Лекция № 6

ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В АЗЕРБАЙДЖАНЕ. НОРМАТИВНАЯ ОБУСЛОВЛЕННОСТЬ В РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ.

Вопросы:

1) Основы деловой переписки в Азербайджане.

2) Требования к оформлению реквизитов.

2) Лексические особенности официально-делового стиля в Азербайджане.

6.1. Основы деловой переписки в Азербайджане.

Деловые отношения как внутри Азербайджана, так и с зарубежными компаниями и организациями сегодня стали привычным делом.

Внутренние деловые (коммерческие) письма имеют часто полуофициальный характер и используются при ведении деловых контактов между фирмами, организациями и т. д. Важно устанавливать и развивать надёжные деловые связи с местными партнёрами. Как правило, установление таких связей начинается с деловых писем. Вот почему к ним предъявляются самые высокие требования. Они должны писаться просто, понятно, легко.

Формы деловой переписки в Азербайджане были заложены ещё в прошлых веках, но с приобретением независимости нашей страной в 90-х годах XX века получили своё дальнейшее развитие.

Только в последние годы делопроизводство ведётся на азербайджанском языке с использованием всех его возможностей. Ясность языка этих документов, опора на родной язык связаны с языковой политикой независимого государства. Язык является основным атрибутом существования народа. Поэтому одним из законов, принятых независимым Азербайджаном, является «Закон о языке» от 22 декабря 1992 года. В статье №1 данного закона говорится: «Во всех государственных органах Азербайджанской Республики делопроизводство ведётся на азербайджанском языке. Азербайджанский язык как государственный язык Азербайджанской Республики применяется во всех сферах политической, экономической, общественной, научной и культурной жизни и на территории республики и выполняет функцию межнационального общения». В статье №12 данного закона говорится: «На предприятиях, в учреждениях и организациях, находящихся в собственности Азербайджанской Республики, ведение делопроизводства на азербайджанском языке считается необходимым».

После того как азербайджанский язык получил статус государственного, вся деловая переписка ведётся на родном языке. В связи с чем форме составления различной корреспонденции стало уделяться больше внимания.

Деловое письмо внутреннего образца практически ничем не отличается от международной переписки, за исключением употребления некоторых терминов, а также оно имеет отдельный набор реквизитов и стабильную, чёткую структуру.

Переписка с внутренними партнерами чаще всего посвящена продаже и покупке, импорту и экспорту товаров и услуг, а также проблемам и вопросам, связанным с этой деятельностью. В деловом письме не спрашивают о здоровье, а сразу переходят к сути дела. Деловые письма пишутся только на лицевой стороне. Если получилось несколько страниц, то они нумеруются арабскими цифрами. Как в международной, так и в азербайджанской практике писать длинные письме не принято.

Для того чтобы правильно написать деловое письмо на азербайджанском языке, запомните несколько правил:

• Разбейте информацию по пунктам и точно соблюдайте структуру делового письма;

• Будьте чёткими и логичными в изложении информации;

• Будьте аккуратными и внимательными при написании письма;

• Будьте краткими. Длинные письма труднее понять;

• Будьте тактичными и вежливыми;

• Хорошо обоснуйте свою просьбу, чтобы избежать непонимания со стороны Вашего партнёра;

• Пишите письмо на языке той страны, в которую вы его направляете, если, конечно, вы владеете этим языком;

• Убедитесь, что вы правильно употребляете обращение: например, Сənab…; Hörmətli cənab…; Çox hörmətli cənab…; Hörmətli xanım; Çox hörmətli xanım....

• Внимательно пишите адреса и телефонные номера.

Состав реквизитов документов, схемы их расположения (формуляры) и требования к оформлению приведены ниже.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1. — Государственный герб Азербайджанской республики;

2. — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3. — описание наград;

4. — код организации;

5. — код формы документа;

6. — название министерства;

7. — наименование организации;

8. — наименование структурных частей организации;

9. — справочные данные об организации;

10. — наименование вида документа;

11. — дата документа;

12. — регистрационный номер документа;

13 —ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. — место составления или издания документа;

15. — гриф ограничения документа;

16. — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18. — инструкции;

19. — заголовок к тексту;

20. — отметка о контроле;

21. — текст документа;

22. — отметка о наличии Приложения;

23 — подпись;

24. — гриф согласования документа;

25. — визы;

26. — оттиск печати;

27. — отметка о заверении копии;

28 — отметка об исполнителе и номер телефона;

29. — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30. — идентификатор электронной копии документа;

31 — отметка о поступлении документа в организацию.

Обязательные элементы оформления официального документа, установленные законом или положениями в Азербайджане, отличаются от принятых российских стандартов. Добавлены такие реквизиты, как:

№3 — Описание награды;

№6 — Название министерства;

№8 — Наименование структурных частей организации;

№15 — Гриф ограничения документа.

Не используются следующие реквизиты:

№2 — Герб субъекта Российской федерации;

№5 — Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

№6 — Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учёт ИНН/КПП.