2.2.5Уровень функциональных подразделений:

Функциональный проектный спонсор – осуществляет выделение ресурсов в зоне своей функциональной компетенции. Роль Функционального проектного спонсора играет Руководитель соответствующего функционального подразделения.

Функциональный проектный спонсор подчиняется Генеральному проектному спонсору и взаимодействует для выполнения своих функций с Руководителем проекта и Проектным офисом

Функциональный проектный спонсор несет ответственность за выделение для проектов человеческих ресурсов в рамках своих компетенций, контроль занятости ресурсов в проектной деятельности:

Осуществляет следующие функции:

• Организацию предоставления информации для корпоративного пула ресурсов об имеющихся в его ведении ресурсах и их компетенциях.

• Согласование и утверждение занятости по проекту для ресурсов находящихся в его ведении.

• Выделение ресурсов на проекты, согласно утвержденным планам.

Функциональный координатор проектов – подчиняется Функциональному проектному спонсору и осуществляет ведение функционального пула ресурсов и организует оценку фактической занятости ресурсов в проектах.

2.3Проектный офис, общие функции и структура

4. Проектный офис – подразделение, входящее в ССП и выполняющее следующие функции:

• Проектирование, разработка, реализация, обеспечение функционирования и непрерывное улучшение Системы проектного управления в масштабах Компании.

• Проектирование, разработка, реализация, обеспечение функционирования и непрерывное улучшение следующих процессов, систем и инструментов управления проектами в Компании:

  • Процесса управления стратегическими программами проектов.

  • Процесса управления портфелями проектов.

  • Системы управления отдельными проектами для каждого класса проектов в Компании.

  • Программного обеспечения управления проектами для обеспечения управления отдельными проектами и системой проектов.

• Обеспечение консультирования, наставничества, подготовки и обучения персонала в области управления проектами совместно с функциональными департаментами и Службой управления персоналом.

• Обеспечение функций Заказчика в стратегических проектах.

• Обеспечение непосредственной поддержки отдельных проектов.

• Обеспечение согласования проектной и операционной деятельности Компании.

• Ведение единой методологической и архивной базы проектов, формирование отчетности по статусу выполнения проектов.

• Реализация отдельных проектов.

5. Проектный офис подчиняется Руководителю ССП и осуществляет свои функции через взаимодействие со всеми участниками проектного управления.

6. Руководитель Проектного офиса подчиняется Руководителю ССП и имеет в подчинении Администратора проектного офиса и Специалистов по проектному управлению.

2.4Проектный офис в процедурах управления единичным проектом

7. На всех этапах ведения проекта Проектный офис осуществляет:

• Методологическую поддержку процессов управления проектом, помощь специалистам Компании в выборе средств и методов управления проектами.

• Устранение противоречий между проектной и операционной деятельностью, решение возникающих проблем на своем уровне.

• Внесение информации по проекту в Реестр проектов и Архив проектов Компании.

• Контроль своевременности коммуникаций по проекту и отчетности о ходе проекта.

• Контроль показателей проекта – выполнение сроков, бюджета, использования ресурсов и т.п.

8. В стратегических проектах, в которых функции Заказчика проекта выполняет Генеральный директор или Руководитель ССП, Проектный офис осуществляет обеспечение выполнения ими функций Заказчика.

9. На этапе инициирования проектов Проектный офис осуществляет:

• Обеспечение назначения Заказчика проекта в случае затруднений при его идентификации.

• Согласование Обоснования открытия Проекта, выдачу рекомендаций о проведении ППИ, архивирование результатов ППИ.

• Согласование документации на открытие ППИ, результатов ППИ и ТЭО.

• Согласование документации на открытие Проекта.

10. На этапе планирования проекта Проектный офис осуществляет:

• Согласование планов проекта.

• Проверку наличия требуемых ресурсов для реализации проекта, организацию привлечения дополнительных ресурсов совместно с Функциональными координаторами проектов.

• Согласование документации на открытие этапов реализации проекта.

11. На этапе реализации проекта Проектный офис осуществляет:

• Согласование изменений в бизнес-плане проекта и ТЗ на проект.

• Согласование отчетов об этапах реализации и документации на открытие следующих этапов.

12. На этапе завершения проекта Проектный офис осуществляет:

• Согласование Отчета по проекту и документов на закрытие проекта.

• Архивирование результатов проекта.

• Согласование Обоснования итогового премиального фонда.