7. Виды документации и способы их документирования.

Документы требуются для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Чем же определяется соответствующая совокупность документов для эффективного управления, от каких факторов она зависит?

Комплекс документов определяется:

• Кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

• Порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия):

• Объемом и характером внешних связей организации.

В случае, когда объем требуемых документов для управления организацией оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями – оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.

Классификация документов – это деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификации документов производится на этапе группировки их в дела – это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.

Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождение, степень обязанности, степень унификации и характер содержания.

По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации: организационно — правовая, организационно – распорядительная, первичная учетная документация, расчетно – денежная, по социальному обеспечению.

По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото – и кинодокументы.

Письменные (или рукописно – печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используется в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколировании собраний заседаний.

Фото – и кинодокументы фиксируется с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях, они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или не возможно.

По наименованию различают следующие разновидности документов: уставы, положения, правила, отчёты, акты, планы, заявления, письма.

По видам документы бывают типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения вопросов, Внешние – входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

По срокам исполнения документы бывают срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы. Остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией.

По происхождению документы бывают служебные и официально – личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, то есть заявления, письма, жалобы.

По степени гласности выделяют открытые, секретные документы и документы конфиденциальные. На секретных и конфиденциальных документах проставляется гриф ограничения, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, содержащие которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким – либо причинам, например по истечении срока действия.

По стадиям создания документы подразделяют на подлинники и копии.

Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и заверенная копия с него имеют равную силу.

Копия – документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка. Отпуск – это полная копия исходящего документа, остающаяся в делах у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником и также заверяется подписью.

Выписка из документа – распечатка части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют ревную юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, примерные и унифицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию является специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми является документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении.

Примерные документы носят ориентировочный характер, и используется для составления и оформления документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций используется различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры, контракты, трудовые соглашения.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.