Условное форматирование

Условное форматирование – это наложение определенного формата на ячейку при выполнении заданного условия. Такое форма­тирование удобно и наглядно, например, для анализа большого массива данных.

Для задания условного форматирования надо выделить блок ячеек и выбрать Главная→ Стили→Условное форматирование. В открывшемся меню (рис. 21) для задания определенного правила выделения ячеек можно выбрать пункты Правила выделения ячеек или Правила отбора первых и последних значений и задать необходимые условия. Либо создать свое правило отбора ячеек, использовав пункт Создать правило. Рис. 21. Окно выбора типа условного форматирования

Также ячейки со значениями могут быть выделены: цветовыми гистограммами (Условное форматирование →Гистограммы) – отобра­жение в ячейке горизонтальной полоски длиной, пропорциональной числу в ячейке;

• цветовыми шкалами (Условное форматирование → Цветовые шкалы) – задание фона ячеек градиентной заливкой с оттенком, зависящим от числового значения (Например, при задании трехцветной заливки для значений меньше среднего применяется красный цвет фона, для средних – желтый, для больших – зеленый. Причем для заливки фона конкретной ячейки применяется свой оттенок цвета);

• значками (Условное форматирование→Наборы значков) – вставка в ячейки определенных значков в зависимости от процентных значений в ячейках. (При задании этого вида форматирования процентная шкала от 0 до 100% разбивается на 3 равные части для набора из трех значков, на 4 – для четырех и т. д. и для каждой части процентной шкалы назначается свой значок).

Для проверки, редактирования, создания и удаления используется Диспетчер правил условного форматирования, вызываемый командой

Главная→Стили→Условное форматирование→Управление правилами.

Для удаления наложенных на ячейки правил условного форматирования также можно использовать команду

Главная→Редактирование→Очистить→Очистить форматы (будет удалено условное форматирование и другие параметры форматирования ячейки), либо

Главная→Стили→Условное форматирование→Удалить правила (будет удалено только условное форматирование).

Форматирование строк и столбцов

Ячейки являются основополагающими элементами для задания форматирования, поэтому основные параметры форматирования строк и столбцов накладываются через команды форматирования ячеек.

Отдельно можно изменить параметры высоты строк и ширины столбцов. Для этого необходимо выделить соответствующие строки/столбцы и перетащить мышью границу: верхнюю для строки и правую для столбца. Для задания точного значения высоты и ширины нужно использовать команды

Главная→Ячейки→Формат→Высота строки/Ширина столбца.

Чтобы введенный в ячейки текст был полностью отображен, можно воспользоваться автоматическим подбором значений соответствующих параметров

Главная→Ячейки→Формат→Автоподбор высоты строки/ Автоподбор ширины столбца.

Объединение ячеек

Работая в Excel, можно объединять данные одной ячейки с данными других, получая таким образом большие ячейки, пользоваться которыми удобнее. В объединенную ячейку Microsoft Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона. Для включения в объединенную ячейку всех данных диапазона скопируйте все данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона.

Чтобы объединить ячейки сделайте следующее:

• Выделите ячейки, которые необходимо объединить.

• Для объединения ячеек в строке и центрирования их содержимого нажмите на панели инструментов «Форматирование» кнопку Объединить и поместить в центре.

Чтобы объединить все выделенные ячейки в строке или столбце, в меню Формат выберите команду Ячейки, затем перейдите к вкладке Выравнивание и установите флажок Объединение ячеек.

ВЫПОЛНЕНИЕ ВЫЧИСЛЕНИЙ С ПОМОЩЬЮ ФОРМУЛ

Формула является основным средством для работы с данными. Как правило, формула состоит из одного или нескольких адресов ячеек, значений и математических знаков: умножения, деления, сложения, вычитания и т.д.

Под формулой в Excel понимается математическое выражение, на основании которого вычисляется значение некоторой ячейки.

Например, если нужно определить среднее арифметическое трех чисел, находящихся в ячейках А1, В1 и С1, то необходимо ввести такую формулу: =(А1+В1+С1)/3.

Синтаксис формулы

Формулы в Microsoft Excel подчиняются определенному синтаксису, в который входит знак равенства =, вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть: константы, ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, функции.

В формулах могут использоваться:

• числовые значения;

• адреса ячеек (относительные, абсолютные и смешанные ссылки);

• операторы: математические (+, -, *, /, %, А), сравнения (=, <, >, >=, <=, < >), текстовый оператор & (для объединения нескольких текстовых строк в одну), операторы отношения диапазонов (двоеточие (:) – диапазон, запятая (,) -для объединения диапазонов, пробел – пересечение диапазонов);

• функции.

В Microsoft Excel знак = (равно) в начале каждой формулы обязателен. В противном случае, будет выдано сообщение об ошибке.

В таблице перечислены все математические операции, применяемые в формулах.

Оператор	Описание
–	Унарный минус (например –1)
%	Процент
^	Возведение в степень
* и /	Умножение и деление
+ и –	Сложение и вычитание

Вычисления в формулах выполняются в следующем порядке:

• возведение в степень и выражения в скобках;

• умножение и деление;

• сложение и вычитание.

По умолчанию, Microsoft Excel вычисляет формулу слева направо, начиная вычисление со знака равенства = . Если формула состоит из нескольких операторов, действия выполняются в порядке, представленном в таблице. Чтобы изменить порядок обработки операторов, расставьте круглые скобки. Например, вычисления по формуле С5+A6^D2+E10 производятся следующим образом. Сначала вычисляется A6^D2, затем к нему прибавляется значение из С5 и потом к полученной сумме прибавляется число из Е10.

Ввод формул

Формула вводится двумя способами: непосредственно в выделенную ячейку или с помощью ссылки на ячейки путем их выбора.

Рис.22.Фрагмент строки формул

Чтобы ввести формулу, выполните следующее:

• Выделите ячейку, в которой необходимо выводить результаты вычислений.

• Введите знак равенства (=).

• Наберите текст формулы, по которой будут производиться вычисления. Эта формула появится на экране в строке формул.

• Нажмите клавишу Enter на клавиатуре или щелкните по кнопке с изображением "галочки" в строке формул .Таким образом, ввод формулы будет завершен. Если нужно прервать процесс ввода формулы (например, она вдруг оказалась ненужной), нажмите клавишу Esc или кнопку (Отмена) в строке формул.

Чтобы ввести формулу, ссылаясь на ячейки (второй способ), поступите так:

• Выделите ячейку, в которой будет выводиться результат вычислений

• Поставьте знак равенства (=).

• Щелкните мышью на ячейке, адрес которой должен быть в записи формулы первым. Ее адрес появится и в строке формул.

• Введите знак нужной математической операции.

• Укажите мышью все другие интересующие вас ячейки и введите между ними нужные знаки операций.

• Нажмите Enter чтобы записать формулу в ячейку.

Правка формул

Для правки формул выполните следующие действия:

• Выделите мышью ячейку, в которой находится подлежащая редактированию формула.

• Щёлкните мышью по строке формул или нажмите клавишу F2.

• Отредактируйте текст формулы. Для перемещения по тексту используются клавиши управления курсором (4 стрелки на клавиатуре). Для удаления символа слева от курсора используется клавиша Backspace, справа – Delete.

• После исправлений щёлкните на кнопке в строке формул или нажмите клавишу Enter.

Чтобы быстро исправить формулу в ячейке, дважды щёлкните по этой ячейке мышью, а затем поступайте соответственно пунктам 3 – 4.

Копирование формул

I способ:

• Выберите ячейку, содержащую копируемую формулу.

• Выберите Главная→Буфер обмена→ кнопка Копировать

• Выберите указателем мыши ячейку таблицу, в которую нужно скопировать формулу.

• Выберите Главная →Буфер обмена→ кнопка Вставить. Формула, содержащаяся в выделенной ячейке, будет скопирована в указанное место таблицы.

II способ:

• Выберите ячейку, содержащую копируемую формулу.

• Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+С

• Укажите мышью ячейку, в которую нужно скопировать формулу

• Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V

IIІ способ:

• Выберите ячейку, содержащую копируемую формулу.

• Удерживая клавишу Ctrl «перетащите» ячейку за верхний край в нужное место (если клавишу Ctrl не удерживать, то данные переместятся)

Автозаполнение ячеек (копирование с заполнением).

Для автозаполнения необходимо выполнить следующие действия:

• выделяем исходную ячейку, в нижнем правом углу находится маркер заполнения, помещаем курсор мыши на него, он примет вид +

• при нажатой левой клавише растягиваем границу рамки на группу ячеек. При этом все выделенные ячейки заполняются содержимым первой ячейки. При копировании с автозаполнением изменяются адреса ячеек (относительная ссылка) в формулах. Например, формула = А1 + В1 изменится на = А2 + В2.

Если формула содержит адреса, ссылка на которые не должна изменяться используется абсолютная ссылка, перед этим адресом необходимо указать знак $. Например:

= $A$5 * A6. При копировании этой формулы в следующую строку ссылка на первую ячейку останется неизменной, а второй адрес в формуле изменится.

• Чтобы вручную не набирать знаки доллара при записи ссылок, можно воспользоваться клавишей F4, которая позволяет «перебрать» все виды ссылок для ячейки.

• Чтобы использовать в формуле ссылку на ячейки с другого рабочего листа, нужно применять следующий синтаксис: Имя_Листа!Адрес_ячейки (Пример записи: Лист2!С20).

• Чтобы использовать в формуле ссылку на ячейки из другой рабочей книги, нужно применять следующий синтаксис: [Имя_рабочей_книги]Имя_Листа! Адрес_ячейки (Пример записи: [Таблицы.хlsx]Лист2!С20).

Вычисление с помощью функций

Программа MS Excel содержит более 150 встроенных функций для обработки данных. Для удобства поиска все функции разбиты на категории, внутри каждой категории они отсортированы в алфавитном порядке. Кроме этого есть две категории – «10 недавно использовавшихся» и «Полный алфавитный перечень», в котором все встроенные функции располагаются в алфавитном порядке.

Функция – это уже готовая сложная формула, по которой производятся вычисления над группой данных определённого типа. Функции задаются с помощью формул, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, называемом синтаксисом. Например, функция СУММ складывает значения группы ячеек. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (например ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, или ссылок.. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции.

Написание функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы (например, А1:Н1 указывает адреса ячеек, с которыми нужно производить вычисления), отделяющиеся запятыми, а затем — закрывающая скобка. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства.

Можно ввести функцию в ячейку самостоятельно, набрав непосредственно её текст, или воспользоваться мастером функций, при этом функции могут быть вложенными друг в друга, но не более 8 раз. Главными задачами при использовании функции являются определение самой функции и аргумента. Как правило, аргументом являются адреса ячеек. Если необходимо указать диапазон ячеек, то первый и последний адреса разделяются двоеточием, например А12:С20. Чтобы воспользоваться услугами мастера функций, выполните указанные действия.

• Активизировать ячейку, в которую необходимо поместить функцию.

• Выбрать команду Формулы – Библиотека Функция – вставить функцию либо нажать кнопку панели Редактирование вкладки Главная.

ИЛИ

• Активизировать ячейку, в которую необходимо поместить функцию.

• ввести знак = непосредственно в ячейку или в строку формул.

• нажать кнопку раскрывающегося списка функций (рис 23).

• выбрать из списка интересующую функцию. Если функцию найти не удаётся, выберите пункт Другие функции, расположенный в самом конце списка.

В первом появившемся окне Мастера функций:

• определите категорию и название конкретной функции (рис. 24).

• во втором окне необходимо определить аргументы функции (рис 25.). Если в качестве аргумента нужно ввести адреса ячеек, нажмите кнопку свёртывания панели формул (рис. 25.), введите адреса ячеек и опять нажмите кнопку свёртывания панели формул. В выделенной ячейке появится формула с указанными ячейками в качестве.

• если аргументом является несколько диапазонов ячеек, то действие следует повторить.

• для завершения работы нажмите OK. В исходной ячейке окажется результат вычисления

Влияющая ячейка – это ячейка, которая ссылается на формулу в другой ячейке.

Зависимая ячейка – это ячейка, которая содержит формулу.

Чтобы отобразить связи ячеек, нужно выбрать команды Влияющие ячейки или Зависимые ячейки группы Зависимости формул вкладки Формулы.

При необходимости можно внести изменения в формулу. Для этого:

• выделите ячейку содержащую функцию

• нажмите кнопку Изменить формулу в строке формул и внесите необходимые изменения. Затем нажмите ОК, формула будет изменена.

Примечание. Если в качестве аргумента нужно задать диапазон ячеек, укажите через двоеточие адреса ячеек стоящих в левом верхнем и правом нижнем углу этого диапазона. Например: D8:G14.

Работа с логическими функциями

Рассмотрим работу с функциями на примере логических функций. При решении некоторых задач значение ячейки необходимо вычислять одним из нескольких способов – в зависимости от выполнения или невыполнения одного или нескольких условий.

Для решения таких задач применяют условную функцию ЕСЛИ:

ЕСЛИ(<логическое выражение>, <выражение1>, < выражение2>).

Если логическое выражение имеет значение «Истина», ЕСЛИ принимает значение выражения 1, а если «Ложь» – значение выражения 2. В качестве выражения 1 или выражения 2 можно записать вложенную функцию ЕСЛИ. Число вложенных функций ЕСЛИ не должно превышать семи. Например, если в какой-либо ячейке будет записана функция ЕСЛИ(C5=1,D5*E5,D5-E5)), то при С5=1 функция будет иметь значение «Истина» и текущая ячейка примет значение D5*E5, если С5=1 будет иметь значение «Ложь», то значением функции будет D5-E5.

Если условий много, записывать вложенные функции ЕСЛИ становится неудобно. В этом случае на месте логического выражения можно указать одну из двух логических функций: И (и) или ИЛИ (или).

Формат функций одинаков:

И (<логическое выражение1>,<логическое выражение2>,..),

ИЛИ (<логическое выражение1>,<логическое выражение2>,..).

Функция И принимает значение «Истина», если одновременно истинны все логические выражения, указанные в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях Значение И – «Ложь». В скобках можно указать до 30 логических выражений.

Функция ИЛИ принимает значение «Истина», если истинно хотя бы одно из логических выражений, указанных в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение ИЛИ – «Ложь».

Пример

Рассмотрим, как работают логические функции, на примере.

Создадим таблицу с заголовком «Результаты экзаменов»:

№	Фамилия абитуриента	Набранный балл	Результаты зачисления
1	Иванов П.П.	21,5	«зачислен»
2	Петров И.И.	18,0	«не зачислен»

Значение последнего столбца может меняться в зависимости от значения набранного бала. Пусть при набранном балле 21 абитуриент считается зачисленным, при меньшем значении – нет. Тогда формула для занесения в последний столбец выглядит следующим образом:

= ЕСЛИ (С2< 21, «не зачислен», «зачислен»)