Лекция 5. Функция организации

1. Организация взаимодействия и полномочий в управляющей системе

Организационные процессы – взаимоотношения уровней управления в организации, которые помогают ей реагировать на изменения внешней среды.

Эти взаимоотношения основаны на следующих составляющих.

• Делегирование – передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Это средство распределения задач среди сотрудников.

• Ответственность – обязательства по выполнению текущих задач и своевременному их решению. Ответственность делегировать нельзя. Если лицо принимает на себя ответственность за выполнение задачи, организация должна предоставить необходимые для этого ресурсы. Но право использовать эти ресурсы есть не у каждой должности. Ответственность - обязательство выполнять задачи и отвечать перед начальником за их успешное завершение, не могут быть делегированы. Пока получатель фактически не примет ответственности, то имеется только намерение осуществить делегирование.

• Полномочия – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются не человеку, а должности. Полномочия могут быть переданы от руководителей высшего звена к руководителям среднего звена и от руководителей среднего звена к менеджерам низового звена. Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными ценностями. Пределы формальных полномочий часто нарушаются благодаря власти и неформальным организациям.

• Власть – реальная способность влиять на ситуацию.

• Полномочия:

• Линейные – передаются сверху вниз, от начальника к подчиненному. Результатом их передачи является цепь команд.

Различают следующие виды полномочий.

• Штабные – реализуются через административный аппарат.

Их делят на 3 типа:

консультативные – консультируют руководство в определенной сфере знаний;

обслуживающие – обеспечивают работу руководителей предприятия;

линейный аппарат – помощники, советники, референты.

Наилучший способ обеспечить чуткость в управлении, когда подчиненный отвечает перед одним руководителем и получает приказы и распоряжения только у одного менеджера – принцип единоначалия. Нельзя обращаться к руководителю высшего ранга через голову непосредственного начальника.

Норма управляемости – количество работников, которые непосредственно подчинены одному руководителю. Оптимальной нормой управляемости является не более 5-7 человек.

2. Отличие понятия организации от организации как функции менеджмента.

Основные позиции, характеризующие организацию как процесс

Организация – это объединение людей, совместно работающих по достижению общих целей. Понятие «организация» может рассматриваться с двух точек зрения: структурной и повседневной.

При структурном подходе организация выступает как целостная система (отдельная фирма или производная единица), созданная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди, использующие единую идеологию, - представляют собой единую команду, работающую на общие цели.

При поведенческом подходе под организацией подразумевается процесс, в центре исследования которого находится человек, как главная часть организационной структуры, со своей квалификацией, личными особенностями и мотивацией к труду. Процесс организации дифференцируется на 2 направления:

• Формирование структуры, необходимой для реализации стратегии.

• Организационное взаимодействие – формализация.

Организация как процесс характеризуется основными позициями (закономерностями), обеспечивающими ее деятельность:

• Координация – взаимосвязь, согласование, синхронизация действий для приведения отдельных элементов фирмы в такое сочетание, которое позволит наиболее эффективно достичь цели. В небольших организациях, где работники знают друг друга, добиться координации проще; в крупных – для достижения необходимого уровня координации требуются усилия.

• Специализация – форма общественного разделения труда и его рациональной организации, отражающая процесс сосредоточения производства отдельных видов продукции в самостоятельных отраслях, производствах или предприятиях. Уровень специализации отражает степень разделения труда:

• высокая специализация – узкий набор функций;

• низкая специализация – широкий набор функций.

Преимущества: способствует повышению производительности труда, улучшению качества выполняемых работ, совершенствованию методов ее проведения.

Дифференциация – это такая специализация подразделений, при котором каждое из них выполняет определенную законченную работу. Чем выше степень дифференциации различных частей организации, тем больше потребность в интеграции (согласование).

• Стандартизация (унификация) – выполнение аналогичных, похожих работ или действий персонала, использование одинаковых технологий.

Стандартизация и специализация облегчают процесс формализации в организации.

Формализация – установление в организации и фиксирование в письменном виде правил и процедур, определяющих деятельность персонала. Способствует наведению порядка. Организации с высшим уровнем формализации – бюрократические.

• Иерархия и диапазон контроля. Иерархия отражает вертикальную соподчиненность уровней управления. Проблема определения уровня управления связана с масштабом или нормой управляемости (диапазон контроля). Диапазон контроля – это максимальное количество непосредственных подчиненных, которыми может управлять руководитель. Французский математик и консультант по управлению Греблунас в 1933 г. утверждал, что фактором, определяющим норму управляемости, является количество контролируемых взаимоотношений или взаимосвязей в организации. Для определения общего количества таких связей он использовал формулу:

С = N(2^N/2+N-1), где С – количество связей, а N – число подчиненных.

При 2-х подчиненных С=6, при 3 – 18, при 10 – 5210. Уравнение показывает, что при взаимодействии руководителя и подчиненных происходят сложные социальные процессы, и с каждым очередным подчиненным наблюдается обвальный рост числа и сложности этих процессов.

При определении нормы управляемости рекомендуется учитывать следующие факторы:

• уровень компетентности руководителя и подчиненного;

• интенсивность взаимодействия между группами и отдельными подчиненными;

• сходство и различия в деятельности подчиненных;

• распространенность стандартных процедур в рамках организации;

• широта проблематики возглавляемых подразделений.

Определение нормы управляемости имеет большое значение, т. к., исходя из нее, определяется количество уровней иерархии и число административных работников.

Считается, что для высшего уровня управления организацией этот показатель не должен быть больше 7. У низшего уровня – 30.

Рекомендуются следующие значения нормы управляемости:

• Для руководителей организации и их первых заместителей - не более 10-12 чел. (подразделений).

• Для функциональных отделов – не менее 10 человек.

• Для функциональных бюро – не менее 7.

• Для функционально-технических отделов – 15-20.

Заместители руководителей структурных подразделений вводятся, если норма управляемости возросла в 1,5 раза.

Узкий диапазон контроля означает, что у руководителя в подчинении – минимальное число подчиненных. В результате увеличения числа уровней управления – многоуровневая система.

Широкий диапазон контроля предполагает подчинение руководителю максимально возможного числа подчиненных и наличие минимально возможного числа уровней иерархии организации – плоская структура.

• Централизация и децентрализация.

Централизация – сосредоточение прав по принятию решений на высшем уровне управления.

Децентрализация – передача прав по принятию решений на более низшем уровне иерархии.

Уровень централизации определяется:

• тем, где сосредоточены права по принятию решений;

• количеством принимаемых на высшем уровне решений по отношению к общему уровню решений.

• Профессионализм и соотношение численности персонала. Профессионализм персонала – это степень профессионального мастерства работников организации. Высокий профессионализм связан с высшим образованием, повышением квалификации, продолжительным опытом работы.

Соотношение численности персонала – соотношение различных управленческих работников: руководителей высшего звена, специалистов и технического персонала.

Задача главного руководителя – не допускать роста аппарата в ущерб профессионализму.

• Делегирование. Это понятие связано с понятиями централизации и децентрализации.

Делегирование – это передача полномочий (прав распоряжаться ресурсами) на нижестоящий уровень. Делегирование полномочий применимо к должности, но ответственность передать нельзя.

Итак, задача налаживания организационных отношений между подразделениями по выполнению решений и построению работы для достижения показателей финансово-хозяйственной деятельности решается с помощью функции организации.

Для перехода от проектирования работ к созданию организации необходимо соединить виды деятельности и работников между собой. Это должно обеспечить взаимодействие между необходимым объемом работ и людьми.

Данное взаимодействие характеризуется:

• Статикой – структурой организации;

• Динамикой – процессами, происходящими в организации и делающими ее способной реагировать на изменения внешней среды.

• Структурой – способом организации системы, которой является фирма.