1) Усна комунікація;
2) Письмова комунікація;
3) Невербальна комунікація.
До форм усної комунікації відносяться:
промови;
групові дискусії;
розмови по телефону;
розповсюдження чуток тощо.
Формами письмової комунікації виступають:
накази;
розпорядження;
листи;
звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи.
Невербальна комунікація – це такий обмін інформацією, який здійснюється без використання слів (натомість застосовуються різні символи).
В рамках міжрівневих комунікацій виділяють:
Нисхідні комунікації – це передавання інформації з вищіх рівнів управління на нижчі.
Висхідні комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі.
Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації.
Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.
Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед собою менеджер.
Використовується інформація за допомогою комунікаційного процесу - процесу обміну інформацією на засадах використання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв'язання конкретної проблеми.
Схематична модель комунікаціонного процесу наведена на рис. 9.1.
Рисунок 9.1 – Схематична модель комунікаціонного процесу.
Складено на основі [6, с. 132-142]; [10, с. 165-190]; [12, с. 64-69]; [15, с. 167-185]
Міжособисті бар’єри, що утруднюють комунікацію:
Перешкоди, зумовлені сприйняттям – у зв’язку з специфікою мислення люди реагують не на те, що дійсно відбувається, а на те, що сприймається як те, що відбувається. Перешкоди можуть виникати через невідповідність сфер компетенції, основ мислення відправника і одержувача. Крім того, люди по-різному інтерпретують ту саму інформацію, залежно від накопиченого досвіду та ін.
Семантичні бар’єри – це розуміння і використання різними людьми одного і того ж слова. (наука - семантика).
Невербальні перешкоди – міміка, жести, інтонація, модуляція голосу. Ці символи можуть бути невірно розшифрованими.
Невміння слухати – проблема для багатьох людей. Із-за цього втрачається багато інформації.
Неякісний зворотній зв’язок – не дає можливості визначити чи дійсно прийняте одержувачем повідомлення зрозуміле так, як цього бажає відправник.
9.3. Схеми організації інформаційних комунікацій. Комунікаційні перевантаження
Схеми організації інформаційних комунікацій дуже різноманітні умовні назви їх: «Зірка», «Шпора», «Коло», «Тент», «Дом» та ін. [12, с. 64-67].
На шляху комунікацій можуть виникати перепони, серед яких:
- неповне сприйняття споживачем інформації;
- семантичні перепони (нерозуміння слів, символів);
- поганий зв’язок;
- інформаційні перевантаження в системі комунікацій.
Удосконалення системи і ліквідація перепон в організаціях комунікацій здійснюється за допомогою:
- застосування сучасних інформаційних технологій, персональних комп’ютерів, електронної пошти, відео, телебачення тощо;
- раціоналізації структури комунікаційного процесу;
- удосконалення документообігу та ін.
Перешкоди на шляхах обміну інформацією можуть також бути наслідками перевантажень каналів комунікацій. Керівник, захоплений переробкою інформації, що надходить, й необхідністю підтримувати інформаційний обмін, імовірно, неспроможний ефективно реагувати на всю інформацію. Він вимушений відсіювати менш важливу інформацію й залишати лише ту, яка здається йому найбільш важливою; те ж стосується й обміну інформацією. Нажаль розуміння керівником важливості інформації може суттєво відрізнятися від розуміння такої іншими працівниками організації.
Інформаційні перевантаження виникають внаслідок неможливості ефективно реагувати на всю інформацію, що отримується. Виникає потреба відсіювати найменш важливу інформацію та залишати тільки найсутєвішу.
Інформаційні перевантаження можливі в тих випадках, коли члени організації не в змозі ефективно реагувати на всю необхідну їм інформацію і відсіюють певну її частину, на їхню думку, найменш важливу. Однак можлива ситуація, коли саме ця частина інформації буде особливо необхідна для забезпечення нормального функціонування організації чи її підрозділу. Особливо часто інформаційне перевантаження спостерігається у керівників, що замикає на собі вирішення багатьох (навіть самих дрібних) питань, пов'язаних з управлінням діяльністю підрозділів організації. Відсутність чітких фільтрів і членів організації, що виступають у ролі «сторожів», не дозволяє керівнику ефективно використовувати саму важливу частину надходить до нього інформації.
Питання для самоконтролю
Сутність інформації у процесі управління.
Класифікація інформації.
Сутність комунікаційного процесу.
4. Схеми організації інформаційних комунікацій