Тема 5. Організація обліку власного капіталу

Ключові поняття

Власний капітал - це сума фондів бюджетних установ і фінансових результатів діяльності за минулі бюджетні роки.

Фонди бюджетних установ - це суми вкладень до фонду основних засобів, інших необоротних матеріальних і нематеріаль­них активів з урахуванням нарахованого зносу, а також суми вкладень до фонду малоцінних та швидкозношуваних предметів, термін експлуатації яких не перевищує одного року.

Фінансовий результат діяльності за минулі бюджетні роки - це фінансовий результат виконання кошторису установи за минулий бюджетний рік у частині загального і спеціальних фондів.

Організація обліку власного капіталу включає: розробку робочого плану рахунків з обліку власного капіталу; методики й техніки синтетичного й аналітичного обліку власного капіталу; методики і техніки обліку суми вкладень до фонду основних засобів, фонду інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів з урахуванням нарахованого зносу, суми вкладень до фонду малоцінних та швидкозношуваних предметів, термін експлуатації яких не перевищує одного року; методики і техніки обліку фінансового результату виконання кошторису за загальним та спеціальним фондами; вибір регістрів аналітичного і синтетичного обліку власного капіталу;

Аналітичний облік фондів ведеться в багатографних картках за джерелами формування і напрямками зменшення. Операції з обліку фондів відображаються у меморіальних ордерах № 9, 10 та інших. Формою звітності є Баланс форма 1.

Синтетичний облік операцій з виведення фінансового результату виконання кошторису установи за загальним та спеціальним фондами відображаються окремо за загальним та спеціальним фондом у меморіальному ордері № 14.

Аналітичний облік за субрахунками № 431 та 432 ведеться окремо за кожним фондом на картках ф. № 292а (у книзі ф. № 292) або в машинограмі «Відомість обліку фінансово-розрахункових операцій».

Тема 6. Організація обліку праці та її оплати

План

1. Основи організації обліку праці та її оплати

2. Облік особового складу працівників у бюджетних установах

3. Організація обліку відпрацьованого робочого часу

4. Організація обліку виробітку

5. Організація обліку заробітної плати та розрахунків з працівниками

6. Організація виплати заробітної плати

1. Основи організації обліку праці та її оплати

Організація обліку праці та її оплати включає: організацію документування відпрацьованого робочого часу та виробітку; організацію аналітичного і синтетичного обліку заробітної плати як у розрізі працівників, так і у цілому по бюджетній установі, організацію виплати заробітної плати, узагальнення інформації у формах фінансової та статистичної звітності, а також організацію роботи апарату бухгалтерської служби з обліку праці та її оплати (рис. 6.1).

Проект організації обліку праці та її оплати складається з таких частин: загальні положення; організація обліку відпрацьованого робочого часу; організація обліку виробітку; організація узагальнення заробітної плати; організація виплати заробітної плати та організація роботи апарату бухгалтерської служби.

Рис. 6.1. Блок-схема обліку праці та її оплати

Для організації обліку праці та заробітної плати розробляють облікові номенклатури. При їх формуванні необхідно виходити із потреб управління фондом заробітної плати за її видами, формами і категоріями працюючих, а також переліку показників як фінансової, так і статистичної звітності (табл. 6.1).

Таблиця 6.1

Перелік номенклатур з обліку праці та її оплати

Назва показників	Призначення показників	Носії інформації
Прізвище, ім’я та по-батькові працівника, ідентифікаційний номер, назва структурного підрозділу, посада, робоча професія, розряд	Для обліку відпрацьованого часу. Для обліку виробітку Для нарахування заробітної плати Для узагальнення заробітної плати за її видами, формами та категоріями працюючих Для виплати заробітної плати	Особова картка працівника, відомість обліку працівників підрозділу. Табель обліку відпрацьованого робочого часу. Наряд на відрядну роботу. Розрахунково-платіжна відомість працівника. Розрахунково-платіжна відомість зведена.
Кількість відпрацьованих днів (годин), обсяг виробітку
Посадовий оклад, тарифна ставка, відрядна розцінка, нормативи доплат за їх видами, нормативи утримань за їх видами

2. Облік особового складу працівників у бюджетних установах

Під обліком особового складу розуміють облік руху особового складу, змін у його якісному складі та облік за категоріями, спеціальностями, віковими категоріями, тощо [10, с. 217].

Основним документом, що регламентує чисельність працівників бюджетної установи та їх склад є штатний розпис. Штатний розпис - це документ, в якому вказується перелік і кількість штатних посад, їх посадові оклади, надбавки та доплати. Штатний розпис формується виходячи зі структури бюджетної установи, Типових штатів та штатних нормативів на підставі кошторису, положень з оплати праці, Класифікатора професій, умов оплати праці та інших нормативно-правових актів. Посадові оклади працівників бюджетної установи встановлюються відповідно до нормативних документів. Державним службовцям посадові оклади встановлюються відповідно до схем посадових окладів, регламентованих тарифною сіткою керівних працівників та службовців [96]. Посадові оклади встановлюються залежно від посади, рангу, який надає право працювати на відповідних посадах. Посадові оклади інших категорій працівників бюджетної установи формуються виходячи із єдиної тарифної сітки шляхом множення окладу працівника 1-го тарифного розряду на тарифний коефіцієнт працівника [97]. Штатний розпис є основою для формування річного фонду оплати праці, зазначеного у кошторисі.

На державну службу працівників приймають на конкурсній основі. Особа, яка виявила бажання працювати в державному органі, подає заяву про участь у конкурсі на заміщення вакантної посади. Для проведення таких конкурсів створюється конкурсна комісія на чолі з начальником вищестоящої організації. Рішення конкурсної комісії є підставою для прийняття працівника на роботу до бюджетної установи. При прийнятті на державну службу державні службовці складають присягу і у межах відповідної категорії посад їм присвоюється певний ранг, за який призначаються надбавки до посадових окладів (табл. 6.2).

Таблиця 6.2

Розміри надбавок за ранги державних службовців

Ранг державного службовця	Розмір надбавки, грн.	Ранг державного службовця	Розмір надбавки, грн.
1-й	160	9-й	90
2-й	150	10-й	80
3-й	145	11-й	70
4-й	140	12-й	60
5-й	130	13-й	55
6-й	120	14-й	50
7-й	110	15-й	45
8-й	100

Для обліку руху особового складу (приймання на роботу, переведення на посаду, звільнення), а також присвоєння чергового рангу, надання відпусток або премій, встановлення доплат використовують форми первинної облікової документації зі статистики праці [57] (табл. 6.3).

Таблиця 6.3

Перелік носіїв інформації з обліку персоналу бюджетних установ,

праці та її оплати

Номер форми	Назва документа
П - 1	Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу
П - 2	Особова картка працівника
П - 3	Наказ (розпорядження) про надання відпустки
П - 4	Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)

Для обліку особового складу використовують особові картки, штатно-посадову книгу (штатний формуляр). На кожного працівника, якого приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом відкривають особову картку (типова форма № П-2) та форму № П-2 ДС “Особова картка" [58]. У бухгалтерської служби на підставі копій наказів відкриваються картки-довідки ф. № 417 або особові рахунки на кожного працівника, прийнятого на роботу.

Кожному працівнику присвоюють табельний номер. Методи їх розробки:

1. залежно від спискової чисельності працівників кожному структурному підрозділу виділяють серію табельних номерів. Наприклад, при чисельності апарату управління у 10 осіб йому виділяють номери від 1 до 20, відділу № 1 при чисельності 20 осіб номера від 21 до 60, тощо;

2. табельний номер складається з шифру (номера) структурного підрозділу та порядкового номера правника у відомості обліку особового складу цього підрозділу. Вона складається в алфавітній послідовності прізвищ працівників. Застосування цього методу дозволяє згрупувати заробітну плату у розрізі відділів установи за категоріями персоналу (табл. 6.4).

Таблиця 6.4

Кодифікатор працівників бюджетної установи

Назва підрозділу	П.І.П. працівника	Посада	Табельний номер
Відділ з призначення пенсій	Розацкий М.І.	Начальник відділу	7001
	Переславець Л. М.	Заступник начальника відділу	7002
	Сенчишина М. І.	Головний спеціаліст по контролю	7003
	Гудзик Г. В.	Головний спеціаліст	7004

3. Організація обліку відпрацьованого робочого часу

Організація обліку відпрацьованого робочого часу – це вибір системи і форми табельного обліку, розробка інструкції з ведення табельного обліку, вибір форм документів з обліку відпрацьованого робочого часу, встановлення порядку їх складання та обробки, контроль за дотриманням правил внутрішнього розпорядку та табельного обліку.

Табельний облік ведеться на бланках "Табеля обліку використання робочого часу" (форма № П-5) у розрізі працівників. Табель відкривають на початку кожного місяця (або двічі на місяць при виплатах авансу за першу половину місяця). У невеликих бюджетних установах табельний облік ведеться централізовано в одному табелі. У бюджетних установах зі складною структурою та наявності декількох відокремлених структурних підрозділів (департаментів, управлінь) табель ведеться у кожній структурній одиниці. Табель оформлює та веде працівник відділу кадрів на основі відомості обліку особового складу або інша особа, призначена наказом керівника бюджетної установи. По закінчення місяця (або платіжного періоду, якщо заробітна плата виплачується окремо за першу і другу половину місяця) табель закривають, підраховують загальну кількість відпрацьованих днів, годин, днів неявок по кожному працівнику. Після підписання табелю відповідальними посадовими особами (керівником підрозділу), він за графіком передається до бухгалтерської служби для нарахування заробітної плати.

4. Організація обліку виробітку

Організація обліку виробітку включає:

1. вибір операції, за якою найбільш доцільно обліковувати виробіток;

2. вибір системи обліку виробітку на виробничих дільницях та робочих місцях;

3. вибір форм документів з обліку виробітку та заробітної плати;

4. розробку вказівок про порядок складання, обробки та використання первинних документів про виробіток;

5. встановлення термінів подання документів до бухгалтерської служби;

6. вибір методів обліку виконання норм виробітку;

7. розробку вказівок зі складання звітності щодо виконання норм виробітку.

У масово-поточному виробництві виробіток обліковують за кількістю переданих в обробку виробів (деталей), на інших виробництвах підраховують кожну виробничу операцію.

В індивідуальних виробництвах найбільш розповсюдженою є система попереднього встановлення обсягів виробітку у нарядах на основі технологічних карт, технічних регламентів, шаблонів. У них фіксують завдання та фактичний виробіток. У масовому виробництві нескладної продукції використовується система рапортів про виробіток.

Для обліку виробітку і нарахування заробітної плати робітників-відрядників використовують документи: наряди, відомості, рапорти про виробіток тощо. Їх, а також документи для обліку доплат, пов'язані з відхиленням від нормальних умов праці, простоїв не з вини робітників, за понаднормові роботи тощо, виписує нормувальник на підставі змінно-добових завдань і вказівок майстра (виконавця робіт). У документах він вказує професійні назви і розряди робіт, проставляє норми часу і розцінки відповідно до чинних нормативних матеріалів з організації, нормування праці і заробітної плати, поопераційних технологічних карт. Після закінчення роботи наряд підписують бригадир, майстер і передають до відділу праці і заробітної плати або нормувальнику для перевірки застосовуваних розцінок і обчисленню заробітної плати по кожному наряду.

5. Організація обліку заробітної плати та розрахунків з працівниками

Облік заробітної плати та її узагальнення необхідно організувати у двох напрямках: 1) у розрізі кожного працівника, що дозволить розрахуватись з ним по заробітній платі; 2) по бюджетній установі у цілому, що забезпечить зведення заробітної плати за її видами і формами та категоріями працюючих та формування видатків з оплати праці у розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Організація обліку заробітної плати у розрізі працівників включає: встановлення порядку підрахунку й узагальнення суми заробітної плати, яка належить працівникові за платіжний період; вибір форм накопичувальних та зведених розрахунково-платіжних регістрів; відображення сум нарахованої заробітної плати на рахунках обліку, розробку методики та техніки визначення сум доплат, премій, заохочень; методики та техніки визначення утримань із заробітної плати. Заробітна плата працівникам бюджетної установи нараховується на підставі документів з обліку відпрацьованого робочого часу, наказів-розрахунків оплати за відпустку, наказів про преміювання, тощо ( рис.6.2).

Рис.6.2. Схема нарахування і обліку заробітної плати

Спеціаліст з кадрів, відповідальний за складання документів з обліку відпрацьованого робочого часу та наказів з руху особового складу, особисто здає їх у відділ бухгалтерського обліку у терміни, встановлені графіком документообігу.

Заступник головного бухгалтера ретельно перевіряє документи за усіма ознаками (правильністю і повнотою заповнення; наявністю усіх реквізитів, передбачених формою документа; законністю операції, тощо). Після перевірки і обробки документи групуються за табельними номерами працівників бюджетної установи і згідно форми обліку бухгалтерія проводить розрахунок заробітної плати у відповідних носіях інформації.

Для нарахування заробітної використовують "Розрахунково-платіжну відомість працівника" (форма № П-6). Її складають щомісячно для кожного відділу окремо. Для кожного працівника на початку року відкривають особові рахунки. У них зазначають табельний номер, прізвище, ім’я, по батькові, посаду або професію, відділ, стаж роботи, тощо. Щомісяця протягом року записують суми нарахованої заробітної плати і утримань з неї, сума до видачі. Особові рахунки використовують для накопичення заробітної плати за рік. Їх зберігають протягом 75 років. Щомісяця разом із заробітною платою працівнику видають розрахунковий листок. Його структура аналогічна структурі особового рахунку.

Організація узагальнення заробітної плати - це вибір напрямків групування, встановлення послідовності узагальнення заробітної плати та пов’язаних з нею розрахунків (єдиного соціальні внеску, тощо).

Для групування і накопичення заробітної плати у цілому по бюджетній установі використовують "Розрахунково-платіжну відомість (зведену)" (ф. № П-7). У ній заробітну плату групують за видами і формами оплати праці та категоріями працюючих. Її складають за показниками “Розрахунково-платіжної відомості працівника”. Зведена відомість також використовується для узагальнення за місяць суми утримань із заробітної плати працівників за їх видами, визначення суми єдиного внеску та суми, яка належить до виплати працівникам за звітний місяць у цілому по установі.

Робочий план рахунків з обліку заробітної плати розробляється на основі плану рахунків та будується у розрізі видів заробітної плати (табл. 1).

Таблиця 1

Робочий план рахунків з обліку заробітної плати

Номер рахунку	Назва рахунку
65	“Розрахунки з оплати праці”
651	“Розрахунки з оплати праці розпорядників бюджетних коштів ”
6511	“Розрахунки із заробітної плати”
65111	“Розрахунки із основної заробітної плати”
651111	“Посадовий оклад”
65112	“Розрахунки за додатковою заробітною платою”
651121	“Премії”
651122	“Надбавка за вислугу років”
651123	“Доплата за ранг”
651124	“Доплата за вислугу років”
651125	Відпустка
651126	“Доплата 10 %”

Заробітна плата працівників є фактичними видатками бюджетної установи і обліковується за кодом економічної класифікації видатків 1111 “Заробітна плата”.

Аналітичний облік заробітної плати ведеться в книзі аналітичного обліку розрахунків з працівниками ф. № 292а. На основі зведених відомостей за видами виплат складається Відомість розподілу видів оплат по фондам та меморіальний ордер 5 “Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій”, що є регістром синтетичного обліку заробітної плати за загальним фондом при меморіально-ордерній формі обліку. До меморіального ордеру прикладаються всі документи, на основі яких була нарахована заробітна плата: табель обліку використання робочого часу, накази про прийняття на роботу та звільнення, тощо.

У кінці місяця суму оборотів з меморіальних ордерів переносять у книгу “Журнал-Головна”, яка є регістром синтетичного обліку. Її показники є підставою для складання форм фінансової, бюджетної, статистичної звітності, звітності до Пенсійного фонду та звітності до фондів соціального страхування.

6. Організація виплати заробітної плати

Організація виплати заробітної плати включає: визначення оптимальних термінів виплати заробітної плати, способів виплати, місць виплати та осіб, відповідальних за виплату грошових коштів працівникам бюджетної установи, розробку порядку видачі розрахункових листків, довідок по заробітній платі, а також положення з обліку депонованої заробітної плати.

Терміни виплати заробітної плати (за першу і другу половину місяця при авансовій системі) встановлюються у колективному договорі, що укладається у бюджетній установі між трудовим колективом і адміністрацією. Терміни також зазначаються у договорі про розрахунково-касове обслуговування, що укладається між бюджетною установою і банком. Термін виплати залежить від організаційно-технічних можливостей підготовки розрахунків із заробітної плати.

Працівники бюджетної установи обирають найбільш оптимальний спосіб виплати заробітної плати: 1) готівкою з каси бюджетної установи; 2) безготівково через банкомати банків; 3) натуроплатою – товарно-матеріальними цінностями. Незважаючи на спосіб виплати заробітної плати, у день її виплати до відділення банку необхідно представляти платіжні доручення на перерахування податку з доходів фізичних осіб та єдиного соціального внеску.