Часть 1 Средства структуризации и первичной обработки данных

Проблемы выполнения тех или иных операций по автоматизированной обработке данных, связаны с тем, что логика таких операций предполагает наличие жестко формализованной структуры у исходной информации.

Для начала определим понятие Списка в Excel.

Списком называется таблица Excel, которая состоит из одного и более столбцов. Столбцам списка присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. Все ячейки в столбце имеют один и тот же формат данных, поэтому все строки или, как их еще называют записи, однотипны.

Фамилия	Возраст	Пол
Петухова	17	ж
Петров	17	м
Зайцева	17	ж
Морев	19	м
Иванов	19	м
Петрова	21	ж

Рисунок 1 – Пример списка Excel 

Большинство таблиц, с которыми работают пользователи Excel, являются списками или могут быть приведены к виду списка.

Список Excel является типичной базой данных и к нему применимо большое число специфичных операций. К основным операциям относятся:

1) сортировка данных;

2) структурирование данных и получение промежуточных итогов;

3) консолидация данных и сводные таблицы;

4) фильтрация данных.

Рассмотрим все средства на примере, приведенном в файле.

Указания к заданиям для самостоятельного выполнения

1. Откройте файл Данные к 1.xls и сохраните его на локальном диске.

2. Последовательно выполните указанные ниже задания.

3. По окончании выполнения лабораторной работы удалите файл.

1.1 Сортировка данных

Сортировка относится к одной из традиционных задач первичной (предварительной) логической обработки данных.

В Excel возможна сортировка по одному или нескольким ключевым полям. Для того, чтобы отсортировать данные, следует:

– нажать на кнопку Сортировка вкладки Данные;

– в появившемся диалоговом окне выбрать параметры сортировки.

Рисунок 1 – Задание параметров сортировки данных

Как видно из рисунка 1, с помощью параметров сортировки можно задать:

– ключ или столбец, который будет использоваться при упорядочении данных;

– направления упорядочения для каждого уровня (возрастание/убывание);

– параметр сортировки (значение/цвет ячейки/цвет шрифта/значок ячейки).

Задание для самостоятельного выполнения

1. Создайте 4 копии листа Промежуточные итоги, переименуйте 2-й лист в Структура, 3-й лист – в Консолидация, 4-й лист – в Сводная таблица, 5-й лист – в Фильтрация.

2. Сохраните изменения.

3. Отсортируйте таблицу на листе Промежуточные итоги по возрастанию по трем полям «Группа», «Фамилия, имя», «Пол». Диапазон данных идентифицируйте по подписям.

1.2 Структурирование данных и получение промежуточных итогов

Excel предлагает три способа создания структуры данных:

– автоматическое создание структуры с получением промежуточных итогов с помощью кнопки Промежуточные итоги вкладки Данные;

– автоматическое создание структуры без промежуточных итогов с помощью команды Создание структуры на вкладке Данные в группе Структура, кнопка Группировать;

– создание структуры вручную с помощью кнопки Группировать на вкладке Данные в группе Структура.

Для автоматического создания структуры и получения промежуточных итогов необходимо выполнить следующие действия.

1. Убедитесь, что данные для подсчета итогов представлены в следующем формате: первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные, пустые строки или столбцы в диапазоне отсутствуют.

2. Выделите любую ячейку в столбце, для которого хотите создать промежуточные итоги.

3. Для создания групп одинаковых значений в этом столбце желательно отсортировать данные в возрастающем или убывающем порядке.

4. На вкладке Данные нажмите на кнопку Промежуточные итоги.

5. В поле При каждом изменении выберите столбец для подсчета итогов.

6. В поле Операция выберите функцию для вычисления итогов. Под итоговой функцией понимается тип вычисления при объединении данных в отчете сводной таблицы, в таблице консолидации или при вычислении итогов в списках или базах данных. Примерами итоговых функций могут служить функции СУММ, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ.

7. В поле Добавить итоги по… выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги.

8. Если хотите, чтобы за каждым итогом следовал разрыв страницы, установите флажок Конец страницы между группами.

9. Чтобы итоги отображались над строками данных, а не под ними, снимите флажок Итоги под данными.

10. Нажмите кнопку OK.

Рисунок 2 – Пример структурированных данных и промежуточных итогов

Вложение промежуточных итогов. В существующие группы суммируемых значений можно вставлять промежуточные итоги для более мелких групп.

Рисунок 3 – Пример вложенных итогов

Прежде чем вставлять вложенные итоги, выполните сортировку списка по всем столбцам, по которым требуется вычислять промежуточные итоги, чтобы суммируемые строки были сгруппированы.

Из рисунка 3 видно, что раздел структуры в левой части электронной таблицы содержит элементы управления, которые можно использовать, чтобы скрыть или показать группы строк. В разделе структуры имеются элементы управления трех типов:

Кнопки "Скрыть детали".  Когда строки в группе отображаются, рядом с группой появляется кнопка "Скрыть детали" .

Кнопки "Отобразить детали".  Когда группа строк скрыта, кнопка рядом с группой становится кнопкой "Отобразить детали" . Нажав кнопку "Отобразить детали", можно просмотреть строки данной группы электронной таблицы.

Кнопки уровня.  Каждая из пронумерованных кнопок уровня представляет уровень организации в электронной таблице; нажав кнопку уровня, можно скрыть все уровни деталей, относящихся к нажатой кнопке.

Создание итоговых отчетов.   При добавлении в список промежуточных итогов разметка списка изменяется таким образом, что становится видна его структура. Щелкая знаки структуры , и , можно создать итоговый отчет, скрыв подробности и отобразив только итоги.

Отображение итоговых данных в виде диаграммы.   Можно создать диаграмму, использующую только видимые данные списка, содержащего промежуточные итоги. Если отобразить или скрыть подробности в структурированном списке, диаграмма тоже будет обновлена для отображения или скрытия соответствующих данных.