Тема 8. Організація обліку запасів

План

1. Основи організації обліку запасів

2. Організація документування операцій з руху запасів

3. Організація складського обліку запасів

4. Організація аналітичного і синтетичного обліку запасів

1. Основи організації обліку запасів

Для забезпечення суворої матеріальної відповідальності за збереження цінностей та їх раціональне використання кожний об’єкт обліку закріплюється за матеріально-відповідальною особою. З кожною матеріально-відповідальною особою укладається договір про повну матеріальну відповідальність у письмовій формі. Він зберігається у відділі кадрів в особовій справі працівника. Його під підпис ознайомлюють із наказом (посадовою інструкцією), де визначені його функціональні (посадові) обов’язки та сфера матеріальної відповідальності. При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.

Наказом по бюджетній установі призначаються особи, які мають право підписувати документи і надавати дозвіл на видачу зі складу матеріальних цінностей та їх вивезення за межі бюджетної установи. Картки із зразками підписів таких осіб передають на склади кожній матеріально-відповідальній особі.

Для обліку запасів вибирають одиницю обліку - найменування запасів або їх однорідну групу (вид). Найчастіше обирають кожне найменування запасів. Перелік одиниць запасів вказують у номенклатурі запасів – систематизованому переліку матеріальних цінностей, упорядкованому за їх роллю у процесі діяльності та технічними властивостями. У номенклатурі для кожної одиниці обліку запасів вказують: технічно правильну назву, повну технічну характеристику (сорт, тип, розмір, марка тощо.), одиницю виміру і номенклатурний номер.

Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ [20] номенклатурний номер складається з семи знаків: перші три знаки – субрахунок, четвертий підгру­па, три останні – порядковий номер предметів у групі. Перелік номенклатурних номерів розробляється у таблиці, де запаси поділяють на групи та підгрупи, кожна з яких деталізується у розрізі властивостей і записується окремою позицією (табл. 8.1).

Таблиця 8.1

Перелік номенклатурних номерів запасів

Назва об’єктів	Субрахунок	Група	Порядковий номер у групі
Бензин А-76	1514	0	01
Дизельне пальне зимове Євро-2	1514	0	11
Дизельне пальне літне Євро-2	1514	0	12
Дизельне пальне зимове Євро-4	1514	0	13
Мазут	1514	0	21
Бензин А-80	1514	0	02
Бензин А-95	1514	0	03
АккумуляторыVarta Black Dyna-mic545412 B19	1515	0	01
АккумуляторыVarta Black Dynamic 545413 B20	1515	0	02
Шина автомобільна AS (All Season),	1515	1	01
Шина автомобільна Any Season	1515	1	11
Моторное масло Motul 300V Sprint 0w-15 2 л	1514	1	01
Антифриз g12	1514	2	01
Аккумуляторы Varta Black Dynamic 545422 B21	1515	0	03
Бензин А-95 екстра	1514	0	04
Бензин А-93	1514	0	05
Шина автомобільна R + W (Road + Winter)	1515	1	21
Антифриз Aral Antifreeze Extra concentrate -80°c 1л	1514	2	11
Антифриз Bizol Frostschutz -80°C 1л	1514	2	21
Моторное масло Motul 8100 Eco-lite 0w-20 1 л	1514	1	02
Моторное масло Liqui Moly Sae 0w-20 Special Tec Aa 1 л	1514	1	11

Номенклатурний номер зазначають на документах, якими оформляють рух запасів, і в усіх облікових регістрах. Використання номенклатурних номерів зменшує кількість помилок в обліку запасів.

Методи кількісно-сортового обліку запасів:

1) кількісно-сумовий облік запасів ведуть у натуральних показниках на складах у картках кількісно-сортового обліку, а в бухгалтерської служби у відомостях кількісно-сортового обліку;

2) при оперативно-бухгалтерському (сальдовому) методі аналітичний облік запасів у натуральних показниках ведуть комірники лише на складах. У кінці місяця складається сальдова відомість у розрізі субрахунків обліку запасів для звірки показників обліку на складах і у бухгалтерської служби. У бухгалтерської служби аналітичний обліку запасів ведуть лише у вартісному вираженні у групувальних та накопичуваних відомостях та узагальнюють інформацію у М/О № 13;

3) комп’ютерний – будують на конфігурації сальдового методу.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.

2. Організація документування операцій з руху запасів

Організація документування операцій з руху запасів включає: встановлення порядку приймання кожного виду запасів на склад або в інші місця зберігання (комори, аптеки, тощо) та порядку їх видачі на різні потреби (на потреби установи, передавання між структурними підрозділами, продаж, списання у разі невідповідності критеріям визнання активом); розробку робочої інструкції про порядок видачі зі складу кожного виду запасів; вибір форм первинних документів; розробку робочої інструкції зі складання документів та переліку номенклатур; розробку та затвердження графіків руху документів (табл. 8.2).

Варіанти документування операцій з руху запасів: