3.3. Аналіз співвідношення касових та фактичних видатків

Важливим етапом аналізу видатків бюджетної установи є вивчення співвідношення між касовими і фактичними видатками. Воно може характеризуватися рівністю між ними, перевищенням касових видатків над фактичними або фактичних ви- датків над касовими. Вивчення існуючого між ними об’єктивного взаємозв’язку і залежності дає можливість виявити виробничі та фінансові ситуації, що виникли в процесі виконання єдиного кошторису доходів і видатків.

Фактичні видатки являють собою видатки звітного періоду на утримання бюджетної установи, списані в установленому порядку. Їх вивчення дає можливість оцінити ефективність використання бюджетних коштів, установити ступінь відповідності видатків обсягу виконаної роботи або встановленим нормам.

Касовими видатками є видатки бюджетних коштів у межах сум, виданих банком бюджетній установі наявними грошима або в порядку безготівкових розрахунків. До касових належать видат- ки на виплату заробітної плати і стипендій, на видавання авансів на відрядження, дрібні господарські видатки, видатки на оплату рахунків постачальників товарно-матеріальних цінностей, виконаних робіт і виконаних послуг. Вони є показником повноти використання отриманих коштів. Тому при внесенні установою будь-яких сум на рахунок у банку бюджетні кошти відновлюються, а касовий видаток зменшується. Характеризуючи зв’язок між касовими і фактичними видатками, необхідно виходити з того, що відкриття бюджетних кредитів або перерахування коштів з бюджету установами здійснюється згідно із затверджуваним єдиним кошторисом, який передбачає потребу установи в грошових ресурсах для господарських операцій (придбання товарно-мате- ріальних цінностей і розрахунків за їх постачання і т. ін.), пов’я- заних з їхньою діяльністю в поточному бюджетному (календарному) році. Тому можна припустити, що в певних (ідеальних) умовах касові (К_в) і фактичні (Ф_в) видатки рівні і їх співвідношення в цьому випадку характеризується виразом

К_в = Ф_в.

Однак на практиці випадки рівності касових і фактичних видатків дуже рідкі. Це можливо лише в тому разі, якщо рух коштів на рахунках установи в банку і списання видатків відбуваються одночасно, наприклад при оплаті наданих послуг за рахунками (оплата за оренду приміщення і т. ін.). Бюджетні кошти, отримані в банку, в такому разі списуються і в балансі про виконання кошторису видатків, що відображає рух коштів, у залишках не враховуються.

У більшості випадків касові та фактичні видатки за часом здійснення та за абсолютною величиною не збігаються. Це пов’я- зано з тим, що не всі грошові ресурси, отримані в банку, можуть бути списані та віднесені на фактичні видатки безпосередньо в момент їх отримання. Установа оплачує рахунок за прилади, але в звітному році може їх не отримати. Отже, касові видатки були здійснені, а для відображення фактичних видатків підстави немає. Вона матиме місце після отримання оплачених матеріальних цінностей і передання їх в експлуатацію. Сплачена за обладнання сума бюджетних коштів переходить на наступний рік і відбивається в балансі виконання кошторису видатків у вигляді дебіторської заборгованості. Характерним при цьому є те, що за такої виробничо-фінансовій ситуації залишки розрахунків з іншими дебіторами збільшаться порівняно з їх наявністю на початок року. Оплачені й отримані в звітному році матеріальні цінності можуть бути використані лише частково. Однак фактичні видатки з даної виробничо-фінансової операції не рівні касовим видаткам, оскільки частина оплачених матеріальних цінностей залишаються невитраченими. Вони переходять на наступний рік і відбиваються в балансі про виконання кошторису видатків у вигляді залишку матеріальних цінностей, збільшуючи його порівняно з початком року. Установа може отримати за договором поставки від інших підприємств або установ матеріальні цінності й повністю їх витратити, але не оплатити через відсутність коштів на поточному рахунку в банку. Це відіб’ється на сумі фактичних видатків. Касові видатки в даному випадку ще не були здійснені, тому не сплачена постачальникам сума перейде на наступний рік: у врахуванні та звітності вона відіб’ється у вигляді залишку кредиторської заборгованості на кінець року і призведе до його зростання порівняно з початком року, що є ознакою перевищення фактичних видатків над касовими на таку саму суму.

Аналогічні співвідношення між касовими та фактичними видатками можуть складатися й за інших виробничо-фінансових операцій. Їх вивчення дає можливість виявити основні напрями розміщення бюджетних коштів у процесі касового виконання кошторису видатків і джерела формування фактичних видатків.

Виходячи із суттєвості касових і фактичних видатків, їх співвідношення за даними звітності установи можна визначити загаль- ну суму касових (К_в) і фактичних видатків (Ф_в), які розраховуються за формулами, що унаочнюють співвідношення між ними, і дають змогу виявити причини перевищення касових видатків над фактичними або фактичних видатків над касовими:

К_в = З_п + П – З_к,

де З_п — залишки коштів установи на початок року; П — сума коштів, перерахованих за рік; З_к — залишки грошових засобів установи на кінець року.

Ф_в = К_в – (ЗК_п – ЗК_к) + (ЗМ_п – ЗМ_к) + (ЗД_п – ЗД_к) + (ПО_п – ПО_к),

або

Ф_в = К_в + (ЗК_к – ЗК_п) – (ЗМ_к – ЗМ_п) – (ЗД_к – ЗД_п) – (ПО_к – ПО_п),

де ЗК_п, ЗК_к — заборгованість кредиторська на початок і на кінець року; ЗМ_п, ЗМ_к — залишки на рахунках матеріалів на початок і на кінець року; ЗД_п, ЗД_к — заборгованість дебіторська на початок і на кінець року; ПО_п, ПО_к — залишки на рахунках підзвітних осіб на початок і на кінець року.

Отже, можна зробити висновок, що касові видатки характеризують рух коштів, виділених установі, а фактичні видатки — повноту їх використання. Тому для визначення суми фактичних видатків необхідно до суми касових видатків додати залишки кре- диторської заборгованості на кінець року і відняти ці залишки на початок року або додати залишки на рахунках матеріалів, дебіторів і підзвітних осіб на початок року і з отриманої суми відняти їх залишки на кінець року.

Вивчення співвідношення між касовими та фактичними видат- ками здійснюється в цілому за кошторисом і за окремими його статтями з використанням даних звіту про виконання кошторису видатків (форма № 2), балансу виконання кошторису видатків (форма № 1), обліку касових і фактичних видатків за окремими статтями і видами. В таблиці 3.2 наведено показники, необхідні для загальної характеристики цього співвідношення.

Таблиця 3.2

АНАЛІЗ СПІВВІДНОШЕННЯ МІЖ КАСОВИМИ ТА ФАКТИЧНИМИ ВИДАТКАМИ за 2004 рік, тис. грн

№  статті	Стаття видатків	Касові видатки	Фактичні видатки	Перевищення
				касових видатків над фактичними	фактичних видатків над касовими
1	Заробітна плата	2486,0	2542,7	—	56,7
2	Нарахування на заробітну плату	927,8	939,7	—	11,9
3	Канцелярські і господар- ські видатки	21,0	22,0	—	1,0
4	Відрядження та службові роз’їзди	36,0	36,0	—	—
5	Видатки навчальні, на ви- робничу практику, науко- во-дослідну роботу, прид- бання книг	58,0	60,0	—	2,0
6	Стипендії	457,0	529,8	—	72,8
7	Видатки на харчування	31,0	30,0	1	—
8	Придбання медикаментів і перев’язувальних засобів	0,0	0,0	—	—
9	Придбання обладнання та інвентарю	19,0	20,0	—	1
10	Придбання м’якого інвентарю та обмундирування	0,0	0,0	—	—
11	Капітальний ремонт будівель і споруд	583,4	754,0	—	170,6
12	Інші видатки	1265,0	1442,0	—	177,0
Усього за кошторисом		5884,2	6376,2	1	492

Як бачимо, в установі фактичні видатки в цілому перевищують касові на суму 492 тис. грн. Відповідне перевищення спостерігається і за видатками на заробітну плату — на суму 56,7 тис. грн, на нарахування на заробітну плату — на суму 11,9 тис. грн, придбання обладнання та інвентарю — на суму 1 тис. грн, капітальний ремонт будівель і споруд — на суму 170,6 тис. грн, стипендії — на суму 72,8 тис. грн і за іншими видатками — на суму 177 тис. грн. Водночас касові видатки на харчування виявилися більшими за фактичні на 1 тис. грн. Головною причиною перевищення фактичних видатків над касовими є неповне та несвоєчасне фінансування з державного бюджету. В процесі аналізу необхідно з’ясувати, через що склалося таке співвідношення між касовими та фактичними видатками. Для цього необхідно розглянути склад касових і фактичних видатків за кожною статтею окремо.

За статтею «Заробітна плата» в складі касових видатків враховуються отримані в банку суми коштів на виплату заробітної плати, перераховані податки та утримання із заробітної плати робітників і службовців, депонентська заборгованість з виплати заробітної плати. Нарахована заробітна плата робітникам і службов- цям згідно з платіжно-розрахунковою відомістю являє собою фактичні видатки. Тому фактичні видатки можуть перевищувати касові за наявності: заборгованості фінансових органів по податках з робітників і службовців (якщо в звітному періоді їх нараховано більше, ніж перераховано в дохід бюджету); у разі недоодер- жання в банку коштів на виплату заробітної плати; у разі неповного перерахування утримань із заробітної плати і т. ін.

Для виявлення факторів, які впливають на співвідношення касових і фактичних видатків, необхідно вивчити стан і зміну залишків на балансових рахунках за перерахованими сумами (табл. 3.3).

Таблиця 3.3

АНАЛІЗ ЗАЛИШКІВ НА БАЛАНСОВИХ РАХУНКАХ, тис. грн

Залишки на балансових рахунках по заробітній платі	На початок року	На кінець року	Відхилення (+; –)
Розрахунки з робітниками та службовцями	582,3	647,1	64,8
Розрахунки з депонентами	13	184,8	171,8
Заборгованість з перерахованих у бюджет платежів	181,1	1,2	– 179,9

Причинами, через які фактичні видатки перевищили касові по заробітній платі на 56,7 тис. грн (див. табл. 3.2), є зростання депонентської заборгованості (на 171,8 тис. грн) та заборгованості з виплати заробітної плати (на 64,8 тис. грн) робітникам і службов- цям. Частково це компенсувалося за рахунок перерахування в бюджет заборгованості по платежах в бюджет, що утворилася раніше (179,9 тис. грн).

Касові видатки можуть також перевищувати фактичні в результаті: погашення (збільшення) депонентської заборгованості минулого періоду; перерахування нарахованих у попередньому періоді (році) податків та інших відрахувань із заробітної плати; погашення заборгованості робітникам і службовцям з виплати нарахованої у попередньому періоді заробітної плати; перерахування в бюджет податків у розмірі, що перевищує їх нарахування за відомістю.

На касові видатки за статтею «Нарахування на заробітну плату» відносяться отримані в банку кошти на: оплату лікарняних, виплату пенсій працюючим пенсіонерам; перерахування органу (міськкому) профспілки нарахованих, але не використаних на соціальне страхування коштів. Тому вони можуть перевищувати фактичні видатки, якщо установа сплатила лікарняних і пенсій більше, ніж нарахувала коштів на заробітну плату, або погасила заборгованість профспілці за нарахуваннями минулих періодів. У такому випадку утвориться дебетове сальдо.

На фактичні видатки за вказаною статтею відносяться суми нарахувань на заробітну плату з державного страхування за встановленими нормативами у відсотках до фонду заробітної плати. Вони можуть перевищувати касові видатки, якщо в установі на звітну дату утворилася заборгованість профспілці за відрахуваннями на соціальне страхування. Це означає, що сума оплачених лікарняних листів і пенсій виявилася меншою за нарахування на заробітну плату і різниця між ними не перерахована органу профспілки.

За статтею «Відрядження та службові роз’їзди» як касові видатки виступає виданий робітнику установи грошовий аванс на відрядження. Якщо робітник подав звіт про відрядження і видатки прийняті до відшкодування, то вони відображаються як фактичні видатки установи. Касові видатки перевищують фактичні в тому разі, якщо робітник отримав аванс на відрядження, але в силу певних обставин на дату складання звіту про виконання кошторису видатків не відзвітував за нього. Фактичні видатки перевищують касові з даної статті, якщо робітник витратив у відрядженні більше коштів, ніж отримав аванс, але установа на дату складання звіту не відшкодувала йому різницю у видатках.

Усі інші статті видатків бюджетної установи пов’язані з придбанням і витрачанням матеріальних цінностей (матеріалів, обладнання, інвентарю і т. ін.). Тому співвідношення касових і фактичних видатків вивчається разом зі змінами їх залишків, сум дебіторської і кредиторської заборгованості. Так, якщо отримані в банку грошові засоби направлені на збільшення запасів матеріалів або залишилися в дебіторській заборгованості, то касові видатки перевищуватимуть фактичні. Якщо запаси матеріальних цінностей витрачені на потреби установи та їх залишки за звітом знизилися, то фактичні видатки перевищать касові.

Аналізуючи відхилення фактичних видатків на придбання обладнання та інвентарю від касових, слід враховувати особливості їх формування. По-перше, у фактичні видатки включаються видатки на виготовлення обладнання та інвентарю з наявних в установі матеріалів. По-друге, надлишкове обладнання й те, що не використовується, може бути продано, а отримані кошти зараховані на відновлення витрачених коштів, що зменшить касові видатки. По-третє, придбане обладнання може бути оплачено в централізованому порядку вищою організацією, тоді фактичні видатки перевищать касові.

Таким чином, про співвідношення між касовими та фактичними видатками судять за характером зміни залишків на матеріаль- них та розрахункових рахунках балансу виконання єдиного кошторису.

Проте слід враховувати, що існують операції, які ведуть до зміни залишків, але не впливають на суму касових і фактичних видатків. До них належать: списання за рахунок установи безнадійних боргів і нестач матеріальних цінностей; оприбуткування надлишків цінностей і коштів; списання кредиторської заборгованості після закінчення строку позовної давності; опри- буткування матеріалів від ліквідації основних засобів; перенесення вартості матеріальних цінностей з рахунків матеріальних цінностей на рахунки основних фондів або навпаки. Результати операцій відображаються в звіті та в довідці до балансу виконання єдиного кошторису. Через це в процесі аналізу співвідношення між касовими та фактичними видатками виявлені зміни залишків необхідно коригувати на величину сум за зазна- ченими операціями.