9. Понятие о знаках, виды знаков.
Документ содержит информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение.
В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний).
Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д.
От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.
Основные свойства знаков:
имеет материальное выражение;
обладает значением;
информирует о чем-то отличном от него;
используется для передачи информации;
функционирует в определенной знаковой ситуации.
Различают знаки языковые и неязыковые. Знак языковой - единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого.
Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).
Чаще всего среди неязыковых знаков используются знаки-изображения существующих или условных объектов, содержащие их схематичное обозначение. Они делятся на знаки-"пикчеры", эмблемные и вещественные.
РИС. 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ЗНАКОВ
Знаки-"пикчеры" (англ, picture - картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) - это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).
Эмблемные знаки - разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).
Знаки вещественные (трехмерные) - это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них - разнообразная (в большинстве - обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль - знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце - человек женат).
10. Основные способы документирования.
Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).
Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).
Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).
Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.
Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.
Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.
Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.
Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.
Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.
Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.
По мере развития человечества количество этих способов постоянно увеличивалось, используемые на сегодняшний день способы документирования условно можно разделить на две группы:
- традиционные (начертание, выжигание, тиснение и др.)
- технические (осуществляемые с помощью техники и определяемые её развитием) В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е. средства документирования.
В свою очередь способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков (методов документирования). Все это вместе определяет характер той или иной системы документирования.
Выделяются четыре основных способа документирования, с которыми также тесно связаны методы и средства документирования (системы документирования):
-текстовое документирование,
-техническое документирование,
-кинофотофонодокументирование
-электронное документирование
Текстовое документирование. Первым способом запечатления информации явилось слово. Однако звуковая речь как средство запечатления имеет существенные недостатки. Применялись предметные способы передачи сообщений (язык костров, барабанов, и иных сигнальных средств).
Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. Именно с использованием знаков можно говорить о документировании.
На смену предметному (или наравне с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека.
Письмо прошло несколько ступеней развития.
Первая ступень – пиктографическое письмо
Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо.
Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).
Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо.
С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
Фотокинофонодокументирование. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.
Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.
К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фонодокументов (звуковой документ). Под фонодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске.
Электронное документирование. Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.
Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).