Методика визначення запасів

Стаття активу	Код рядка	Рахунок обліку	Зміст статті
Матеріали і продукти харчування	140	204, 205, 231—239	Вартість матеріалів і продуктів харчування, що зберігаються на складах або в коморах; будівельних матеріалів для поточного ремонту; всіх видів палива, паль- ного та мастильних матеріалів; поворотної та обмінної тари; запасних частин; усіх видів кормів
Малоцінні та швидкозношувані предмети	150	221	Вартість малоцінних і швидкозношуваних предметів, термін експлуатації яких не перевищує одного року
Інші запаси	160	201—203, 211—218, 241, 251	Вартість не врахованих у попередніх рядках запасів, зокрема сировини та матеріалів; тварин на вирощуванні та відгодів- лі; готових виробів, готової друкованої продукції; продукції підсобних сільського та навчально-дослід­ного господарств

Джерелами надходження запасів є:

• централізовані поставки за рахунок коштів загального та спеціального фондів;

• безоплатні надходження запасів;

• оприбуткування в результаті демонтажу необоротних активів;

• оприбуткування надлишків при інвентаризації.

Для того щоб визначити, якою мірою установа забезпечена матеріальними ресурсами, необхідно:

• вивчити порядок розрахунку та обґрунтованість договорів про постачання матеріальних ресурсів, умови поставок;

• визначити характер матеріальних запасів і зміну їхньої структури;

• перевірити обґрунтованість використання виробничих запасів і потребу в матеріальних ресурсах;

• розробити заходи щодо зниження вартості зайвих запасів.

Загальна потреба бюджетної установи у певному виді запасів визначається за формулою

Пз = Пг + Пе + Пр + Пзк – Зп,

де Пз — загальна потреба; Пг — потреба для забезпечення господарської діяльності установи; Пе — потреба для експериментально-дослідних робіт; Пр — потреба для ремонтів; Пзк — нормативні залишки на кінець аналізованого періоду; Зп — запас на початок аналізованого періоду.

Після перевірки потреби в матеріальних ресурсах визначають джерела їх покриття та забезпечення. До внутрішніх джерел забезпечення належать власне виробництво (що для установи не є типовим) і використання відходів; до зовнішніх — надходження від постачальників за договорами поставок.

Витрати на придбання запасів, а також можливі джерела їх надходження у вигляді цільових надходжень установа передбачає в кошторисі, що затверджується в установленому по- рядку.

Аналіз термінів та обсягів поставок запасів за укладеними договорами пов’язаний з перевіркою залишків відповідних матеріалів на складі. Наявні запаси мають задовольняти потребу установи в матеріалах на період інтервалів між поставками.

Забезпеченість у днях визначається за формулою

З = Но : Дп,

де Но — запас певного виду матеріалу; Дп — добова потреба в цьому матеріалі.

Визначення забезпеченості дає змогу встановити величину запасів у днях, протягом яких гарантується безперебійне їх використання. Визначають також інтервали між фактичним надходженням матеріалів на склад та інтервали поставок за договорами з постачальниками.

Приклад 1. Лікарня, за даними бухгалтерського обліку, має запас пального станом на перше число місяця на суму 4160 грн. Добова потреба з урахуванням інтенсивного характеру роз’їзних робіт — 130 л (у вартісному виразі — 520 грн). Отже, запаси пального: (3 min) становлять 8 днів (4160 : 520). Тобто не пізніше як через 8 днів з початку місяця має бути вирішене питання поставки пального.

Аналіз запасів бюджетної установи залежить передусім від наявності, достовірності та пріоритетності інформаційних джерел. За даними балансу можна визначити зміни в структурі активів, тенденції структурних змін у запасах і зіставити отримані показники з фінансовим станом організації.

Потребу в поставках матеріалів зі сторони визначають як різницю загальної потреби та внутрішніх ресурсів.

Для характеристики джерел формування запасів за даними обліку використовують кілька показників форми № 1 «Баланс», що відображають різний рівень охоплення певних видів джерел:

• наявність власних оборотних коштів — дорівнює різниці величини реального власного капіталу і суми величин необоротних активів (І розділ Пасиву – І розділ Активу);

• наявність довготермінових джерел формування запасів — результат попереднього розрахунку, збільшений на суму довгострокових зобов’язань («Довгострокові зобов’язання» та «Довгострокові кредити» II розділ пасиву);

• загальна величина основних джерел формування запасів — дорівнює сумі довготермінових джерел (попередній результат) і поточних зобов’язань (II розділ Пасиву без рядків «Довгострокові зобов’язання» та «Довгострокові кредити»).

Трьом показникам наявності джерел формування запасів відповідають такі три показники забезпеченості запасів джерелами їх формування:

• надлишок (+) або недостача (–) довготермінових джерел формування запасів — дорівнює різниці величини довготермінових джерел формування запасів і величини запасів;

• надлишок (+) або недостача (–) власних обігових коштів — дорівнює різниці величини власних обігових коштів і величини запасів;

• надлишок (+) або недостача (–) загальної величини основних джерел формування запасів —дорівнює різниці величини основних джерел формування запасів і величини запасів.

Важливим питанням є визначення оптимальної структури запасів у загальних активах установи. Найточніше загальну структуру активів характеризує коефіцієнт співвідношення оборотних і необоротних активів, який обчислюють за формулою

К = Оборотні активи : Необоротні активи.

Значення цього показника значною мірою зумовлюється галузевими особливостями обороту коштів установи, що аналізується. Під час внутрішнього аналізу структури активів варто з’ясувати причини різкої зміни коефіцієнта (якщо це було) за звітний період.

Для деталізації загальної картини зміни структури активів за кожним збільшеним елементом активів можна побудувати таблиці. Наприклад, для дослідження структури та динаміки стану запасів — табл. 4.15. Для розрахунку дані абсолютних величин запасів на початок і на кінець року установа бере з відповідних рядків балансу.

Таблиця 4.15