7.2Коммуникации, процедуры работы и отчетность в проектной команде
Сотрудники, являющиеся членами команды Проекта, как правило, не освобождаются от выполнения своих прямых функциональных обязанностей в своих функциональных подразделениях, а остаются в своей профессиональной среде, а руководитель подразделения, в котором они работают, не освобождается при этом от полной ответственности за результаты деятельности подразделения.
Загрузка членов Команды работами по Проекту контролируется Функциональным координатором проектов в порядке, описанном в п. 3.1.179.
Члены команды Проекта обязаны своевременно и качественно выполнять задания Руководителя Проекта, причем качество их работы по Проекту контролируется и руководителем соответствующего функционального подразделения.
Коммуникации между членами Команды проекта осуществляются согласно Плану коммуникаций проекта, а также по необходимости, с использованием корпоративной электронной почты, совещаний, мозговых штурмов и т.п.
Работы по проекту из КРП на сервере MS Project дублируются выделенным на эти работы ресурсам в их личные календари MS Outlook. Сотрудники, с согласованной с Руководителем периодичностью, отправляют отчет о ходе ведущихся ими работ с необходимыми пояснениями. Координатор Проекта следит за правильностью и своевременностью обновления данных. Отчет направляется при помощи встроенных функций в MS Outlook. Если возникает необходимость во внеочередном отчете о выполнении работ, Координатор создает в MS Project запрос о выполнении тех или иных работ и отсылает его членам Команды проекта.
7.3Материальное стимулирование участников проектного управления.
Цель системы стимулирования участников СПУ – достижение высокой эффективности ведения проектов в Компании, поощрение участников проектного управления, профессиональный рост сотрудников, рост мастерства управления проектами в Компании в целом.
Так как ведение проектов в Компании подразумевает совмещение этой деятельности с текущими задачами функциональных подразделений – система стимулирования участников СПУ призвана стимулировать сотрудников к повышению эффективности труда для обеспечения качества работ, как в рамках функциональной деятельности, так и в рамках проектного управления. В том случае, если задачи, решаемые сотрудником в каком-либо проекте, совпадают с задачами, решаемыми им в рамках своей функциональной деятельности, премирование сотрудника за решение таких задач осуществляется в рамках системы стимулирования функционального подразделения.
Материальному стимулированию подлежат работы по проектам общекорпоративного уровня, либо работы по проектам, имеющих меньший уровень, но требующих высоких трудозатрат и компетенций – в этом случае решение о материальном стимулировании членов Команды Проекта принимается Заказчиком по представлению Руководителя Проекта на этапе планирования.
Премиальный фонд Проекта состоит из двух частей – Обязательного премиального фонда и Резервного премиального фонда.
Резервный премиальный фонд равен по размеру Обязательному фонду и предназначен для премирования сотрудников по итогам реализации Проекта, мотивирования дополнительных специалистов, привлекаемых к Проекту в ходе его реализации, дополнительного премирования членов Команды проекта за вклад в Проект.
Для определения размера Премиального фонда Проекта Руководитель Проекта направляет Руководителю СУП проект Порядка премирования по Проекту с указанием состава Команды Проекта, планируемого времени занятости каждого члена Команды Проекта (в процентах от всего рабочего времени специалиста помесячно) и графика премиальных выплат. Также к Порядку премирования по Проекту Руководитель Проекта прилагает расчет потребности в труде (в человеко-часах) рабочих и специалистов с повременной оплатой труда, задействованных в Проекте, для расчета планируемого размера оплаты сверхурочных работ таких рабочих по Проекту.
Размер Обязательного премиального фонда рассчитывается Руководителем СУП по формуле:
где:
n
– количество членов Команды проекта;
-
Месячный оклад i-го члена Команды проекта,
в рублях;
-
Процент рабочего времени i-го члена
Команды проекта, которое он будет
посвящать работам по Проекту согласно
Бизнес-плану, в долях от единицы;
- Количество месяцев, в течение которых
i-ый член Команды проекта будет занят в
проектных работах по плану,
-
размер оплаты сверхурочных работ.
После расчета размер Обязательного премиального фонда сообщается Руководителем СУП Руководителю Проекта. Руководитель вносит данные о размере премиальных фондов в бюджет Проекта.
Премии Обязательного фонда выплачиваются с учетом эффективности Проекта и фактической занятости каждого сотрудника в проекте. Эффективность Проекта учитывается путем перемножения размера премии на показатель эффективности. Если показатель эффективности больше 1, увеличение Обязательного фонда происходит за счет Резервного премиального фонда. Расчет показателя эффективности Проекта см. п. 6.2.
Премии из Резервного премиального фонда выплачиваются также членам Команды проекта, загрузка которых по Проекту фактически оказалась выше, чем это было запланировано. В этом случае итоговая премия рассчитывается с учетом фактического процента загрузки специалиста и времени, в течение которого он был вовлечен в работы по Проекту. По представлению Руководителя Проекта возможно дополнительное премирование/депремирование членов Команды Проекта в зависимости от оценки их работы в Проекте Руководителем Проекта.
Выплата премий, не предусмотренных Положением о премировании по Проекту, осуществляется либо путем коррекции Положения о премировании, которая утверждается в порядке утверждения Бизнес - плана Проекта, либо, что предпочтительно, на основании Обоснования итогового премиального фонда, утверждаемого в рамках Отчета по Проекту.
В случае наличия дополнительного (сверх запланированного) экономического эффекта по Проекту Руководитель прикладывает к Отчету по проекту расчет дополнительного эффекта, завизированный Руководителем отдела внутреннего контроля и аудита. В этом случае, по утверждению Заказчиком Проекта и Генеральным директором, возможна выплата премии за дополнительный экономический эффект. Размер премии в этом случае не может превышать 10 % от дополнительного экономического эффекта, рассчитанного с учетом оценки эффективности Проекта исходя из принципов, описанных в п.3.1.150
Премии членам Команды Проекта из Обязательного премиального фонда выплачивается в порядке, описываемом в Положении о премировании по Проекту, которое разрабатывается на этапе планирования Проекта и является обязательной (если предусмотрено премирование по Проекту) частью Бизнес-плана Проекта, или разрабатывается в рамках планирования отдельного этапа Проекта (если этот этап Проекта открыт до окончания этапа планирования) с последующим включением в Бизнес-план.
Выплата премий членам Команды проекта осуществляется после приемки результатов Проекта Заказчиком и подписания Генеральным директором Приказа о закрытии Проекта, архивирования результатов Проекта и визирования Обоснования итогового премиального фонда Проектным офисом и Бюджетно-экономической службой. В случае, если Положением о премировании по Проекту предусмотрена выплата премий по результатам этапа Проекта, расчет премий осуществляется аналогично расчету премий за весь Проект с учетом оценки эффективности этапа Проекта.
Руководитель Проекта совместно с Заказчиком готовит Обоснование итогового премиального фонда, согласовывает его с Проектным офисом и направляет Руководителю СУП для расчета размеров премий.
Обоснование итогового премиального фонда содержит в себе:
Значение оценки эффективности Проекта.
Список специалистов, задействованных в Проекте.
Данные о фактической занятости специалистов в процентах от всего рабочего времени помесячно.
Количество месяцев работы специалистов по Проекту.
Оценка Руководителем работы специалистов по Проекту, предложения по дополнительному премированию/депремированию.
Оценка Заказчиком работы Руководителя Проекта. (Заполняется Заказчиком Проекта)
Размер премии Обязательного фонда к выплате. (Заполняется Руководителем СУП)
Размер премии Резервного фонда к выплате. (Заполняется Руководителем СУП)
Размер премии из расчета дополнительного экономического эффекта от Проекта. (Заполняется Руководителем совместно с Заказчиком)
Обоснование размеров премий.
Руководитель СУП рассчитывает размер премий Обязательного и Резервного премиальных фондов для каждого члена Команды Проекта включая Руководителя Проекта и возвращает Обоснование итогового премиального фонда Руководителю Проекта. Затем Руководитель Проекта визирует Обоснование итогового премиального фонда в Бюджетно-экономической службе на предмет наличия запланированных сумм в бюджете проекта.
После утверждения Отчета по проекту, в который входит Обоснование итогового премиального фонда, и архивирования результатов Проекта, Проектный офис визирует Обоснование итогового премиального фонда и оно передается Руководителем Проекта в Бухгалтерию для начисления оплаты.
Выплата премий по Проекту членам Команды Проекта производится совместно с выплатой очередной заработной платы (при условии соблюдения сроков предоставления документов на премирование в соответствии с Инструкцией о порядке начисления и выплаты заработной платы, принятой в Компании)