Документи бух.Обліку.

Документація — це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами.

Документ - це письмове свідчення про здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку. Саме слово "документ" походить від латинського documentum, що означає свідчення, доказовість, розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Бухгалтерський документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію і є юридичним доказом її здійснення.

Бухгалтерський документ, як свідчення господарських операцій, знаходить своє відображення (фіксацію) в носіях первинних облікових даних. Носіями первинної облікової інформації є папір, магнітний диск тощо.

Первинний документ - документ, складений у процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення.

Зведений документ - документ, складений на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований за затвердженою системою кодифікації.

За місцем складання документи поділяються на зовнішні та внутрішні.

Зовнішніми документами називаються ті, що надходять від інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами даного підприємства. До них належать виписки банку, рахунки постачальників та ін.

Внутрішні документи - це документи, складені (виписані) на даному підприємстві, в організації.

Документи за обсягом відображуваних документів поділяються на первинні та зведені.

Первинні - це такі документи, що вперше виконують реєстрацію господарської операції в момент її здійснення або невідкладно після здійснення. До них належать акти прийняття і вибуття основних засобів, накладні, квитанції тощо. Зведені документи складаються на підставі первинних. До них належать різноманітні звіти, розрахунково-платіжні відомості та ін.

За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій. До них належать прибуткові й витратні касові ордери, вимоги для одержання матеріальних цінностей зі складу та ін.

Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу (тижня, декади, місяця). Наприклад, лімітно-забірні картки, за допомогою яких оформлюється відпуск матеріалів на виробництво (виконання робіт). Такі документи скорочують кількість первинної документації.

Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком строки для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Облікові регістри

Обліковий регістр — це спеціальна таблиця, призначена для відображення документально оформлених господарських операцій в системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації.

Облікові регістри-листки мають формат друкарської машинки і зберігаються в папках або швидкозшивачах. До таких вільних листків належать платіжні відомості на виплату заробітної плати та ін.

В облікових регістрах — бухгалтерських книгах, наприклад, Касовій книзі, всі сторінки мають бути зброшуровані й пронумеровані. На останній сторінці вказується кількість пронумерованих сторінок, ставляться підписи керівника підприємства, головного бухгалтера і печатка.

Облікові регістри-картки. Прикладом можуть бути картки кількісно-сумового обліку матеріалів. Картки не скріплюються між собою і зберігаються у спеціальних ящиках-картотеках.

Обов'язковим для всіх підприємств, установ та організацій є ведення Головної книги.

Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Підприємства й установи, що складають облікові регістри на машинозчитуваних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді.

Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів має здійснюватися в міру їх надходження до місця обробки (бухгалтерії, обчислювальної установки), одначе не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну звітність, наприклад, нарахування й виплату заробітної плати, складання бухгалтерської звітності, статистичної звітності, відповідних рахунків, декларацій.