Тема 6. Документація та інвентаризація

Мета - засвоїти методику і техніку документування господарських операцій, відображення їх на рахунках бухгалтерського обліку; вивчити завдання, принципи та види інвентаризації

БЛОК ТЕОРЕТИЧНИХ ПИТАНЬ

1. Первинне спостереження в обліку. Документація, її значення і функції.

2. Вимоги до змісту й оформлення документів.

3. Класифікація документів.

4. Порядок перевірки та опрацювання документів.

5. Організація документообороту та зберігання документів.

6. Інвентаризація, її значення та види.

7. Порядок проведення інвентаризації.

8. Виявлення результатів інвентаризації та відображення їх в обліку.

1. Первинне спостереження в обліку. Документація, її значення і функції.

Бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.

Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Бухгалтерське спостереження – це збір первинних даних про факти господарського життя та їх реєстрацію в документах, якими оформлюється кожна господарська операція, що була здійснена на підприємстві.

Під час спостереження встановлюється сутність і економічна доцільність господарських операцій та процесів, які здійснюються на підприємстві. Результати спостереження оформлюються за допомогою первинних документів.

Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ.

Документ - це закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя існує або здійснюється.

Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

Бухгалтерський документ — належним чином складений і оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення або реально здійснену господарську операцію, містить її ознаки і показники, що підлягають відображенню в обліку..

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції.

Функції бухгалтерських документів:

1. доказова – підтверджують факт здійснення господарської операції.

2. інформаційна – дані використовуються для отримання інформації, формування показників, здійснення різних облікових процедур.

3. контрольна – дають змогу контролювати господарські та технологічні процеси, роботу окремих осіб, фінансові операції тощо.

4. накопичення і зберігання даних – завдяки бухгалтерським документам існує можливість отримувати дані в майбутньому, що дає змогу порівнювати, аналізувати.