Аналіз структури запасів

Показник	Запаси		Питома вага (%) у загаль- ній величині запасів		Відхилення (+; –)
	на початок року (періоду)	на кінець року (періоду)	на початок року (періоду)	на кінець року (періоду)	в абсолютних величинах	у питомій вазі
Матеріали і продукти харчування	72	117	38,9	46,4	+ 45	+ 7,5
Малоцінні та швидкозношувані предмети	98	103	53,0	40,9	+ 5	– 12,1
Інші запаси	15	32	8,1	12,7	17	+ 4,6
Разом запасів	185	252	100,0	100,0	+ 67	0

Надлишок запасів або їх недостача можуть виникати в результаті:

• наявності помилок у розрахунках потреби у запасах згідно із кошторисом;

• перевитрачання запасів, значного відхилення фактичних витрат від передбачених кошторисом;

• значного відхилення фактично отриманого обсягу запасів від розрахункового (планового, договірного);

• недотримання постачальниками договірних зобов’язань (порушення термінів, зниження якості тощо).

Бюджетна установа повинна визначити раціональні показники планових потреб у запасах для виконання своїх статутних завдань. Водночас вона має запобігати нагромаджуванню запасів на складах.

У процесі аналізу вивчається показник середнього запасу кож- ного виду матеріалів у днях:

,

де З — середній залишок певного виду матеріальних запасів; В — витрачання аналізованого виду матеріалів за один день.

Фактичний середній запас у днях за основними видами виробничих запасів порівнюється з нормативним, встановлюється відхилення, з’ясовуються його причини та здійснюються заходи щодо скорочення або поповнення запасів, необхідних для успішної роботи установи.

4.4.4. Аналіз грошових коштів

Найбільш ліквідними ресурсами господарюючого суб’єк- та є його грошові кошти. Розрахункові операції вимагають обґрунтованості, компетентності, передбачають ретельне планування, що неможливо здійснити без проведення аналізу грошових потоків попереднього і звітного періодів.

Аналіз руху потоків грошових коштів дає змогу вивчити їх динаміку, суму перевищення надходжень над витратами, розрахувати показники необхідного рівня забезпеченості, що в цілому сприяє плануванню витрат у межах отриманих цільових коштів.

Є кілька визначень грошового потоку.

1. Грошовий потік — це рух ліквідних грошових коштів, тобто їх надходження та витрачання в процесі господарської діяльності.

2. Грошовий потік — це рух грошей в процесі господарської діяльності.

3. Грошовий потік — це надходження та вибуття грошових коштів та їх еквівалентів.

Джерелом інформації для аналізу грошових коштів є дані первинного обліку, насамперед:

• видаткові та прибуткові касові ордери;

• касові та товарні чеки;

• платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення;

• розрахункові чеки, векселі;

• проїзні документи;

• рахунки-фактури;

• акти закупівлі товарів;

• договори, угоди, контракти тощо.

Зведений облік руху грошових коштів проводиться практично в більшості меморіальних ордерах, але передусім у таких:

Меморіальний ордер № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями» — форма № 380 (бюджет);

Меморіальний ордер № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» — форма № 381 (бюджет);

Меморіальний ордер № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» — форма № 382 (бюджет) та ін.

У вітчизняній практиці існують кілька способів визначення фінансової потреби, один з яких — визначення мінімальної суми грошових коштів. За цим методом мінімальна сума грошових коштів розраховується як відношення операційних витрат за рік до обертання грошових коштів. Операційні витрати визначаються як сума витрат грошей, або витрати на покупку матеріалів, виплату заробітної плати тощо. Обертання грошових коштів — це кількість обертів грошей установи за аналізований період. Для його визначення необхідно обсяг отриманого бюджетного фінансування поділити на середній залишок грошей за той самий період.

Порядок розрахунку мінімально необхідної суми грошей бюджетної установи наведено в табл. 4.16.

Таблиця 4.16

РОЗРАХУНОК МІНІМАЛЬНО НЕОБХІДНОЇ СУМИ ГРОШЕЙ НА НАСТУПНИЙ РІК, тис. грн

Показник	Сума
1. Операційні витрати	187
2. Сума отриманих цільових коштів	165
3. Середні залишки грошових коштів та дебіторської заборгованості	15
4. Обертання грошових коштів, разів (рядок 2 : рядок 3)	11
5. Мінімально необхідна сума грошей (рядок 1 : рядок 4)	17

Для виконання установою заходів, передбачених кошторисом на наступний рік, їй необхідно мати у касі і на рахунках 17 тис. грн.

Доцільно в процесі аналізу оперувати показниками виключно грошових коштів, тобто коштів в касі та на рахунках у банку. Саме вони визнаються установою в податковому звіті, оскільки доходи та видатки згідно з методикою підготовки звіту обліковуються за касовим методом.

У процесі аналізу вивчаються операції, які безпосередньо зумовлюють рух коштів. Для бюджетних установ надходження забезпечують попередньо затверджені кошторисом видатки. Тому особливої уваги потребують операції списання грошових активів, які реєструються на рахунках бухгалтерського обліку згідно з чинною Інструкцією про застосування Плану рахунків бюджетних організацій та установ.

Правовою базою проведення операцій з грошовими коштами є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, Інструкція про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті та інші нормативні акти. Завдання структурно-динамічного аналізу грошових коштів бюджетних установ — визначити оптимальне співвідношення високоліквідних активів у структурі валюти балансу, яке б відповідало періоду ефективного виконання кошторису, формування залишку на рахунках «Результати виконання кошторисів» і «Результати виконання бюджетів».

Визнання грошових коштів в балансі бюджетної установи показано в табл. 4.17.

Таблиця 4.17

ВИЗНАННЯ ГРОШОВИХ КОШТІВ У БАЛАНСІ БЮДЖЕТНОЇ УСТАНОВИ

Актив	Код рядка	Рахунок	Зміст статті
Грошові кошти в дорозі	200	331—334	Наводиться сума коштів, перерахована в останні дні звітного періоду на реєстраційні, спеціальні реєстраційні, поточні рахунки бюджетної установи, що буде зарахована на ці рахунки
Рахунки в банках	210		Відображається залишок невикористаних коштів, що зберігається установою на поточних рахунках у банках. Сума рядка утворюється з рядків 211—214
Рахунки загаль- ного фонду	211	311, 312, 317	Наводиться сума коштів на поточному рахунку в банку на звітну дату, що отримана із загального фонду бюджету на утримання бюджетної установи
Рахунки спеці- ального фонду	212	313, 314, 316	Наводиться сума коштів спеціального фонду, що обліковується в банку на звіт- ну дату
Рахунки в іноземній валюті	213	318	Призначений для обліку іноземної валюти, що належить бюджетній установі й перебуває на поточному рахунку в банку на звітну дату. Сума коштів відображається у звіті в національній валюті України
Інші поточні рахунки	214	319, 315	Відображається сума коштів, яка на звітну дату зберігається на поточних рахунках у банках, відкритих на ім’я бюджетної установи, що не належить до коштів загального чи спеціального фондів бюджету або до коштів в іноземній валюті (тобто не ввійшли в рядки 211, 212, 112). За цим рядком також відображаються депозитні суми, що обліковуються в установі банку на звітну дату

Закінчення табл. 4.17

Актив	Код рядка	Рахунок	Зміст статті
Рахунки в казначействі загального фонду	220	321, 322, 327	Призначені для відображення залишку невикористаних коштів, отриманих із загального фонду бюджету, що перебуває на реєстраційному рахунку, відкритому в органі Державного казначейства України на ім’я бюджетної установи
Рахунки в казна- чействі спеціального фонду	230		Наводиться залишок невикористаних кош- тів спеціального фонду бюджетної уста- нови, що зберігаються на спеціальних реєстраційних рахунках в органі Держав- ного казначейства України. Сума рядка утворюється з рядків 231—233
Спеціальні реє- страційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги	231	323	Відображається залишок коштів, які надійшли на ім’я установи як плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з функціональними повно- важеннями; що отримуються бюджетними установами від господарської та/або виробничої діяльності; як плата за оренду майна бюджетних установ; що отримуються бюджетними установами від реалізації майна
Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отри- маних за іншими джерелами власних надходжень	232	324	Відображається залишок коштів, які надійшли на ім’я бюджетної установи для виконання окремих доручень, а також гранти, дарунки, благодійні внески, інвестиції, що згідно з чинним законодавством України отримують бюджетні установи
Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеці- ального фонду	233	326	Відображається залишок коштів, що від- носяться до інших надходжень спеціаль- ного фонду бюджету
Інші рахунки в каз- начействі	240	328, 325	Відображаються залишки коштів, що об- ліковуються на інших рахунках в органах Державного казначейства України на звітну дату, в тому числі депозитних
Каса	250	301, 302	Зводиться залишок коштів, що зберігаються в касі бюджетної установи на звітну дату в національній та іноземній валюті, яка перерахована в національну валюту за курсом Національного банку України

Структурно-динамічний аналіз грошових коштів за даними балансового обліку на початок 2004 та 2005 рр. бюджетної установи наведено в табл. 4.18. Таблицю складено на основі рядків 200, 210 (211—214), 220, 230 (231—233), 240, 250 Балансу.

Таблиця 4.18

СТРУКТУРНА ДИНАМІКА ГРОШОВИХ КОШТІВ

Показник	Абсолютна величина, тис. грн		Питома вага в загальній величині валюти, %		Зміни
	на 1.01.04	на 1.01.05	на 1.01.04	на 1.01.05	в абсолютних величинах	у питомій вазі
Валюта балансу	2501	3981	100	100	+ 1480	—
Грошові кошти	58	42	0,23	0,01	– 16	– 0,22
У тому числі:
Рахунки в банках	610	38	99,7*	98,7	– 23	– 1,0
Каса	0,2	0,5	0,3	1,3	+ 0,3	+ 1,0

* Розглядається структурно-динамічний аналіз готівкових і безготівкових коштів щодо загальної суми грошових коштів.

Проведений аналіз виявляє, що валюта балансу суттєво зросла. Це є позитивним показником, оскільки з’явилися додаткові можливості щодо фінансування діяльності установи. Грошові кошти зменшилися на 16,0 тис. грн, при цьому зменшення за рахунками у банках було суттєвішим, ніж за касою. Тобто мало міс- це більш повне та ефективне виконання кошторису.

Такий аналіз — перший крок до загального ознайомлення з фінансовими змінами установи. Абсолютне збільшення валюти балансу необхідно дослідити з позицій раціонального формування видатків.

Структурно-динамічний аналіз грошових коштів за показниками Балансу не характеризує напрями витрачання грошових коштів, їх співвідношення та динаміку. Відповідну інформацію можна отримати за показниками річної звітності за формою № 2 «Звіт про виконання кошторису». Ця форма звітності містить безпосередню інформацію про грошовий потік — касові видатки бюджетної організації:

• касові видатки — це фактичне використання бюджетних коштів в операціях статутної діяльності;

• фактичні видатки — це передбачені кошторисом отримані послуги, витрачені матеріальні та трудові ресурси, обов’язкові нарахування податків і зборів звітного періоду.

Отже, можна зробити висновок, що касові видатки характеризують рух грошових засобів, виділених установі, а фактичні видатки — повноту їх використання.

Вивчаючи зв’язок між касовими та фактичними видатками, необхідно виходити з того, що відкриття бюджетних кредитів або перерахування грошових засобів із бюджету установи здійснюється згідно із затвердженим кошторисом. Кошторис передбачає потребу в грошових ресурсах для господарських операцій: придбання товарно-матеріальних цінностей, розрахунки за їх поставки та інші операції, пов’язані з діяльністю організації в поточному бюджетному році. Тому можна припустити, що у певних (ідеальних) умовах касові та фактичні видатки рівні. Але на практиці це можливо лише в тому разі, якщо рух грошових засобів на рахунках у банку та списання видатків відбуваються одночасно (наприклад, при оплаті наданих послуг за пред’явленим рахунком). У більшості випадків касові та фактичні видатки не збігаються, оскільки не всі грошові ресурси, отримані в банку, можуть бути списані з віднесенням на фактичні видатки безпосередньо в момент їх отримання.

За даними звітності установи можна визначити загальну суму касових і фактичних видатків, які розраховуються за формулами, що унаочнюють співвідношення між ними, сприяють виявленню причин перевищення касових видатків над фактичними або фактичних над касовими. Касові видатки (Кв) за звітний період дорівнюють

Кв = Зп + П + Зк,

де Зп — залишки грошових коштів установи на початок року; П — сума грошових коштів, перерахованих за рік; Зк — залишки грошових коштів установи на кінець року.

Фактичні видатки (Фв) розраховуються за формулою

Фв = Кв – (ЗКк – ЗКп) + (ЗМк – ЗМп) + + (ЗДк – ЗДп) + (ПОк – ПОп),

де ЗКп, ЗКк — заборгованість кредиторська на початок і на кінець року; ЗМп, ЗМк — залишки по рахунках матеріалів на початок і на кінець року; ЗДп, ЗДк — заборгованість дебіторська на початок і на кінець року; ПОп, ПОк — залишки по рахунках підзвітних осіб.

Перевищення касових видатків над фактичними може пояснюватися тим, що в складі касових видатків — отримані в банку суми коштів на виплату заробітної плати, перераховані податки та утримання із заробітної плати працівників, депонована заборгованість по заробітній платі. Нарахована заробітна плата згідно з платіжно-розрахунковою відомістю являє собою фактичні видатки, тому касові видатки можуть перевищувати фактичні в результаті погашення депонованої заборгованості минулого року, перерахування в дохід бюджету податків у розмірах, що перевищують їх нарахування за відомістю.

За статтею «Нарахування на заробітну штату» перевищення касових видатків над фактичними пояснюється оплатою поперед- ньо нарахованих лікарняних виплат, пенсій, інших виплат, а в протилежному випадку (перевищення фактичних видатків над касовими) — утворенням в установі на звітну дату заборгованості перед бюджетом по відрахуваннях на обов’язкове соціальне страхування.

За статтею «Придбання предметів постачання, матеріалів, оплата послуг та інші видатки» перевищення касових видатків над фактичними можуть бути зумовлені тим, що отримані в банку грошові кошти спрямовані на збільшення запасів матеріалів або залишились у дебіторській заборгованості. Якщо ж фактичні видатки перевищують касові — запаси матеріальних цінностей витратилися на потреби установи, їх залишок на рахунку зменшився.

Для параметричного (коефіцієнтного) аналізу грошових коштів бюджетними установами та організаціями найбільш доцільним, на нашу думку, є використання таких показників, як:

• касові видатки;

• фактичні видатки;

• доходи (як у цілому, так і за окремими фондами).

Інформативним для керівництва установи може бути аналіз за кілька періодів таких показників:

• касові (фактичні) видатки на 1 грн доходів — відношення касових (фактичних) видатків звітного періоду до загальної суми отриманих доходів, які фінансують такі видатки;

• касові (фактичні) видатки на одиницю валюти балансу — відношення касових (фактичних) видатків звітного періоду до загальної суми валюти за формою № 1 «Баланс»;

• касові (фактичні) видатки на одиницю оборотних активів — відношення касових (фактичних) видатків звітного періоду до загальної суми за розділом II активу за формою № 1 «Баланс».

Ці показники є характеристикою ліквідності активів бюджетної установи. Співвідношення, що відповідає періоду ефективного виконання кошторису, може бути використане для розрахунку статей у процесі формування планового кошторису.