Основы работы с базами данных в программе

EXCEL

Базы данных часто представляют в виде таблиц большого объема, содержащих однотипную информацию о большом количестве объектов наблюдения. Совокупность данных об одном объекте наблюдения образует запись в базе данных. Каждая запись разделяется на поля, содержащие данные определенного назначения и типа. Например: запись данных о больном содержит поля "Возраст" числового типа, поле "Фамилия" символьного типа, поле "Дата выписки" типа даты.

Обычно в базах данных накапливаются сотни и тысячи записей, поэтому при работе с ними возникают специфические задачи быстрого извлечения нужных данных. Получение требуемой информации рассматривается как результат выполнения запроса к базе данных.

1. Открытие существующей базы данных.

В качестве упрощенного примера базы данных используется таблица, содержащая некоторую информацию о пациентах клиники офтальмологии. Каждая запись состоит из 7 полей, содержащих данные о порядковом номере записи, фамилии, поле, возрасте пациента, заболевании, длительности лечения (количестве койко-дней) и фамилии лечащего врача.

Таблица находится в файле с именем BAZA_BOL, хранящемся в папке "Мои документы".

Откройте этот файл в программе Microsoft Excel. Для этого из меню <файл> выберете команду <открыть>, найдите файл BAZA_BOL , выделите его и выполните команду <открыть>.

Первая строка открытой электронной таблицы Excel должна содержать названия полей базы данных. Таким образом, каждое поле занимает один определенный столбец в таблице. Каждая последующая строка представляет собой одну запись о конкретном пациенте.

Для работы с базами данных в Microsoft Excel имеется меню "Данные", содержащее набор команд, обеспечивающих удобное редактирование и поиск информации в таблице, а также выполнение запросов на получение итоговых (сводных) данных.

При выполнении указанных команд важно следить за тем, чтобы указатель активной ячейки всегда находился в первой строке таблицы на одном из заголовков столбцов(полей)! В этом случае программа автоматически опознает всю таблицу как базу данных.

2. Просмотр списка данных.

Используя клавиши [PgDn] и [PgUp], пролистайте весь список больных и определите сколько всего записей в списке. Для быстрого перехода в конец списка нажмите клавишу [Ctrl]затем, не отпуская её, клавишу []. Для возврата в начало списка нажмите клавишу [Ctrl]затем, не отпуская её, клавишу [Home].

Для того, чтобы при просмотре сколь угодно большого списка заголовки столбцов всегда были видны, выполните следующие действия:

- установите указатель ячейки в ячейку A2, т.е. в крайне левое положение под фиксируемой строкой,

- выполните команду <Закрепить области> из меню <Окно>,

- убедитесь, что теперь при прокручивании списка заголовки столбцов в первой строке неподвижны.

3. Использование окна формы данных.

Значительно упростить работу со списками можно, пользуясь для просмотра, ввода и обработки данных окном формы данных, в котором база данных представлена как картотека пациентов (в каждый момент отображается карта только одного пациента). В этом окне можно вести поиск записей по заданному критерию, дополнять список новыми записями, удалять ненужные, а также редактировать данные.

Откройте окно формы данных с помощью выбора команды <Форма> из меню <Данные>.

В окне формы данных указывается общее количество записей в списке и позиция текущей записи. С помощью полосы прокрутки можно перейти к любой записи списка. Для перехода к предыдущей/следующей записи можно использовать также кнопки [Назад]/[Далее] или клавиши клавиатуры со стрелками, направленными вверх/вниз. Попробуйте вывести на экран запись под номером 99.

Кнопка [Добавить] позволяет ввести в базу данных новую запись. Кнопка [Удалить] позволяет стереть из базы ненужные записи. Добавьте в список новую запись, заполнив все поля. Затем удалите эту запись.

Если при редактировании данных были случайно стерты важные данные в каком-то из полей, их можно восстановить с помощью кнопки [Вернуть]