4.2 Структурирование таблиц в excel
Цель работы: научиться структурировать таблицы ручным способом и способом автоструктурирования.
Содержание работы:
Ручной способ структурирования.
Автоструктурирование.
Структурирование с подведением итогов
Порядок выполнения работы:
Изучить методические указания.
Выполнить задания.
Оформить отчет и ответить на контрольные вопросы.
Методические указания
4.2.1 Структурирование таблиц
Структурирование таблицы – это группирование строк и столбцов в таблице. Оно необходимо при работе с большими таблицами, когда часто приходится временно закрывать или открывать вложенные друг в друга части таблицы на разных иерархических уровнях. Структурированный по строкам документ имеет вид (рис. 4.8). Значки "+" означают, что строки 3-7 и 15-19 в таблице свёрнуты. При щелчке по ним они разворачиваются, т.е. полностью появляются на экране и появляется линия уровня, а значок "+" заменяется на "-". При щелчке по значку "-" группа строк сворачивается в значок "+".
Рисунок 4.8 – Структурированная по строкам таблица
Перед структурированием таблицы необходимо произвести сортировку записей для выделения необходимых групп по порядку.
Структурирование выполняется с помощью команды Данные\ Группа и Структура, а затем выбирается конкретный способ – автоматический или ручной.
4.2.1.1 Ручной способ структурирования
При ручном способе структурирования выделяется блок смежных строк или столбцов и выполняется команда Данные\ Структура\ Группировать. Появляется окно Группирование, в котором указывается вариант группировки – по строкам или столбцам.
В результате создается структура таблицы (рис. 4.8). Кнопки 1 и 2 – номера уровней структуры – служат для открытия или скрытия соответствующего уровня.
Рисунок 4.9 – Таблица, пригодная для автоструктурирования
Вложенный структурный элемент нижнего иерархического уровня будет создан, если внутри структурной части выделить группу и выполнить команду Данные\ Структура\ Группировать. При выделении группы, охватывающей другие структурные части таблицы, и выполнении команды Данные\ Структура\ Группировать создается структурный элемент верхнего иерархического уровня. Максимальное число уровней – восемь.
Для отмены одного структурного компонента производится выделение области и выполняется команда Данные\ Структура\ Разгруппировать.
Для отмены всех структурных компонентов таблицы нужно выполнить команда Данные\ Структура\Удалить структуру.
4.2.1.2 Автоструктурирование
Автоструктурирование выполняется для таблиц, содержащих формулы, которые ссылаются на ячейки, расположенные выше и (или) левее результирующих ячеек, образуя с ними сплошную смежную область – без пустых промежуточных столбцов или строк. Автоструктурирование возможно только для такого порядка следования ячеек с данными и ячеек с формулами – слева направо и сверху вниз.
Рисунок 4.10 – Вид таблицы после автоструктурирования
Пример такой таблицы приведен на рисунке 4.9. В ней, по сравнению с таблицей на рисунке 4.8 введены столбец, в котором рассчитывается максимальная оценка студента с помощью функции МАКС (может быть любая формула Excel) и строка Итого, в которой рассчитывается с помощью функции СРЗНАЧ средний балл в группе. Порядок следования исходных данных и результатов (итогов) – слева направо и сверху вниз, что позволяет применить к таблице автоструктурирование.
После ввода в таблицу исходных данных и формул курсор устанавливается в произвольную ячейку списка и выполняется команда Данные\ Структура\ Группировать \ Создать структуру. Все структурные части таблицы создаются автоматически (рис. 4.10 – строки группы КТ-32 свёрнуты).
Структурированную таблицу можно выводить на печать в открытом или закрытом виде.