закрепленных в соответствующих внутренних актах и инструкциях, информационных потоков подразделений предприятия в процессе разработки, контроля и анализа исполнения сводного бюджета.
Организационная структура и система управления составляют организационный блок (компонент) бюджетного процесса.
Четвертая необходимая составляющая – наличие автоматизированной системы, которая позволит обработать большие массивы информации. Разработка бюджетов и проведение расчетов вручную способствуют усложнению процесса и повышению вероятности ошибок. Автоматизация процесса способствует его оптимизации и повышению эффективности. Программно-технические средства, используемые структурами предприятия, задействованными в бюджетном процессе, составляют программно-технический блок системы бюджетирования.20
Все описанные выше компоненты бюджетного процесса тесно связаны между собой и представляют собой инфраструктуру бюджетирования (рис. 1.6.).
Рис. 1.6 – Инфраструктура бюджетного процесса
Внутренний документооборот находится на стыке учетного и организационного блоков, так как, с одной стороны, он охватывает совокупность информационных потоков, напрямую определяемых действующей системой управленческого учета, с другой же стороны, он жестко закреплен внутренним регламентом в виде ряда внутренних нормативных актов, а это уже является частью системы управления.
Дополнить описанием взаимосвязи Финансовое управление – Финансовое планирование – Бюджетирование (как связаны?)