6. Работа над текстом пояснительной записки

Пояснительную записку необходимо писать по заранее составленному и согласованному с руководителем плану. По мере выполнения дипломной работы план уточняется и детализируется.

Текст пояснительной записки разбивается на части, главы и параграфы, либо на части и параграфы, либо на главы и параграфы. В любом случае должен быть выдержан единый принцип разбивки текста на протяжении всей работы с соблюдением правильного и четкого соподчинения. Нельзя допускать такой разбивки текста, когда одни разделы обозначаются, например, частями, а другие, им равнозначные по структуре записки, - главами. Заголовки частей глав и параграфов должны быть краткими и логически правильными. Не следует допускать разнобоя в оформлении рукописи, при котором, например, в одних главах имеются заголовки параграфов, а в других - нет.

В пределах каждого параграфа текст разбивается на абзацы. Абзац состоит из одного или нескольких предложений и образует единый смысловой комплекс. Разбивка текста производится по смыслу так, чтобы новая мысль или важное положение начинались с нового абзаца. Вместе с тем, не следует допускать слишком мелкую разбивку – мелкие абзацы так же неудобны для чтения, как и большие, занимающие целую страницу.

Пояснительная записка предназначения для квалифицированного читателя и является, в сущности, техническим отчетом о выполненной работе. Поэтому не следует допускать в ней изложение в стиле элементарных учебников и руководства. Излагать материал в пояснительной записке нужно конкретно и на уровне научных работ.

Помимо элементарного требования грамотности речи, язык пояснительной записки должен быть кратким и действенным. Рекомендуется писать краткими предложениями, избегая сложных и запутанных фраз. Необходимо обращать внимание на порядок слов в предложении, который влияет не только на усиление значения того или иного слова, но и на смысловой оттенок всего предложения в целом.

Освещение того или иного вопроса лучше начинать с существа, затем сообщить принципиальные особенности и после этого – частные детали. Изложение сложного вопроса желательно заканчивать краткими выводами. Описания разработок проекта должно быть конкретными и опираться на графический материал. Ссылки на хорошо выполненные чертежи и эскизы позволяют упростить и существенно сократить текст описания. При изложении нужно совершенно четко выражать основную идею вопроса.

Не следует заострять текст пояснительной записки лишними словами или вводить без особой надобности иностранные слова. В пояснительной записке не допускаются произвольные сокращения слов и неправильные переносы, математические знаки вместо слов, орфографические и пунктуационные ошибки, неправильное употребление терминов, применение местных и узкопрофессиональных слов. В случае сомнений нужно обращаться к соответствующим справочным руководствам и словарям.

Встречающиеся в тексте фамилии рекомендуется писать с инициалами. Иностранные фамилии приводят в русской транскрипции, причем после первого упоминания показывают в скобках подлинной начертание.

В пояснительной записке не принято писать о себе в первом лице единственного числа. Лучше писать в третьем лице, либо во множественном числе. Во многих случаях удобнее применять в предложениях форму страдательного причастия совершенного вида (рассмотрены, изложены, приняты и т.п.)

При литературной обработке текста необходимо добиваться смысловой точности предложений. Неточные формулировки, неправильно построенные предложения и неудачно выбранные слова искажают мысль и затрудняют понимание. Наряду с этим, рекомендуется избегать шаблонного и уныло однообразного изложения. Для оживления текста нужно шире привлекать синонимы, применять различные принципы построения предложений, не злоупотреблять канцелярскими оборотами (нижепоименованные, вышеуказанный, на основании изложенного, на сегодняшний день и др.).

Хорошую грамотную записку можно получить только в результате тщательного продумывания порядка изложения и кропотливой работы над словарным составом и предложениями текста. Окончательно редактировать текст записки рекомендуется после перерыва в несколько дней.