Вимоги до оформлення первинних документів

Первинні документи треба складати в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення

Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, або на бланках спеціалізованих форм, затвер­джених відповідними міністерствами й відомствами

Рисунок 5.3.3. Вимоги до оформлення первинних документів

Для реєстрації господарських операцій використовують різні за формою і змістом первинні бухгалтерські документи.

Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати обов’язкові реквізити (характеристики):

• назва документа (форми);

• дата і місце складання;

• назва підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиниця вимірювання господарсь­кої операції;

• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення госпо­дарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

4.Документообіг на підприємстві.

Документообіг - рух документів з моменту їх створення або одержання до передачі на зберігання в архів після запису до облікових регістрів

Рисунок 5.4.1. відображає основні етапи документуобігу.

Основні етапи документообігу

Складання й оформлення документа
Прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом)
Рух документа відділами і робочими місцями бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів
Передача документа для обробки засобами обчислювальної техніки й повернення назад
Передача документа до архіву

Рисунок 5.4.1. Основні етапи документуобігу.

Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження

Усі первинні бухгалтерські документи з місць їх оформлення у вста­новлені терміни передають у бухгалтерію. Кожен первинний документ у бухгалтерії підлягає:

• перевірці;

• обробленню;

• погашенню.

Перевірку первинних документів здійснюють за суттю (чи відповідає господарська операція чинному законодавству), формою (правильність і пов­нота заповнення усіх реквізитів, цифрових і текстових записів, дотримання тер­мінів оформлення і подання документів у бухгалтерію) та арифметичним під­рахунком (перевірка цифр, підсумків).

Оброблення первинних бухгалтерських документів полягає у їх коду­ванні, таксуванні і групуванні.

Суть кодування полягає у тому, що всі показники первинного документа позначають чинною на підприємстві системою кодів.

Таксування — це визначення грошової оцінки операції, яка виражена в первинному документі в натуральних або трудових вимірниках.

Групування документів — це об’єднання їх у групи за однорідними ознаками (касові, розрахункові тощо) за певний звітний період. Групування роблять для скорочення облікових записів. Отримані внас­лідок групування первинних документів підсумкові дані відображають у нагро­маджувальних відомостях, журналах.

Завершується оброблення первинних документів їх погашенням. Бух­галтерські документи підлягають оперативному й обліковому погашенню.

Оперативному погашенню підлягають усі документи, що їх додають до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документів, які стали під­ставою для нарахування заробітної платні та інших подібних виплат. На них проставляють кореспондуючі рахунки, штампом або ручкою ставлять написи “Одержано” або “Оплачено” із зазначенням дати (числа, місяця, року).

При  обліковому погашенні первинних бухгалтерських документів на них ручкою або штампом проставляють номери кореспондуючих рахунків (відпо­відно до змісту документа), номер реєстру, в який заносять дані з первинного документа та порядковий номер запису в ньому (номер рядка), дату й підписи виконавців, які обробили документ.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт з складання, перевірки і опрацювання документів, які виконуються кож­ним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв’язку і строків виконання робіт.

Документооборот і графік докумен­тообороту на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і за­тверджується керівником. Чітка система документообороту прискорює оформ­лення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, вико­ристання й опрацювання.

Погашені первинні документи передають на збереження до поточного архіву, в якому вони зберігаються у спеціальних шафах під замком протягом звітного періоду (до кінця року).

Відповідальні за несвоєчасне складання первинних документів та недо­статність відображення у них даних особи, котрі склали та підписали ці документи. Підприємство вживає усіх необхідних заходів для запобігання несанк­ціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах.

Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. За організацію збереження документів відповідає головний бухгалтер. Видають документи з архіву для користування іншими підрозділами підприємства тільки за дозволом головного бухгалтера.

Первинні документи з архіву видають за рішенням відповідних органів (органів прокуратури, слідчих органів, контрольно-ревізійної служби, держав­ної податкової адміністрації) у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що їх вилучають. Обо­в’язковим є складання реєстру вилучених документів.

Термін збереження бухгалтерських документів ви­значають згідно з наказом Міністерства Юстиції України № 578 /5 від 12.04.2012 року «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»

Для більшості документів цей термін становить три роки.