6.2. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами
Організація обліку розрахунків із підзвітними особами включає: визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт; встановлення для кожного структурного підрозділу установи (щоквартально) ліміту підзвітних сум; організацію розрахунку підзвітної суми; розробку і затвердження порядку видачі грошей під звіт; порядку оформлення посвідчень про відрядження та їх реєстрації у спеціальному журналі; організацію облікових номенклатур; порядку звітування за витраченими підзвітними коштами; вибір носіїв облікової інформації; розробку методики й техніки перевірки і обробки звітів; методики й техніки синтетичного та аналітичного обліку.
Перелік посад, які мають право отримувати кошти під звіт, формується на основі штатного розкладу установи. При цьому враховують мету витрачання коштів та кількість запланованих заходів на рік. При визначенні переліку посад пріоритетність надається працівникам вищого рівня кваліфікації із урахуванням можливості його підвищення, що буде наслідком участі посадової особи у запланованих заходах. До такого переліку посад включають:
керівника установи та його заступників (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналогічного профілю тощо);
головного бухгалтера та його заступників (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головним розпорядникам коштів);
провідних спеціалістів установи (наукові відрядження для участі в конференціях, наукових експедиціях; стажуванні за кордоном);
заступників керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедиторів (для закупівлі матеріальних запасів; для доставки товарно-матеріальних цінностей до установи).
У розпорядчому документі бюджетної установи доцільно вказувати не прізвище, ім’я та по-батькові працівників, яким дозволено отримувати готівку під звіт, а відповідну посаду, щоб уникнути необхідності внесення змін до нього у випадку звільнення того чи іншого працівника.
Кошти, видані під звіт, витрачаються на оплату господарських видатків, видатків на відрядження (конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), та видатків на наукові експедиції згідно планів роботи науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо.
Для визначення ліміту підзвітних сум вивчають потреби у коштах на оплату запланованих заходів у розрізі кожного структурного підрозділу. Ліміт підзвітних сум встановлюється на певний період, як правило, на квартал. За основу розрахунку беруться умовно відомі витрати на відрядження, кількість відряджень та осіб, обсяг матеріальних запасів, що будуть придбані через підзвітних осіб, тощо.
Сума авансу на відрядження визначається виходячи з вартості проїзду до місця відрядження і назад, витрат на проживання у готелі та кількості днів відрядження. Організація розрахунку авансової суми включає: забезпечення бухгалтера нормативними документами, що регламентують порядок оплати видатків на відрядження (постанова Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» [100] та Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон [59]); розробку робочої інструкції про порядок розрахунку авансових сум; забезпечення інформацією щодо вартості квитків на транспортні засоби і найму житла та про ціни на матеріальні запаси, що планується придбати.
Особам, які направляються у відрядження, відшкодовуються витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання квитків) до місця відрядження і назад); на оплату найма житлового приміщення; на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат за всі дні проживання; на користування постільними речами у поїздах; на оформлення закордонних паспортів; на оформлення дозволів на в'їзд (віз); на оплату службових телефонних розмов, тощо за наявності підтвердних документів. У межах України добові витрати встановлюються у розмірі 30 грн., а витрати на найм приміщення – 250 грн. Норми витрат за кордон встановлюються окремо для кожної країни [100].
Витрати на проживання відшкодовують на основі оригіналів документів, що підтверджують найм житлового приміщення. Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків готелів (мотелів), тощо або до проїзних документів, оплачуються за рахунок добових витрат. Сума авансу на придбання товарів або оплату робіт, послуг визначається виходячи із господарських потреб із урахуванням обмежень НБУ, запроваджених для розрахунків готівкою [59].
Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.
Для організації обліку розрахунків із підзвітними особами необхідно вирішити три групи питань: 1) організацію видачі грошей під звіт; 2) організацію приймання і перевірки звітів; 3) організацію аналітичного і синтетичного обліку розрахунків із підзвітними особами.
Організація видачі грошей у підзвіт включає: перевірку наказу про видачу грошей під звіт, наказу про відрядження працівника, наявності або відсутності заборгованості за попередньо виданими авансами, розробку порядку видачі грошей під звіт та її документального оформлення.
Порядок видачі грошей під звіт та подання звіту витрачання регулюється Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Гроші під звіт видаються при відсутності заборгованості працівника за раніше виданими авансами. Гроші можуть видаватись готівкою з каси бюджетної установи за видатковим касовим ордером або шляхом зарахування на картковий рахунок у відділенні банку із застосуванням корпоративної платіжної картки або особистої платіжної картки працівника для використання її за призначенням без оприбуткування в касі. Документи на видачу підзвітних сум (видатковий касовий ордер або платіжне доручення) складаються на основі заяви підзвітної особи з дозволом керівника та доданих до неї наказів про відрядження, тощо.
Підзвітні особи подають до бухгалтерської служби бюджетної установи звіт про використання сум, виданих під звіт та на відрядження у строки і у порядку, установленому законодавством України. До звіту додаються документи, що підтверджують витрати підзвітної особи (товарно-транспортні накладні, товарні чеки, рахунки-фактури, проїзні квитки, квитанції, рахунки, копії видаткового касового ордера, довідки за встановленими формами, сліпи, квитанції торговельного термінала, тощо). Схема розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями відображено на рис. 9.3.
Підзвітна особа, що одержувала готівку з карткового рахунку подає документи, що підтверджують суму операції (чек банкомата).
Рис. 9.3. Схема обліку розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями
Звіт подається до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, в якому платник податків 1) закінчує відрядження; 2) завершує виконання окремої операції за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт. Залишок невикористаних коштів у валюті авансу повертається до каси установи в терміни, встановлені для здавання звіту. Звіти ретельно перевіряються бухгалтерською службою установи. При цьому встановлюють: правильність оформлення первинних документів та їх відповідність наказам, правильність арифметичних підрахунків, законність витрат. Після перевірки достовірності звіту та доцільності видатків бухгалтер розраховує суми до відшкодування, яка заноситься у звіт. Керівник установи зобов’язаний не пізніше п’ятьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених Звітів, після чого здійснюється кінцевий розрахунок з підзвітною особою. Відповідно до нормативних документів керівник установи має право не пізніше одного місяця з дня закінчення терміну, встановленого для повернення сум невитрачених авансів, видати наказ (розпорядження) про утримання такої суми із заробітної плати працівника.
Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться у меморіальному ордері 8 ф. 386 (бюджет) «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» за кодами економічної класифікації видатків у розрізі кожної особи. Вона заповнюється на підставі документів про видачу грошей під звіт та звітів про використання сум, виданих під звіт та на відрядження.