Современные функции служб персонала

Поскольку в настоящее время число работников сферы управле­ния достигает 30% состава организации, одной из важнейших про­блем, решаемых службами персонала, является формирование опти­мального управленческого аппарата, определения перспективной и текущей потребности в менеджерах.

Другая важная их функция—контролинг персонала. Его задача­ми являются: изучение влияния, которое оказывает существующее распределение сотрудников по рабочим местам на результаты рабо­ты организации; анализ социальной и экономической эффективнос­ти применения тех или иных методов управления; координация пла­нирования персонала с планированием других сфер деятельности организации, особенно в связи с кардинальными преобразованиями в ней; создание информационной базы персонала.

Еще одной современной функцией служб персонала является осуществление кадрового маркетинга, основная задача которого — обеспечение организации высококвалифицированными работника­ми. Он представляет собой совокупность мероприятий по изучению внутреннего и внешнего рынка труда и его сегментированию (выде­лению различных категорий персонала и реализации в отношении них специальных кадровых подходов); анализу ожиданий сотрудни­ков в области служебных перемещений; распространению в рамках организации информации о потребности в кадрах, возможностях повысить или изменить свою квалификацию; поиску и привлечению на работу необходимых специалистов.

Крупные организации обычно проводят последний вид работы самостоятельно, например, отыскивая перспективных молодых людей уже на младших курсах учебных заведений. При условии, что те после завершения образования придут на работу в организацию, им выплачиваются стипендии за ее счет, оказывается помощь в прохождении производственной практики, написании дипломов, предоставляется работа в период каникул.

Мелкие и средние организации, не располагающие необходимы­ми средствами для таких действий, обращаются к посредническим фирмам по подбору кадров или специальным лизинговым компани­ям, предоставляющим временных и постоянных работников без ус­тановления отношений прямого найма (правда, последние в нашей стране практически отсутствуют).

При пользовании услугами организаций по лизингу персонала предприятия уменьшают численность штатов, сокращают налоги и административные расходы, что особенно выгодно для малых фирм. Если работники находятся в составе более крупной фирмы, то они получают многие льготы, предоставляемые их персоналу.

Свою деятельность службы персонала основывают на его мони­торинге — постоянном специальном наблюдении за состоянием кадров, их динамикой, в том числе текучестью; балансом трудовых ресурсов; стимулированием; удовлетворенностью работой; процес­сами найма, обучения, повышения квалификации, продвижения; со­стоянием трудовой дисциплины; травматизмом и проч.

Службы персонала организуют проведение специальными фир­мами кадрового консалтинга. Последние выдают на основе исследо­ваний рекомендации о путях повышения эффективности кадровой работы, например, определяют потребность в различных категориях персонала, пути повышения его квалификации, конкретные выгоды ее различных форм; выявляют влияние квалификации на эффектив­ность работы организации; выясняют профессионально важные ка­чества, которыми должны обладать лица, осуществляющие те или иные управленческие функции; предоставляют консультации по во­просам содержания и методов осуществления программ поиска, от­бора, подготовки, использования и повышения квалификации кад­ров.

С помощью служб персонала происходит реализация различных программ по укреплению связи с ним. Например, программа «Говори» предусматривает, что каждый сотрудник имеет право написать ано­нимное заявление и направить его через соответствующего коорди­натора тому руководителю, который занимается решением соответ­ствующей проблемы, и в течение 10 дней получить ответ. В рамках «политики открытых дверей» работники могут лично обращаться к руководителям до тех пор, пока не получат удовлетворительного ответа на свои заявления. «Собеседование через голову руководите­ля» предусматривает возможность беседы один раз в год с руководи­телем своего руководителя по его инициативе.

Одной из важнейших функций служб персонала сегодня стано­вится организация социального партнерства. Социальное партне­рство — это взаимосвязанные действия администрации, трудового коллектива, профсоюзов и иногда представителей государства, на­целенные на поддержание социальной стабильности в организа­ции.

В рамках социального партнерства коллективу предоставляется возможность участвовать в рассмотрении и оценке текущих и пер­спективных социальных программ, планов культурных и оздорови­тельных мероприятий, улучшения условий работы, отдыха, питания сотрудников, внедрении прогрессивных форм организации труда, пересмотре норм выработки, утверждении систем оплаты и индексации доходов. Коллектив представительствует в совете предпри­ятия, рассматривает проекты трудовых договоров, вопросы о за­бастовках.

Организационно-нормативным воплощением таких отношений и основным звеном системы социального партнерства в России яв­ляется коллективный договор — правовой акт, регулирующий трудо­вые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателями и работниками предприятий, учреждений и организаций, наделенных правами юридического лица, независимо от их формы собственности. Его функцией является не только регу­лирование трудовых отношений, но и ослабление социальной напря­женности, разрешение возникающих противоречий в цивилизован­ных рамках.

Разделение и кооперация труда

В СУПО немаловажное значение имеет разделение и кооперация труда. Под разделением труда понимается разграничение деятельности работников в процессе совместного труда, а под кооперацией – совместное участие работников в одном или нескольких связанных между собой процессах труда.

Разработка рациональных форм разделения и кооперации труда основана на обособлении частей производственного процесса исходя из технологических особенностей, выполняемых функций и квалификационных требований к рабочим. Другой стороной этой деятельности является установления тесных связей между различными группами работников и отдельными работниками в процессе их совместного труда. Различают следующие основные формы разделения труда на предприятиях: технологическое, функциональное, квалификационное. Технологическое разделение труда состоит в расчленении трудового процесса на технологически однородные операции и виды работ. Функциональное (профессиональное) разделение труда заключается в разделении всего комплекса работ в зависимости от характера функций, выполняемых различными категориями работающих, и их участия в производственном процессе (экономические, производственные, кадровые и другие функции, экономист, токарь, менеджер и т.п. профессии). Квалификационное разделение труда заключается в распределении работ по их сложности и квалификации работника. Рабочие по уровню квалификации подразделяются на малоквалифицированных (1 -2 разряд), квалифицированных (3 -4 разряд) и высококвалифицированных (5 – 6 разряд) в соответствии с Единым тарифно – квалификационным справочником работ и профессий рабочих []. Специалисты и другие служащие разделяются на квалификационные категории с учетом степени самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственности за принимаемые решения, отношения к работе, эффективности и качества труда, а также профессиональных знаний, практического опыта, определяемого стажем работы, и др. Это инженер, специалист (без категории), специалист 3-й категории, специалист 2-й категории, специалист 1-й категории согласно Новому Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих []. На предприятиях также могут быть должности ведущих, главных специалистов.

Кооперация труда проявляется в виде совмещения профессий и специальностей, многоагрегатного обслуживания, бригадной и других коллективных форм организации труда.

Обеспечение системы управления персоналом организации

Кадровое обеспечение

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.

Количественный состав службы управления персоналом опре­деляется организационно-штатными структурами и уставом орга­низации. При расчете необходимой численности штатных работ­ников кадровой службы учитываются следующие факторы:

• общая численность работников организации;

• конкретные условия и характерные особенности организа­ции, связанные со сферой ее деятельности (производствен­ной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием фи­лиалов;

• социальная характеристика организации, структурный со­став ее работников (наличие различных категорий — рабо­чих, специалистов с высшим и средним специальным об­разованием, научных работников), их квалификация;

• сложность и комплексность решаемых задач по управле­нию персоналом (стратегическое планирование, выработ­ка кадровой политики, организация обучения и т.п.);

• техническое обеспечение управленческого труда и др.

Абсолютный излишек (недостаток) численности персонала:

, (1)

где – абсолютный излишек (+) или недостаток (–) персонала, чел.;

– среднесписочная численность персонала предприятия фактическая, чел.;

– среднесписочная численность персонала предприятия плановая, чел.

Относительный излишек (недостаток) работников – рассчитывается с учетом коэффициента выполнения плана по выпуску продукции (объему реализации товаров, объему предоставленных услуг):

, (2)

где – относительный излишек (+) или недостаток (–) персонала, чел.;

– фактическая численность персонала предприятия, чел.;

– численность персонала предприятия плановая, чел.;

– коэффициент выполнения плана по выпуску продукции (объему реализации товаров, объему предоставленных услуг).

Расчет количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с оп­ределением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалифи­кации. Характеристика каждого из этих понятий дана в табл. 5.

Таблица 5

Некоторые понятия, используемые для характеристики персонала

Понятия	Характеристика понятий
Профессия	Род трудовой деятельности, занятий, требующих определен­ной подготовки (например, менеджер, психолог, социолог и др.)
Специаль-ность	Вид занятий в рамках одной профессии; более узкая класси­фикация рода трудовой деятельности, которая требует кон­кретных знаний, умений и навыков, приобретенных благода­ря специальному образованию и обеспечивающих постанов­ку и решение определенных классов профессиональных за­дач (например, менеджер по персоналу, менеджер по марке­тингу, промышленный социолог и др.)
Специалисты	Работники, чей умственный труд отличается профессиональ­ной содержательностью, сложностью и интеллектуальностью и требует для своего выполнения специальной подготовки в зависимости от уровня образования (высшее или среднее специальное образование). Работники этой категории разра­батывают на основе имеющихся у них специальных знаний, умений и навыков варианты решения отдельных конкретных, как правило, функциональных вопросов производственного или управленческого характера. Классифицируются в соответствии с функциями управления и специальной подготовкой: инженеры, экономисты, бухгал­теры, юристы, технологи и др.
Квалифика-ция	Различают квалификацию работы и квалификацию работника. В первом случае — это характеристика данного вида работы, устанавливаемая по степени ее сложности, точности и ответ­ственности. Обычно определяется разрядом в соответствии с тарифно-квалификационным справочником. Имеет важное значение для установления тарифных ставок рабочим и дол­жностных окладов служащим. Квалификация работника — это степень и вид профессиональной обученности, необхо­димые для выполнения конкретного вида работы. Устанавли­вается в виде разряда или категории (например, инженер по труду II, I категории, ведущий инженер и т.д.)
Должность управлен-ческая	Первичный структурный элемент в органах управления, оп­ределяемый установленными задачами, правами и ответ­ственностью. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих содержится около 270 квалификационных характеристик должностей ру­ководителей, специалистов, служащих. Наименования дол­жностей являются основой разработки схем должностных окладов, штатных расписаний, должностных инструкций и других организационно-регламентирующих документов. Можно выделить должности штатные, вакантные, ведущие, руководящие, специальные, технические и др.

Документационное обеспечение

Документационное обеспечение — организация работы с доку­ментами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и пере­ дачи в другие подразделения.

• В зависимости от размеров организации делопроизводство мо­жет либо осуществляться непосредственно в одном подразделе­нии (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рас­средоточено по различным звеньям. В первом случае делопро­изводство по форме организации работ является централизованным, во втором — децентрализованным

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управ­ления всей организацией, внедрены и ведутся следующие уни­фицированные системы документации:

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заяв­ки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

• отчетно-статистической (по численности, балансу рабоче­го времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льго­там, социальному страхованию и т.п.);

• организационно-распорядительной (акты, письма, доклад­ные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснитель­ные записки, положения, постановления, правила, пред­ставления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

• Другие виды документации смотри выше.

Каждое подразделение службы управления персоналом разра­батывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соот­ветствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: лич­ные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, реко­мендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсион­ные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д.

Следует учитывать, что сведения о численности, составе ра­ботающих, их заработной плате, условиях труда, а также о на­личии свободных рабочих мест не могут составлять коммерчес­кую тайну. Вместе с другими документами организации (годо­выми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для дли­тельного хранения в государственные архивы.

Документы, регламентирующие деятельность персонала.

Для четкой и эффективной работы персонала на предприятии разрабатываются документы, регламентирующие деятельность персонала: утвержденная структура и штатная численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, квалифицированные характеристики.

Структура и штатная численность персонала содержат перечень наименований структурных подразделений и должностей; оформляется документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения, утверждается руководителем организации.

Штатное расписание может выглядеть следующим образом (табл. 4):

_______________________________________

(наименование организации)