7. Порядок проведення інвентаризації.

Порядок і терміни проведення інвентаризації на підприємствах, в організаціях і установах регламентуються статтею 10 ("Інвентаризація активів і зобов'язань") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV, Порядком надання фінансової звітності, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419, та Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань № 879 від 02.09.2014 .

Відповідно до цих нормативних актів об'єкти і терміни проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства, крім випадків, коли їх проведення обов'язкове, а саме:

перед складанням річної фінансової звітності;

при передачі майна державного підприємства в оренду, у разі приватизації державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;

у випадку зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;

у разі пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;

у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Основні причини, які не дають можливості гарантувати точну відповідність фактичної наявності майна і зобов’язань підприємства до даних бухгалтерського обліку, такі:

1. вплив природних факторів, які не можна виявити та задокументувати в момент їх виникнення – природні втрати внаслідок зміни температури, вологості, псування;

2. порушення чинних правил приймання, зберігання та відпуску цінностей (крадіжка, обважування, прорахунки, пересортиця, відсутність вимірювальних приладів, їх похибки тощо);

3. недоліки у доборі матеріально відповідальних осіб, які через низьку кваліфікацію не можуть забезпечити належного обліку і зберігання матеріальних цінностей;

4. неточності в обліку постачальників, покупців, що зумовлює розбіжності та суперечки щодо стану заборгованості.

Виділяють чотири стадії проведення інвентаризації:

1. Організаційна.

• вибір об’єкта інвентаризації;

• створення інвентаризаційної комісії;

• інструктаж голови та членів комісії.

2. Підготовча.

• огляд об’єкта інвентаризації

• отримання і перевірка останнього звіту про рух матеріальних цінностей;

• перевірка вимірювальних приладів;

• підготовка цінностей до їх інвентаризації.

3. Технологічна.

• перевірка наявності та стану зберігання цінностей.

• складання інвентаризаційних описів.

4. Результативна.

• складання порівняльних відомостей.

• Визначення результатів інвентаризації.

• Прийняття рішення за результатами інвентаризації.

• Відображення в бухгалтерському обліку результатів інвентаризації.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах за наказом керівника створюють постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, матеріально відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. На підприємствах з великим обсягом інвентаризаційних робіт та розгалуженою структурою за наказом керівника можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії, які проводять інвентаризацію безпосередньо на місцях зберігання та виробництва матеріальних цінностей і у структурних підрозділах підприємства.

Вимоги до інвентаризаційних комісій:

• компетентність;

• гласність;

• кількість 3-5 чоловік;

• оновлюваність;

• окремі особи в складі комісії (родичі МОВ та особи, які їх контролювали, не включаються).

Інвентаризацію проводять, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи проводять певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття й оприбуткування цінностей і коштів у книгах і регістрах.

У процесі інвентаризації, яка відбувається шляхом підрахунку, зважування, обмірювання, визначають фактичну наявність об'єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи стосовно обліку матеріальних цінностей здано до бухгалтерії.

На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, сховища), як правило, припиняється.