Тема 9. Організація обліку грошових коштів та
РОЗРАХУНКІВ
План
1. Основи організації обліку грошових коштів і розрахунків
2. Організація обліку касових операцій
3. Організація обліку операцій на рахунках у банках та в органах Державної казначейської служби України
4. Організація обліку інших коштів
5. Організація обліку розрахунків з покупцями та замовниками
6. Організація обліку розрахунків з різними дебіторами
6.1. Організація обліку розрахунків в порядку планових платежів
6.2. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами
6.3. Організація обліку розрахунків з відшкодування завданих збитків
6.4. Організація обліку розрахунків з іншими дебіторами
7. Організація обліку розрахунків з іншими кредиторами
7.1. Організація обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками
7.2. Організація обліку розрахунків за податками, зборами та іншими обов’язковими платежами
7.3. Організація обліку розрахунків з іншими кредиторами
1. Основи організації обліку грошових коштів і розрахунків
Організація обліку грошових коштів, розрахунків та інших активів включає організацію обліку грошових коштів у касі; грошових коштів на рахунках в установах банків та органах Державного ДКСУ; інших коштів; короткострокових векселів одержаних; розрахунків з різними дебіторами.
Організація обліку грошових коштів та розрахунків - це цілеспрямоване упорядкування способів і методів збирання первинної облікової інформації, обробки показників, вибору вихідної інформації, раціоналізації й удосконалення оперативного контролю та роботи облікового апарату.
Для раціональної організації обліку грошових коштів необхідно забезпечити певні передумови: забезпечити бухгалтерію нормативними документами з обліку грошових коштів та розрахунків, реквізитами контрагентів для складання документів; наявність мережі банків та органів ДКСУ; облаштування каси відповідно до вимог нормативних документів; своєчасне фінансування з бюджету для забезпечення обіговими коштами в обсягах, необхідних для своєчасних розрахунків; наявність штату касирів та інкасаторів відповідної кваліфікації.
2. Організація обліку касових операцій
Організація обліку касових операцій включає: 1) організацію приміщення каси та збереження готівки; 2) організацію документування касових операцій; 3) організацію аналітичного і синтетичного обліку касових операцій; 4) організацію оперативного контролю касової дисципліни.
Організація касового господарства включає: обладнання приміщення каси, яке б унеможливлювало доступ до нього сторонніх осіб; підбір кадрів; організацію доставки виручки у банк та готівки з банку; охорону каси. Касири є матеріально-відповідальними особами, з ними укладаються договори про повну матеріальну відповідальність.
Ліміт каси установлюється бюджетною установою самостійно, на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі. Ліміт розраховується виходячи із залишків каси за три місяці попереднього року, взятих поспіль. Розрахунок ліміту каси підписується особами, яким надано право першого та другого підписів, відповідно до вимог нормативно-правових актів НБУ. У розрахунку зазначається визначений у договорі про здійснення розрахунково-касового обслуговування між органом ДКСУ та клієнтом строк здавання готівкової виручки (готівки) в установу банку для зарахування її на рахунки, відкриті в органах ДКСУ. Ліміт каси встановлюється та затверджується внутрішніми розпорядчими документами бюджетної установи. Бюджетні установи, що розпочинають свою діяльність, на перших три місяці своєї роботи ліміт каси встановлюють відповідно до прогнозних розрахунків. Установлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси переглядається за фактичними показниками діяльності.
Організація документування касових операцій включає: вибір первинних документів, якими оформлюються касові операції; розробку порядку їх складання, реєстрації, перевірки та підписування; призначення осіб, відповідальних за оформлення документів; забезпечення бухгалтерів реквізитами, необхідними для складання документів, комп’ютерною технікою для їх заповнення та реєстрації у журналі та розробку графіків документообігу.
Готівка до каси приймається за прибутковими касовими ордерами (ф. КО-1). Їх підписує головний бухгалтер або особа, уповноважена наказом по підприємству. Особам, яка вносить кошти, видається квитанція за підписом головного бухгалтера, засвідчена відбитком печатки бюджетної установи. Видачу готівки з каси оформлюють видатковими касовими ордерами (ф. КО-2) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер. До видаткових ордерів додають заяву на видачу готівки, розрахунки, платіжні відомості, тощо. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості заповнюються бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну. Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу бухгалтер реєструє у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. КО-3). Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання. Ордери, за якими операції не виконані (внаслідок відсутності осіб, які вносять або одержують кошти), анулюють, про що роблять відмітку у журналі реєстрації документів. Для виконання операції на наступний день у разі потреби складають новий ордер з новим номером.
Організація аналітичного й синтетичного обліку касових операцій включає: вибір регістрів аналітичного і синтетичного обліку касових операцій; методики і техніки аналітичного й синтетичного обліку касових операцій.
Схему обліку касових операцій зображено на рис. 9.1.
Рис. 9.1. Схема обліку касових операцій
Кожну операцію з руху готівки за показниками касових ордерів записують до касової книги. Для кожного виду валют відкривають окрему касову книгу. Її оформлюють відповідно до вимог нормативних документів (аркуші пронумерувати та прошнурувати, кількість засвідчити підписами керівника і головного бухгалтера та скріпити відбитком печатки бюджетної установи). Записи здійснюються у день їх здійснення. У кінці робочого дня касир обраховує обороти по касі та виводить залишок готівки. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша, залишаються у касовій книзі. До другого відривного примірника аркуша касової книги додають усі документи, що стали підставою для здійснення операцій і формують звіт касира, який подається до бухгалтерської служби. Невід’ємною складовою організації обліку касових операцій є розробка порядку приймання звіту касира бухгалтером. Після його ретельної перевірки бухгалтер підписом у касовій книзі засвідчує кількість одержаних прибуткових та видаткових касових ордерів. Звіт касира є регістром аналітичного обліку касових операцій.
Для обліку цільового використання готівки призначена Картка аналітичного обліку готівкових операцій. До неї записують кожну операцію з надходження або видачі готівки з каси установи у розрізі кодів бюджетної класифікації (окремо за загальним та спеціальним фондами). Також у розрізі кодів виводиться залишок готівки на початок і кінець дня. У централізованих бухгалтеріях для установ, що обслуговуються, складаються окремі картки за кожною установою та загальна картка за всіма обслуговуючими установами. Картка відкривається щомісячно, записи в ній здійснюються на підставі кожного звіту касира. Підсумок "Усього (за КФК, видом коштів)" є проміжним і виводиться за кожним звітом касира в розрізі кодів видатків та видів коштів. Підсумок проміжних граф виводиться у рядку "Усього", який призначений для контролю за правильністю здійснення записів і повинен відповідати даним звіту касира. Картка аналітичного обліку готівкових операцій підписується виконавцем та особою, що перевірила картку.
За показниками перевірених та оброблених звітів касира заповнюється Накопичувальна відомість за касовими операціями ф. 380 (бюджет) - меморіальний ордер № 1, що є регістром синтетичного обліку касових операцій. Його заповнюють у хронологічному порядку. Для кожного виду валюти відкривають окремі меморіальні ордери, які нумеруються відповідно № 1-1, 1-2, 1-3, 1-4 тощо. Їх заповнюють у валюті здійснення операцій із перерахунком у національну грошову одиницю за курсом НБУ на день здійснення операцій. Показники меморіальних ордерів щомісяця переносяться до книги "Журнал-головна".
3. Організація обліку операцій на рахунках у банках та в органах Державної казначейської служби України
Рахунки для обліку операцій щодо виконання місцевих бюджетів відкриваються в органах ДКСУ відповідно до законодавства. Перерахування платежів, сплачених платниками до місцевих бюджетів, здійснюється через Систему електронних платежів НБУ на рахунки, відкриті в органах ДКСУ у розрізі місцевих бюджетів та кодів класифікації доходів бюджету. У процесі казначейського обслуговування коштів місцевих бюджетів Органи ДКСУ можуть використовувати систему дистанційного обслуговування “Клієнт ДКСУ - Казначейство" з використанням ключів електронних цифрових підписів акредитованого центру сертифікації ключів ДКСУ України.
На реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів та рахунки одержувачів бюджетних коштів, що перебувають на казначейському обслуговуванні, відкриті в органах ДКСУ, зараховуються кошти, які надходять як від вищих та підвідомчих установ, так і від юридичних та фізичних осіб на утримання, виконання певних доручень, здійснення певних видатків, відновлення касових видатків тощо.
Органи ДКСУ здійснюють розрахунково-касове обслуговування розпорядників бюджетних коштів шляхом проведення платежів з реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників бюджетних коштів та рахунків одержувачів бюджетних коштів, відкритих в органах ДКСУ, відповідно до кошторисів, планів асигнувань загального фонду місцевих бюджетів (за винятком надання кредитів з місцевих бюджетів), планів спеціального фонду місцевих бюджетів (за винятком власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків), планів надання кредитів із загального фонду місцевих бюджетів або планів використання бюджетних коштів та помісячних планів використання бюджетних коштів.
Органи ДКСУ здійснюють платежі на підставі платіжних доручень розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів у разі наявності в обліку відповідного бюджетного зобов'язання та бюджетного фінансового зобов'язання у межах залишків бюджетних коштів на рахунках розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів за відповідними кодами економічної класифікації видатків та класифікації кредитування.
Підтвердні документи (договори, звіт про результати проведення процедури закупівлі тощо) надаються у разі потреби здійснення авансування, поетапної оплати зареєстрованих бюджетних фінансових зобов'язань тощо.
У разі проведення розрахунків на умовах авансування розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів протягом трьох робочих днів після завершення терміну поставки товарів, виконання робіт, надання послуг, визначеного договірними зобов'язаннями відповідно до законодавства, подають до органів ДКСУ документи, що підтверджують отримання таких товарів, робіт та послуг.
Платіжні доручення подаються до органів ДКСУ в кількості примірників, необхідних для всіх учасників безготівкових розрахунків. Форма, обов'язкові реквізити, строк дії платіжних доручень та вимоги до заповнення розрахункових документів на паперових носіях визначено Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженою постановою Правління НБУ від 21 січня 2004 року № 22.
У платіжному дорученні повинні бути заповнені всі реквізити, передбачені його формою. Реквізит "Призначення платежу" платіжного доручення заповнюється з урахуванням вимог нормативно-правових актів та повинен містити повну інформацію про платіж та документи, на підставі яких здійснюється перерахування бюджетних коштів отримувачу. У разі невідповідності дати подання даті платіжного доручення у полі "Одержано банком" платіжного доручення на всіх примірниках обов'язково проставляються дата подання та підпис казначея.
Подані розпорядниками бюджетних коштів та одержувачами бюджетних коштів платіжні доручення перевіряються органами ДКСУ щодо наявності всіх необхідних реквізитів, відповідності підписів відповідальних посадових осіб і відбитка печатки установи зразкам. За правильність оформлення та достовірність інформації, наведеної у платіжному дорученні, відповідає розпорядник бюджетних коштів (одержувач бюджетних коштів).
Перерахування бюджетних коштів з рахунків розпорядників бюджетних коштів (одержувачів бюджетних коштів) здійснюються на підставі першого примірника розрахункового документа, який залишається на зберіганні в органі ДКСУ.
Після проведення видатків на платіжних дорученнях, за якими проведено оплату, ставиться відмітка у вигляді відбитка штампа казначея "Оплачено".
Для оформлення документів на отримання заробітної плати, стипендії, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що належать до видатків, які не можуть бути здійснені в безготівковій формі, розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів подають до органів ДКСУ заявку на видачу готівки у двох примірниках.
Після видачі готівки один примірник заявки на видачу готівки повертається розпоряднику бюджетних коштів або одержувачу бюджетних коштів з відбитком штампа казначея за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку, інший примірник зберігається в органах ДКСУ. Заявки на видачу готівки виписуються розпорядниками бюджетних коштів та одержувачами бюджетних коштів на осіб, з якими в них укладені договори про повну матеріальну відповідальність та які мають право отримувати і видавати кошти.
У заявках на видачу готівки для виплати заробітної плати указуються суми податку на доходи фізичних осіб, суми єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, інші платежі, які утримані із заробітної плати та нараховані на фонд оплати праці відповідно до законодавства.
Розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів при отриманні заробітної плати і прирівняних до неї платежів разом із заявкою на видачу готівки повинні подавати платіжні доручення на перерахування утриманих із заробітної плати працівників та нарахованих на фонд оплати праці податків до бюджету і єдиного внеску.
У реквізиті платіжного доручення "Призначення платежу" в разі сплати платежів, утриманих із заробітної плати працівників та нарахованих на фонд оплати праці податків до бюджету і єдиного внеску, зазначається період, за який здійснено виплату.
Розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів несуть відповідальність за правильність нарахування заробітної плати і прирівняних до неї платежів, повноту перерахування утриманих із заробітної плати і нарахованих на фонд оплати праці податків до бюджету та єдиного внеску при виплаті заробітної плати і прирівняних до неї виплат, а також за достовірність даних, зазначених в реквізиті платіжного доручення "Призначення платежу".
Готівка на здійснення інших видатків, які не можуть бути проведені у безготівковій формі, розпорядникам бюджетних коштів та одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки на видачу готівки.
Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше десяти робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі в населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці цілі, може бути продовжено до закінчення терміну відрядження. Відповідальність за нецільове використання готівки несе розпорядник бюджетних коштів або одержувач бюджетних коштів.
Після отримання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) матеріальних цінностей або послуг, придбаних/отриманих за готівку, до органів ДКСУ подаються документи, які підтверджують здійснені видатки (акти придбання матеріальних цінностей чи послуг, рахунки-фактури тощо).
Акт придбання матеріальних цінностей складається за формою згідно з додатком 35 до цього Порядку, затверджується керівником (заступником керівника) розпорядника бюджетних коштів (одержувача бюджетних коштів) та підписується комісією, яка створена відповідним розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів). У разі неподання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) до Органу ДКСУ протягом трьох робочих днів після закінчення терміну, на який надається готівка під звіт, документів, що підтверджують отримання товарів, робіт чи послуг, Органи ДКСУ припиняють видачу готівки на зазначені цілі. Видача готівки відновлюється після подання розпорядником бюджетних коштів (одержувачем бюджетних коштів) до Органу ДКСУ документів, що підтверджують отримання товарів, робіт чи послуг.
При застосуванні системи безготівкової виплати заробітної плати бюджетні кошти перераховуються (за згодою працівників) на вкладні рахунки відповідно до заявки на видачу готівки та перерахування коштів на вкладні рахунки, форма якої передбачена Порядком обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, та платіжного доручення.
На підставі перевіреної заявки на видачу готівки відповідальні особи органів ДКСУ підписують грошові чеки на отримання готівки. Для отримання готівки з рахунків органів ДКСУ групи 257 розпорядникам бюджетних коштів (одержувачам бюджетних коштів) видаються грошові чекові книжки. Для отримання грошової чекової книжки розпорядник бюджетних коштів (одержувач бюджетних коштів) зі свого реєстраційного рахунка здійснює оплату її вартості відповідному банку. Після підтвердження факту оплати (копія платіжного доручення) орган ДКСУ в установленому порядку отримує в банку чекові книжки та реєструє їх у журналі реєстрації отриманих та виданих чекових книжок.
Передача грошової чекової книжки розпоряднику бюджетних коштів (одержувачу бюджетних коштів) здійснюється на підставі довіреності розпорядника бюджетних коштів (одержувача бюджетних коштів) установленої форми шляхом оформлення акта приймання-передачі грошових чекових книжок у двох примірниках. Один примірник залишається в органі ДКСУ, інший разом з чековою книжкою передається розпоряднику бюджетних коштів (одержувачу бюджетних коштів). У журналі реєстрації отриманих та виданих чекових книжок у графі "Передано" зазначаються найменування розпорядника бюджетних коштів (одержувача бюджетних коштів), номер і дата довіреності, номер і дата акта приймання-передачі чекової книжки. Розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів списують чекові книжки у встановленому законодавством порядку.
Уповноважені особи розпорядників бюджетних коштів (одержувачів бюджетних коштів) на підставі належно оформлених грошових чеків отримують готівку з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів ДКСУ за балансовими рахунками групи 257 "Кошти державного та місцевого бюджетів для виплат" Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України. Рахунки групи 257 є рахунками, на які зараховуються кошти до виплати без перерахувань. Кошти на балансові рахунки групи 257 зараховуються на підставі заявок на видачу готівки розпорядників бюджетних коштів та/або одержувачів бюджетних коштів.
Для проведення операцій із застосуванням банківських платіжних карток розпорядникам бюджетних коштів відкриваються карткові рахунки в установах банків на умовах договору. У договорі повинні бути вказані довірені особи розпорядника бюджетних коштів, перелік яких додається до заяви про відкриття карткових рахунків.
Довірена особа може використовувати банківську платіжну картку як для отримання готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків, пов'язаних з господарською діяльністю розпорядника бюджетних коштів, у тому числі на представницькі потреби та витрати на відрядження.
Для проведення операцій із застосуванням банківських платіжних карток на картковий рахунок платіжним дорученням зараховуються кошти шляхом їх переказу з відповідних рахунків розпорядника бюджетних коштів. При казначейському обслуговуванні платіжне доручення на перерахування бюджетних коштів складається на підставі заявки на видачу готівки розпорядника бюджетних коштів.
Кошти, які зараховуються на картковий рахунок, є підзвітними коштами довіреної особи розпорядника бюджетних коштів. Оприбуткування отриманих коштів та включення їх до авансового звіту про їх використання проводяться довіреною особою на підставі виписки з карткового рахунка або, у разі отримання готівки у банкоматі, чека банкомата.
Довірена особа розпорядника бюджетних коштів зобов'язана подати до бухгалтерії розпорядника бюджетних коштів авансовий звіт про використання коштів з банківської платіжної картки разом із підтвердними документами та залишком невикористаної готівки відповідно до законодавства. Залишки невикористаної готівки повертаються довіреною особою згідно із законодавством.
Розпорядник бюджетних коштів забезпечує здійснення усіх господарських операцій з використанням карткових рахунків відповідно до законодавства.
Залишки коштів, не використані довіреною особою у визначені терміни, повертаються на рахунок, з якого вони були перераховані.
При внесенні готівки на реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів відправники коштів у платіжних документах (квитанціях тощо) зазначають номери реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунків розпорядників бюджетних коштів (одержувачів бюджетних коштів), що відкриті в органах ДКСУ, для зарахування цих коштів на рахунки власників. Кошти, які надходять на рахунки розпорядників бюджетних коштів, уважаються отриманими доходами розпорядників бюджетних коштів або коштами, що відносяться на відновлення касових видатків.
Організація обліку коштів та операцій на рахунках у банках та в органах Державної казначейської служби України. включає: організацію відкриття, використання та закриття рахунків; організацію документування операцій на рахунках; організацію аналітичного і синтетичного обліку операцій.
Бюджетні установи залежно від методу фінансового забезпечення їх діяльності можуть відкривати реєстраційні (особові) або / і поточні рахунки.
Організація відкриття, використання та закриття рахунків у банках включає: відкриття рахунків у банках; повідомлення податкової служби України за місцем реєстрації про відкриття рахунків; оформлення карток із зразками підписів розпорядників коштів, які мають право першого й другого підписів на розрахункових документах; одержання перепустки до банку для працівників (касирів) і оформлення посвідчення їх особи; узгодження графіку обслуговування бюджетної установи у банку, визначення порядку здачі готівкової виручки до банку та одержання готівки у відділенні банку, представлення замовлення на готівку, порядку одержання чекових книжок, узгодження форми розрахунків (паперова або у форматі електронних платежів у системі “клієнт-банк-клієнт”).
Бюджетна установа самостійно обирає банківські установи для зберігання коштів та обслуговування розрахунків із клієнтами, вирішуючи, які рахунки необхідно відкрити (поточні, депозитні, тощо). Кількість рахунків, які бюджетна установа має право відкривати у банках, не обмежується. Поточні рахунки відкриваються бюджетним установам в установах уповноважених банків, відповідно до Інструкції про порядок відкриття та використання рахунків у національній та іноземній валюті. Для відкриття поточних рахунків головний бухгалтер установи готує і разом з керівником подає до банку такі документи:
заяву про відкриття поточного рахунку. Заяву підписує керівник юридичної особи або інша уповноважена на це особа;
копію належним чином зареєстрованого установчого документа, засвідчену органом, який здійснив реєстрацію;
копію довідки про внесення юридичної особи до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену органом, що видав довідку, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
картку із зразками підписів і відбитка печатки, засвідчену організацією, якій адміністративно підпорядкована бюджетна установа, в установленому порядку. До картки включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства України або установчих документів надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів.
Поточні рахунки в іноземній валюті відкриваються для кожного виду валют.
Бюджетні рахунки відкриваються щорічно на початок нового бюджетного періоду відповідно до Бюджетного кодексу України, закону про Державний бюджет України та рішень про місцеві бюджети та бюджетної класифікації, затвердженої наказом Міністерства фінансів України. Вони відкриваються в органах ДКСУ протягом 45 днів з дня прийняття закону про Державний бюджет України. Розпорядники бюджетних коштів, які не мають відкритих рахунків в органі ДКСУ, для відкриття бюджетних рахунків подають такі документи:
а) заяву про відкриття рахунків установленого зразка за підписом керівника та головного бухгалтера або інших посадових осіб, яким відповідно до затвердженої в установленому порядку картки із зразками підписів та відбитка печатки надано право першого та другого підписів;
б) картку із зразками підписів та відбитка печатки і перелік рахунків, якими можуть розпоряджатися зазначені у картці особи, у двох примірниках;
в) копію довідки про включення розпорядника бюджетних коштів до Єдиного реєстру розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів.
Розпорядники бюджетних коштів, яким в органах ДКСУ справи з юридичного оформлення рахунків вже сформовані, для відкриття нового бюджетного рахунка подають заяву про відкриття рахунків установленого зразка за підписом керівника та головного бухгалтера або інших посадових осіб, яким відповідно до затвердженої в установленому порядку картки із зразками підписів та відбитка печатки надано право першого та другого підписів. Документи на відкриття всіх рахунків подають до Органу ДКСУ особи, які мають відповідні повноваження та право першого або другого підпису. Після надання повного пакета документів, оформлених у встановленому порядку, Орган ДКСУ не пізніше трьох робочих днів з дати подання заяви про відкриття рахунків клієнта відкривають відповідні рахунки.
До картки включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства надано право розпорядження рахунками та підписання платіжних, розрахункових та інших розпорядчих документів та зразок відбитка печатки.
Дозвіл на відкриття або закриття рахунків надає керівник (заступник керівника) і головний бухгалтер (заступник головного бухгалтера) органу ДКСУ. Розрахунково-касове обслуговування клієнтів здійснюється органами ДКСУ відповідно до умов договорів та додаткових договорів між органом ДКСУ і клієнтами.
Організація обліку грошових коштів на поточних та реєстраційних рахунках крім відкриття рахунків також включає:
доведення до установ банку чи ДКСУ прізвища, імені, по батькові працівника, який буде здійснювати операції на рахунках установи та забезпечення останнього довіреністю на проведення таких операцій;
узгодження графіків здійснення операцій, термінів та порядку здавання готівкової виручки;
визначення порядку та термінів отримання виписок з поточних або реєстраційних рахунків;
розробку та запровадження способів інкасації і доставки готівкових коштів із установи до банку та навпаки.
На поточних і реєстраційних рахунках здійснюються такі основні операції:
отримання установою асигнувань з Державного або місцевих бюджетів;
отримання готівкових коштів з рахунка до каси установи;
перерахування коштів з рахунка за товари, послуги, роботи, надані установі.
Для своєчасного отримання установою асигнувань з Державного або місцевих бюджетів головному бухгалтеру необхідно забезпечити:
своєчасне складання кошторису установи і плану асигнувань та їх передачу на розгляд головному розпоряднику коштів;
своєчасне і повне подання пакета звітності про використання коштів загального і спеціального фонду;
повнота і своєчасність відображення всіх фактів господарської діяльності у системі первинного, поточного та підсумкового обліку;
чітка організація внутрішнього контролю за використанням бюджетних коштів;
дотримання порядку перерахування зазначених коштів;
достовірність показників звітності про використання бюджетних коштів;
дотримання розпорядниками бюджетних коштів вимог щодо прийняття ними бюджетних зобов’язань;
цільове використання коштів.
Для організації отримання готівки коштів з реєстраційних і/або поточних рахунків установи необхідно забезпечити:
суворе дотримання правил оформлення грошового чека;
своєчасне подання до уповноваженої установи банку довідки із зазначенням термінів виплати заробітної плати;
правильність розрахунку та своєчасне подання (за 55 днів до початку кварталу) до органів ДКСУ касової заявки для отримання готівки;
своєчасне надання належним чином оформленої заявки на видачу готівки.
Для організації розрахунків з постачальниками і підрядниками та своєчасного перерахування грошових коштів з рахунка установи - споживача товарів, послуг, робіт необхідно забезпечити:
своєчасне укладання та передачу для затвердження кошторисів і планів асигнувань установи;
повне висвітлення інформації при складанні Реєстру зобов’язань розпорядника коштів бюджету, Реєстру фінансових зобов’язань розпорядників коштів бюджету та Довідки про суми фінансових зобов’язань, повне їх оформлення та своєчасне подання до органів Державного ДКСУ;
підготовка та подання разом з вказаними інформаційно-довідковими документами відповідного пакета документів, якими оформляються операції;
дотримання принципу цільового використання бюджетних коштів;
своєчасне подання установою фінансової звітності про виконання кошторисів доходів і видатків та використання бюджетних коштів;
суворе дотримання фінансової дисципліни та економії бюджетних коштів.
Організація операцій з грошовими коштами та розрахункових операцій включає чіткий розподіл функціональних обов’язків між персоналом бухгалтерської служби та запровадження системи внутрішнього поточного контролю.
Організація документування операцій на рахунках у банках включає: забезпечення бухгалтерської служби нормативними документами; вибір форм документів; забезпечення бланками розрахункових документів; доведення до бухгалтерів шифрів банків, номерів рахунків та інших платіжних реквізитів контрагентів, термінів сплати податків, зборів та інших видів зобов’язань перед фізичними та юридичними особами; розробку порядку складання розрахункових документів та ведення журналу їх реєстрації; порядку представлення документів до банку та до установ ДКСУ; призначення осіб, відповідальних за складання документів, їх перевірку та підписання; розробку графіків документообігу та забезпечення бухгалтерської служби комп’ютерною технікою, необхідною для складання документів.
Для правильного складання розрахункових документів необхідно розробити перелік номенклатур (табл. 9.1).
Таблиця 9.1
Перелік номенклатур з обліку грошових коштів та розрахунків
Назва номенклатур |
Призначення номенклатур |
Носії облікової інформації |
Назва розрахункового документа Код розрахункового документа Номер розрахункового документа Дата складання Дата валютування Сума операції Код платника Платник Номер рахунку платника Банк платника Код банку платника Банк отримувача Код банку отримувача Отримувач Код отримувача Номер рахунку отримувача Призначення платежу Головний розпорядник коштів / розпорядник коштів другого рівня Назва рахунку (поточний, реєстраційний, спеціальний) |
Для обліку надходження коштів Для обліку витрат коштів |
|
Перелік номенклатур з обліку грошових коштів та розрахунків розробляється окремо за операціями з надходження коштів на рахунки установи у банках або установах ДКСУ та їх витрачання. Для організації обліку надходження грошових коштів на рахунки бюджетної установи необхідно вказувати джерела коштів (асигнування загального фонду; доходи спеціального фонду (плата за послуги, доходи з інших джерел власних надходжень, депозитні суми, від реалізації необоротних активів та інших матеріальних цінностей); суми від замовників на оплату рахунків за виконані установою за договорами НДР; кошти від реалізації продукції та виробів, підсобних сільськогосподарських (навчальних) господарств та виробничих (навчальних) майстерень тощо).
Облік витрачання грошових коштів ведеться за напрямками їх використання (переведено кошти розпорядником коштів вищого рівня розпорядникам коштів нижчого рівня; відкликано кошти розпорядниками вищого рівня; перераховано суми постачальникам за матеріальні цінності згідно з пред’явленими рахунками; перераховано кошти постачальникам за попередньою оплатою; перераховано кошти постачальникам згідно з пред’явленими документами за матеріальні цінності після надходження останніх; оплата видатків (комунальних послуг, енергоносіїв, за замовлення транспорту тощо); повернуто депозитні суми з рахунків установи; видано готівка з рахунків установи для фінансування її потреб (виплата заробітної плати і стипендій, виплата авансу на відрядження, господарські потреби тощо); перераховано з рахунків суми єдиного внеску; перераховано з рахунків установи суми податків, утриманих або нарахованих згідно чинного законодавства; перераховано з поточного реєстраційного рахунка за виконані замовлення для науково-дослідних і конструкторських робіт).
Організація вибору розрахункових документів та порядок їх складання регулюється постановою Правління НБУ «Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті». Для здійснення розрахункових операцій використовують документи: меморіальний ордер; платіжне доручення; платіжна вимога-доручення; платіжна вимога; розрахунковий чек; грошовий чек, акредитив. Нормативними документами встановлені таки вимоги:
розрахункові документи складаються на бланках за формою, затвердженою інструкцією. Документи, складені у довільній формі, не приймаються;
бланки розрахункових документів виготовляються на папері формату А4 або А5 лише друкарським способом або з використанням комп'ютерної техніки;
на бланках документів обов'язкова наявність та схематичне розташування усіх елементів (рамок, ліній, текстових елементів тощо) та заповнення усіх реквізитів, передбачених інструкцією;
усі текстові елементи бланків виконують українською мовою;
на примірнику розрахункового документа, який залишається у банку, проставляється відбиток печатки бюджетної установи і підписи відповідальних осіб;
розрахункові документи подають до банку у кількості примірників, потрібної для усіх учасників безготівкових розрахунків;
на розрахункових документах не допускають виправлень та підчисток.
При виявленні порушень вимог нормативних документів щодо оформлення розрахункових документів, вони повертаються без виконання.
Бухгалтерія розробляє порядок здійснення розрахунків із застосуванням кожного із платіжних інструментів, визначає порядок, спосіб та час їх представлення до банку або установи ДКСУ. Наказом керівника бюджетної установи призначається особа, відповідальна за складання документів (бухгалтер розрахункового сектора). Її забезпечують реквізитами, необхідними для складання документів, засобами комп’ютерної техніки та розробляють порядок складання документів та графіки облікових робіт. Повністю оформлені розрахункові документи обов’язково підписуються керівником та головним бухгалтером бюджетної установи (особами, що мають право першого та другого підпису). У процесі підпису здійснюється контроль за рухом коштів. На документах проставляється відбиток печатки бюджетної установи. Перевірені та підписані документи для контролю за виконанням розрахункових операцій бухгалтер реєструє у спеціальному журналі, де їм присвоюється номер.
Найпоширенішим документом є платіжне доручення – це розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунка зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок одержувача. Воно використовується для сплати податків, зборів та інших обов’язкових платежів; погашення кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги. Схема розрахунків платіжними дорученнями зображена на рис. 9.2.
Рис. 9.2. Схема руху документів при розрахунках платіжними дорученнями
Платіжне доручення складається на основі супровідних документів (рахунків, рахунків-фактур, накладних, товарно-транспортних накладних, договорів на виконання робіт, актів виконаних робіт, тендерної документації, договорів про закупівлю тощо) не менш ніж у двох примірниках. Разом із супровідними документами платіжні доручення подаються до відповідних територіальних органів ДКСУ для перевірки (для всіх розпорядників коштів) та оплати (для розпорядників коштів, що переведені на казначейське виконання кошторисів видатків). Платіжне доручення дійсне протягом 10 днів.
Для одержання готівки до установ ДКСУ необхідно подати заявку. У ній зазначають прізвище, ім’я та по батькові матеріально відповідальної особи, яка отримуватиме готівкові кошти, та її паспортних даних; суми податку з доходів фізичних осіб, суми єдиного соціального внеску, інших обов’язкових платежів, які утримуються із заробітної плати; суми до видачі, мети використання коштів та коду бюджетної класифікації видатків з доданням необхідних супроводжувальних документів (платіжних доручень на перерахування зборів і платежів). Готівку одержує касир бюджетної установи за грошовим чеком, складеним установою ДКСУ. При його оформленні дотримуються певних вимог: правильність заповнення усіх показників, чітке формулювання сутності операції, зазначення цільового призначення коштів.
Організація аналітичного і синтетичного обліку операцій на рахунках у банках та установах ДКСУ включає: забезпечення працівників бухгалтерської служби нормативними й законодавчими документами, що регламентують грошовий обіг та здійснення операцій на рахунках у банках та органах ДКСУ; забезпечення бланками облікових регістрів та форм звітності; розробку методики й техніки обробки виписок банку та складання регістрів аналітичного й синтетичного обліку операцій на рахунках у банках та органах ДКСУ.
Організація вибору носіїв інформації та порядок їх складання регулюється Наказом Державного ДКСУ України «Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядку їх складання» та Наказом ГУДКУ «Про затвердження Порядку складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ». Схема аналітичного і синтетичного обліку операцій на рахунках банків або органів ДКСУ наведена на рис. 9.2.
Операції з руху коштів реєструються у спеціальній виписці з реєстраційного (спеціального) рахунку бюджетної установи. Виписка з рахунку разом із документами, що підтверджують проведені операції, є регістром аналітичного обліку операцій на рахунках бюджетної установи та підставою для записів операцій до меморіального ордеру № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного ДКСУ України (установах банків) № 381 (бюджет)» та меморіального ордеру № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного ДКСУ України (установах банків) № 382 (бюджет)».
Рис. 9.2. Схема обліку операцій на поточних та реєстраційних рахунках
Вони заповнюються у хронологічному порядку у розрізі кореспондуючих рахунків. Меморіальні ордери складаються окремо за кожним рахунком (особовим, реєстраційним). Якщо установі відкрито декілька особових, реєстраційних рахунків меморіальні ордери ведуться за кожним рахунком окремо з присвоєнням номерів відповідно 2-1, 2-2, 2-3.
Операції з руху коштів в іноземній валюті оформлюються окремими меморіальними ордерами за видами валют. Аналітичний облік операцій за кожною валютою ведеться на картках ф. 292а або у книгах ф. 292.