6. Організація обліку розрахунків з різними дебіторами

6.1. Організація обліку розрахунків в порядку планових платежів

Організація обліку розрахунків з постачальниками у порядку планових платежів та шляхом авансових виплат включає: вибір форми розрахунків; встановлення термінів сплати коштів та одержання товарно-матеріальних цінностей; організацію картотеки адресних, платіжних та відвантажувальних реквізитів постачальників; узгодження порядку та термінів проведення взаємозвірок; організацію документування операцій з відвантаження цінностей та сплати коштів; вибір регістрів аналітичного і синтетичного обліку; розробку методики і техніки аналітичного і синтетичного обліку; організацію технології обліку розрахунків.

Розрахунки у порядку планових платежів – це розрахунки, що здійснюються за поставку матеріальних цінностей та надання послуг суб’єктами господарювання, з якими у бюджетних установ встановлені договірні постійні господарські зв’язки, що мають систематичний характер. При цьому, грошові кошти сплачуються не за кожною поставкою, а періодично у терміни і у розмірах, встановлених договорами. Така форма розрахунків застосовується для розрахунків з продовольчими базами за продукти харчування, з госпрозрахунковими аптеками за медикаменти, з організаціями громадського харчування за талони на харчування учнів, з автотранспортними підприємствами за послуги автотранспорту.

При виборі форм розрахунків перевага надається найбільш оптимальній для бюджетної установи. Терміни сплати коштів встановлюються із мінімальним проміжком часу між моментом списання грошових коштів з рахунків установи та отримання товарно-матеріальних цінностей. Суми кожного планового платежу і терміни перерахування сторони встановлюють на поточний місяць (квартал), з огляду на періодичність платежів та обсяги поставок чи закупівель, надання послуг за договорами, угодами або фактичні поставки за минулий місяць. У платіжному дорученні з планових платежів установами-платниками у графі «Призначення платежу» позначається «Плановий платіж згідно з договором, номер договору та дата договору», а також вказується термін платежу і цільове призначення коштів.

Щомісячно постачальник і бухгалтерія бюджетної установи звіряють стан розрахунків на підставі «Акту звірки». У ньому вказують вартість фактично одержаних за місяць матеріальних цінностей і суми сплачених коштів. На основі акту здійснюють перерахунок коштів.

Аналітичний облік розрахунків із постачальниками в порядку планових платежів ведеться на картках (форма 272-а) або в книгах (форма 292) за кожним договором окремо. Синтетичний облік розрахунків в порядку планових платежів відображається в накопичувальній відомості ф. 410 - меморіальний ордер 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів». Облік ведуть окремо за кожним постачальником, для якого відводять необхідну кількість рядків з метою відображення операцій упродовж місяця в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Операції, здійснювані за рахунок коштів спеціального фонду, фіксують в окремому ордері. Записи в меморіальний ордер здійснюють за кожним документом (платіжним дорученням, рахунком) у міру здійснення операції. На кінець місяця обчислюють загальний залишок, а також визначають стан розрахунків з кожним постачальником у розрізі кодів економічної класифікації видатків.