34

«Офисные автоматизированные технологии»

План

Введение 3

1. Работа с текстами 4

2. Подготовка публикаций с использованием редакционно-издательских систем 7

3. Работа с электронными таблицами 8

4. Работа с базами данных 9

5. Управление производством и уровнем запасов 11

6. Математические методы в управлении 16

7. Моделирование – источник информации 19

8. Исследование операций 22

9. Линейное программирование 25

10. Имитационное моделирование 25

11. Управление в условиях неопределенности 26

12. Системы массового обслуживания 27

13. Контроль надежности 28

14. Применение локальных и глобальных сетей в офисных технологиях 29

Заключение 33

Литература 34

Офисные автоматизированные технологии

Введение

Процесс решения практических задач в офисе обычно из четырех основных этапов, на каждом из которых решается обобщенная задача, порождаемая одним из основных вопросов:

1) что? - определение смыслового содержания работы;

2) как? - выбор подхода к решению задачи;

3) чем? - выбор используемых ресурсов;

4) каким образом? - определение способа (конкретной последовательности) действий.

Эти четыре этапа составляют по существу концептуальное содержание менеджмента, поскольку, как сформулировал известный английский консультант по управлению М.Вудкок, “менеджмент занимается эффективным решением проблем”. Приведенная последовательность анализа типична для любой проблемной области человеческой деятельности, независимо от ее простоты или сложности, общности или частности, абстрактности или конкретности. В приложении к наблюдающейся в нашей стране “повальной” компьютеризации содержание четырех упомянутых проблем конкретизируется следующим образом;

что? - повышение эффективности работы (производительности персонала учреждения или предприятия);

как? - автоматизацией (не) производственных процессов;

чем? - подходящей персональной компьютерной техникой;

каким образом? - приобретя персональные компьютеры и необходимое программное обеспечение, а также обучив персонал работе с ними.

Если что и есть “магического” в компьютере, так это способность хранить и перерабатывать большие объемы информации, оперировать в течение нескольких секунд с тысячами строк текста или чисел, чрезвычайно быстро применяя их в той или иной форме и не допуская ошибок (кроме “запрограммированных” пользователем). Компьютеры могут выполнять такие требующие больших затрат времени процедуры, как вычерчивание графиков, массовые однотипные расчеты или подготовка объемной документации, освобождая пользователя от трудоемкой и рутинной работы и во много раз ускоряя ее выполнение.

Как видно, возможности вычислительных машин велики, однако раскрываются они только при полноценном их использовании. Итак, основными достоинствами компьютера являются:

- запоминание и хранение огромных массивов данных,

- быстрая обработка большого объема данных,

- возможность работать с текстовой, числовой либо графической информацией,

- высокая скорость выполнения разнообразных и трудоемких вычислений,

- подготовка любой текстовой (и графической) документации

- и многое другое.

Любой компьютер представляет собой комплекс аппаратно-программных средств, вследствие чего задача выбора ПК вместе со средствами его обеспечения и поддержки подразумевает ее комплексное решение.

Персональный компьютер включает в себя аппаратное и программное обеспечение. Аппаратное обеспечение - это физические составные части компьютера, т. е. то, что “можно потрогать руками”. Программное обеспечение управляет всей работой аппаратных средств и может быть совершенно разным для одного и того же компьютера. Заметим, что без программного обеспечения ПК остается мертвой конструкцией.

1. Работа с текстами

По некоторым данным, около 90% компьютеров в учреждениях используются в настоящее время для подготовки текстовой документации, т.е. в качестве своеобразных “мощных” пишущих машинок. Безусловно, такая ситуация обусловлена не в последнюю очередь слабым развитием автоматизации подготовки и обработки документации и содержащейся в ней информации. В ближайшее время на первый план, скорее всего, выйдет управление данными, но подготовка и обработка текстов все равно останутся одной из важных сторон любой конторской работы. Это подтверждается как увеличением числа текстовых редакторов на рынке программного обеспечения, так и тем, что в той или иной форме они включаются практически во все разрабатываемые программные средства, используемые для работы с данными.

Редакторы текстов удобны прежде всего тем, что позволяют даже при подготовке объемной документации постоянно работать с текстом в его “сыром” виде. Под этим понимается то, что ПК, оснащенный программой редактора текста (иначе называемой текстовым процессором), позволяет чрезвычайно быстро готовить тексты, по ходу работы внося нужные изменения или дополнения, исправлять ошибки независимо от того, где они обнаруживаются, мгновенно дублировать повторяющиеся элементы, находить нужное место в тексте, варьировать его формат и многое другое, вплоть до сквозной автоматической орфографической проверки текстов очень большого объема. Понятно, что никакие пишущие машинки не обладают такими возможностями и поэтому ПК оказывается самым удобным средством подготовки любой текстовой документации: от писем до книг. Кроме того, за последнее время для текстовых редакторов разработаны десятки разнообразных шрифтов и гарнитур, что вместе с возможностями принтеров позволяет придавать тексту практически любое графическое оформление, на которое хватает фантазии. В таком случае ПК с текстовым процессором по возможностям приближается к небольшой типографии, расположенной на столе.

Для того чтобы в сжатой форме представить возможности текстовых процессоров, приведем перечень основных характеристик, по которым проводится их сравнение:

- обработка текстов большого объема (в миллионы знаков),

- работа с блоками текста,

- автоматическое форматирование строк с выделением абзацев,

- автоматическая разбивка на страницы заданной длины,

- работа в режиме множественных страниц,

- поиск и замена по образцам,

- фоновая печать (одного текста во время работы с другим),

- набор шрифтов и гарнитур, математическая символика,

- графические элементы или средства псевдографики,

- работа с многоуровневыми строками (над- и подстрочные индексы, математические формулы и пр.),

- наличие встроенного словаря и его объем,

- проверка орфографии (в том числе в процессе написания),

- задание типовых макроопераций (несколько за одну команду),

- совместимость по форматам с другими редакторами или преобразование формата записи,

- работа в режиме электронной почты (расчет стандартных и сводных параметров для документов),

- настройка на работу с принтерами разных типов и семейств,

- наличие встроенного справочного руководства и т.п.

Редакторы текста различаются как по своим функциональным возможностям, так и по требованиям к объему памяти и к компьютеру в целом. Впрочем, многие системы подготовки текстов предъявляют не такие серьезные требования к ПК, как некоторые прикладные программы других типов. Для программ, не требующих большой вычислительной мощности (например, Лексикона), вполне подходит ПК на базе процессора 8086 с одним НЖМД небольшой емкости (даже не более 20 Мбайт) и одним НГМД или даже только с двумя НГМД (хотя обычно это неудобно). Цена на такие ПК достаточно умеренная.

Говоря о работе с редакторами текстов, нельзя не сказать о программах-словарях. Такие программные пакеты особенно полезны для организаций, работающих в контакте с иностранными фирмами или с документацией на иностранных языках. Основной смысл их использования заключается в получении оперативной справки относительно значения того или иного слова непосредственно в процессе работы с текстом. Обеспечивается это за счет так называемой резидентности словаря - будучи загружен в ОЗУ ПК в начале работы, словарь как бы остается там во время обработки в ОЗУ текущего текста и его можно вызвать на экран, не выходя из программы редактора.

В настоящее время разработано несколько достаточно эффективных программ-словарей, таких как Лингва, Джинн, Трансфер и WordBox, различающихся объемом и функциональными возможностями. В число их основных характеристик входят следующие:

- наличие двуязычного словаря (для прямого и обратного перевода, например англо-русского и русско-английского),

- объем словарей на каждом из языков,

- наличие специализированных словарей (например, коммерческой или технической терминологии),

- возможность дополнения или редактирования словаря,

- организация словарной базы и скорость поиска,

- возможность подстрочного перевода.

Существуют и специализированные издательские пакеты для подготовки и оформления печатных материалов, например Aldus PageMaker, FrameMaker, DesignStudio, Ventura Publisher и др.