Тема 2. Організація роботи бухгалтерської служби

План

1. Елементи наукової організації праці бухгалтерської служби

2. Нормування роботи бухгалтерської служби та визначення її чисельності

3. Структура і побудова апарату бухгалтерської служби

1. Елементи наукової організації праці персоналу бухгалтерської служби

Наукова організація праці апарату бухгалтерської служби є комплексом організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних і естетичних заходів, спрямованих на раціоналізацію облікової роботи, створення сприятливих умов праці та розвиток творчих здібностей працівників.

Організація праці персоналу бухгалтерської служби базується на таких елементах наукової організації праці:

1. поділу і кооперування праці;

2. створення ефективної структури бухгалтерської служби;

3. раціональної організації робочих місць бухгалтерів;

4. впровадження у практику сучасних методів і способів облікової роботи;

5. вдосконалення нормування облікової роботи та визначення чисельності апарату бухгалтерської служби на основі норм;

6. створення сприятливих умов праці;

7. організація соціального, ергономічного та нормативно-правового забезпечення.

Організація робочих місць – створення найбільш оптимальних і сприятливих умов праці, їх раціональне розміщення, розумне укомплектування усім необхідним для роботи на обмеженій площі, створення зручності та комфорту у роботі виконавців, усунення впливу небезпечних факторів зовнішнього середовища, забезпечення безперебійного обслуговування робочих місць усім необхідним для успішного виконання облікових робіт.

Ергономічне забезпечення – це сукупність методів і засобів, які створюють оптимальні умови для розробки, реалізації, впровадження технологій, що забезпечують нормальне функціонування інформаційної системи бухгалтерського обліку, а також швидке оволодіння працівниками і користувачами їх різних типів та категорій із урахуванням вимог якісної, нешкідливої, безпечної роботи.

Соціальне забезпечення – це комплекс заходів, що забезпечують формування свідомого ставлення кожного бухгалтера до виконання посадових обов’язків, усвідомлення ним завдань і значення роботи бухгалтерської служби у функціонуванні бюджетної установи, дотримання правил трудової дисципліни та регламенту бюджетної установи, розвиток творчої активності та ініціативи працівників, а також запровадження інституту наставників, тощо.

Самоорганізація праці – це комплекс заходів, що вживаються самим виконавцем для забезпечення системи та порядку у роботі. Основними елементами самоорганізації праці є організація робочого місця, робочої зони, раціонального режиму праці, забезпечення технологічної послідовності виконання облікових робіт, систематичність, дисципліна праці, само планування порядку і послідовності виконання робіт, самоконтроль якості та своєчасності їх виконання.

2. Нормування роботи бухгалтерської служби та визначення її чисельності

Для розрахунку чисельності бухгалтерської служби використовують норми:

1) норми часу на виконання кожного виду облікових робіт у розрізі об’єктів обліку;

2) нормативи чисельності працівників бухгалтерської служби [35].

Чисельність працівників бухгалтерської служби залежить від трудомісткості облікових робіт. Трудомісткість типових видів облікових робіт розраховується за формулою:

де: Т₀ - витрати часу (норми часу у годинах) на виконання певного типового виду роботи. Вони наведені у першому розділі Міжгалузевих нормативів чисельності;

V_i - обсяг певного типового виду роботи, виконуваної за рік.

Перелік таких облікових робіт формується окремо для кожного об’єкта обліку.

Загальна трудомісткість типових облікових робіт, що виконуються бухгалтерією за рік, розраховується за формулою:

 де: Т_з - загальна трудомісткість облікових робіт за рік;

- трудомісткість типових видів облікових робіт;

н - кількість видів робіт, що виконуються апаратом бухгалтерської служби.

Розрахуємо трудомісткість робіт з обліку праці та її оплати за показниками:

1. Середньоспискова чисельність працівників бюджетної установи – 250 осіб.

2. Заробітна плата нараховується щомісячно за відпрацьований час.

3. Кожному працівнику розраховується оплата за час відпустки.

4. Із сум заробітної плати утримуються податок з доходів фізичних осіб, єдиний соціальний внесок, а також профспілкові внески.

Розрахунок нормативної трудомісткості облікових робіт наведено у табл. 2.1.

Таблиця 2.1

Розрахунок нормативної трудомісткості облікових робіт

Назва господарських операцій (одиниця виміру позиції – облікова операція за одним працівником на місяць).	Кількість операцій на рік, які щомісячно повторюю ться для всіх працівників (250 х 12 = 3000)	Норма часу на виконання операції, лю дино-годин	Річна трудомісткість, людино-годин (гр. 2 х гр. 3)
1 Нарахування заробітної плати працівникам за відпрацьований час	3000	0,15	450
2 Нарахування оплати за відпустку	250	0,10	25
3. Утримання податку з доходів фізичних осіб	3000	0,10	300
4. Утримання єдиного соціального внеску та профспілкових внесків	3000х2=6000	0,15	900
Разом	X	X	1675

Нормативна чисельність працівників бухгалтерської служби, необхідних для виконання певного виду облікових робіт визначається діленням загальної трудомісткості облікових робіт на річний фонд робочого часу одного працівника. Вона коригується на коефіцієнт невиходів на роботу та коефіцієнт комп’ютеризації облікових робіт. Чисельність працівників апарату бухгалтерської служби розраховується за формулою:

  

  де: Н - нормативна чисельність працівників апарату бухгалтерської служби, осіб;

Т_з – загальна трудомісткість облікових робіт за рік;

Ф – річний фонд робочого часу одного працівника, годин;

К – коефіцієнт, що враховує заплановані невиходи працівників на роботу (відпустки, хвороби тощо), як правило, він становить 1,15;

К_к.п.з. - коефіцієнт рівня комп’ютеризації облікових робіт.

Поправочні коефіцієнти, що враховують рівень автоматизації облікових робіт, наведені у табл.2.2.

Таблиця 2.2

Поправочні коефіцієнти на рівень автоматизації облікових робіт

Частка облікових робіт, що виконуються на ПЕОМ, %	Менше 70	71 - 80	81 - 90	91 - 95	96 - 100
Поправочний коефіцієнт Кк.п.з.	1,3	1,2	1,1	1,05	1,0

Розрахуємо нормативну чисельність бухгалтерів, необхідних для нарахування заробітної плати за показниками:

1. Загальна трудомісткість облікових робіт 1675 людино-годин.

2. Річний фонд робочого часу одного бухгалтера 2002 години.

3. Коефіцієнт автоматизації облікових робіт 1,3.

Для розрахунку нормативної чисельності бухгалтерів з обліку заробітної плати використано табл. 2.3.

Таблиця 2.3

Розрахунок нормативної чисельності бухгалтерів з обліку заробітної плати

Найменування розрахункових показників	Значення
1 Річний фонд робочого часу одного працівника в 2010 р.	2 002 години
2 Коефіцієнт який враховує заплановані невиходи працівників (з відпусток, хвороб тощо)	1,15
3 Коефіцієнт комп’ютеризації облікових робіт, обсяг яких становить 60 % загального обсягу облікових робіт	1,3
4 Нормативна чисельність – 1675 : 2002 х 1,15 х 1,3 = 1,25	1 бухгалтер

Загальна нормативна чисельність (Н_з) працівників апарату бухгалтерської служби із урахуванням обсягів комп’ютеризації облікових робіт визначається за формулою:

де: Нз- загальна нормативна чисельність працівників апарату бухгалтерської служби

Н - нормативна чисельність працівників бухгалтерської служби, чол.;

К_к.п.з. - коефіцієнт рівня комп’ютеризації облікових робіт.

Розрахуємо загальну нормативну чисельність апарату бухгалтерської служби за показниками:

1. Середньоспискова чисельність працівників бюджетної установи (Ч_пр.) - 250 осіб.

2. Кількість самостійних структурних підрозділів (N_с.п.) - 10 од.

3. Частка облікових робіт, що виконуються на ПЕОМ, менше 70 відсотків.

Розрахунок:

1. Нормативна чисельність працівників бухгалтерської служби (Н) для бюджетної установи із чисельністю 250 осіб і 10 самостійними структурними підрозділами становить 4,8 особи.

2. Коефіцієнт комп’ютеризації облікових робіт (К_к.п.з = 1,3).

3. Загальна нормативна чисельність працівників апарату бухгалтерської служби становить:

Нз = 4,8 х 1,3 = 6, 24 = 6 осіб.

3. Структура і побудова апарату бухгалтерської служби

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби – це форма поділу і кооперування праці, що включає поділ облікової роботи між бухгалтерами; вибір структури та форми апарату бухгалтерської служби, визначення його завдань, обов’язків і функцій, регламентацію облікового процесу та роботи бухгалтерської служби.

Поділ праці – це розчленування облікового процесу на окремі самостійні види робіт та їх закріплення за виконавцями. Поділ праці здійснюється за двома напрямками: 1) за характером і змістом роботи; 2) за рівнями складності облікової роботи ( за рівнем кваліфікації персоналу).

За характером і змістом роботи її поділяють за такими принципами:

1. предметним (тематичним; оперативно-виробничим, топологічним) – облікова робота поділяється за об’єктами обліку, наприклад, сектор або група обліку необоротних активів; сектор або група обліку запасів; сектор або група обліку грошових коштів; сектор або група обліку заробітної плати та стипендій; сектор або група обліку видатків та доходів; сектор або група обліку розрахункових операцій;

2. функціональним – робота поділяється у розрізі однорідних облікових операцій, що є складовими технологічного процесу. Так, один сектор приймає документи або їх складає, другий – їх перевіряє та обробляє; третій – веде аналітичний та синтетичний облік; четвертий – складає звітність;

3. змішаним - застосовують одночасно предметний та функціональний принципи.

За рівнями кваліфікації персонал бухгалтерської служби поділяють на:

1. керівників, що очолюють апарат бухгалтерської служби або його структурні підрозділи (головні бухгалтери та їх заступники);

2. професіоналів – висококваліфіковані працівники із фаховою вищою освітою та стажем роботи за спеціальністю;

3. фахівців – спеціалісти із базовою фаховою освітою;

4. технічних службовців, які виконують переважно прості механічні операції (касири, обліковці).

Кооперування праці – це об’єднання окремих виконавців у групи, сектори, їх робота під керівництвом старшого бухгалтера з метою оптимального використання людських ресурсів. Кооперація праці апарату бухгалтерської служби здійснюється на таких організаційних рівнях (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Рівні кооперування праці

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби – це форма поділу і кооперування праці, що включає поділ облікової роботи між бухгалтерами; вибір структури та форми апарату бухгалтерської служби, визначення його завдань, обов’язків і функцій, регламентацію облікового, контрольного і аналітичного процесів та роботи бухгалтерської служби.

Форми апарату бухгалтерської служби:

1) централізована - створюється головна бухгалтерія, у якій і ведеться облікова робота. Апарат бухгалтерської служби розташовується сконцентровано, як правило, у приміщенні адміністрації і як методично, так і адміністративно підпорядковується головному бухгалтеру;

2) децентралізована - крім головної бухгалтерської служби у структурних підрозділах бюджетної установи створюються відділи (групи) бухгалтерської служби.

Типи апарату бухгалтерської служби:

1) лінійний (ієрархічний) - усі бухгалтера безпосередньо підпорядковуються головному бухгалтеру, який контролює роботу кожного виконавця. Така організаційна побудова характерна для невеликих бюджетних установ, де чисельність бухгалтерів не перевищує 10-12 осіб;

2) лінійно-штабний (по вертикалі) - апарат бухгалтерської служби поділяють на самостійні структурні підрозділи – сектори, відділи, групи, кожний з яких очолює старший бухгалтер або заступником головного бухгалтера, який відповідає за роботу даного структурного підрозділу і контролює її;

3) комбінований (функціональний) – апарат бухгалтерської служби поділяють на самостійні підрозділи, які виконують предметно-замкнені облікові процеси, обов’язки і функції поділяють за функціональним принципом. Застосовують у міністерствах та департаментах.