1.2 Организационно-управленческая структура туристической фирмы

Под структурой управления туризмом понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование как единого целого. По существу, речь идет о логических взаимоотношениях уровней управления и функциональных служб, которые с помощью менеджмента строятся таким образом, чтобы достичь стратегических целей туристской отрасли.

Турфирма «Вит Орбис» в Витебске содержит небольшой штат, хотя действует уже давно, с 1995 года. Сейчас в фирме работает 5 сотрудника. Организационно-управленческая структура компании «Вит Орбис» выглядит следующим образом:

Данная структура характеризуется тем, что во главе находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления[6, с. 123].

Данная структура является логически стройной и формально определенной (единство и простота управления, согласованность действий исполнителей, четко выраженная ответственность), но отличается недостаточной гибкостью.

Она основана на функциональном разделении труда, в соответствии с которым в туристской организации создаются функциональные звенья, наделенные полномочиями и ответственностью за результат своей функциональной деятельности. Она характерна для организаций с небольшой номенклатурой, стабильностью внешних условий. Здесь имеет место вертикаль: руководитель — функциональные руководители (производство, маркетинг, финансы) — исполнители.

Преимущества:

• углубление специализации, повышение качества управленческих решений;

• возможность управлять многоцелевой и многопрофильной деятельностью. Недостатки:

• недостаточная гибкость;

• низкая скорость принятия управленческих решений;

• отсутствие ответственности функциональных руководителей за конечный результат работы предприятия [7, 208-210].

Директор осуществляет общее руководство основной, административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью туристической организации, несет полную ответственность за все направления ее деятельности, делегирует часть своих полномочий подчинённым, а также распределяет между ними обязанности и различные текущие поручения. Кроме того, в обязанности директора входит:

- заключение договоров от имени предприятия, организация оформления соответствующих документов на оказание туристических и экскурсионных услуг, контроль их выполнения;

- утверждение структуры, штатного расписания и сметы расходов туристической организации;

- организация рекламных кампаний, презентаций, деловых переговоров, встреч и пр. с целью развития и пропаганды туристического продукта;

- открытие в банках расчетного, валютного и других счетов;

- прием на работу и увольнение работников;

- определение условий оплаты труда работников турпредприятия;

- установление и применение мер поощрения и дисциплинарного взыскания к работникам;

- издание приказов и распоряжений.

Специалисты по туризму занимаются формированием, продвижением и реализацией экскурсионных туров, как собственных, так и сформированных другими туроператорами, с которыми фирма работает на основе договоров комиссии. Специалист по туризму оформляет туристическую документацию (договор оказания туристических услуг – туристический ваучер, информационный листок, памятка, финансовые документы и т.д.) в соответствии с требованиями законодательства. Также оформляет листы бронирования, принимает заказы отдельных туристов или корпоративных групп на формирование тура, обеспечивает высокую культуру обслуживания клиентов, консультирует их по всем вопросам, касающихся правил, порядка и условий предоставления туристических услуг, ведет установленную отчетность.

Но в тоже время каждый из работников выполняет смежные функции, руководствуясь ранее полученными инструкциями, работники выполняют следующие функции.

Функции кассира:

- осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых, и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия;

- организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением;

- обеспечение составления экономически обоснованных расчетов по зарплате, осуществление своевременного и правильного оформления бухгалтерской документации и др.

Функции и обязанности менеджера по туризму:

- бронирование гостиницы;

- продажа турпродуктов;

- подготовка документов для консульства;

- оформление страховок;

- оформление выездных документов;