2. Документообіг та його організація, зберігання документів

Після того як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методич­ні прийоми їхньої перевірки: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова та інші.

Документообігом називають встановлений порядок і рух в певні строки, документів у процесі оперативного використання та бухгалтерського опрацювання їх від моменту складання або одержання від інших організацій до використання для бухгалтерських записів і передачі в архів.

Для контролю за надходженням і своєчасним опрацюванням документів необхідно складати графік (план) документообігу. Його розробляє головний бухгалтер підприємства, після затвердження якого, він стає обов'язковим для працівників, що складають первинні документи. Проте в кожному господарстві план документообігу має такі чотири стадії:

1) реєстрація господарських операцій;

2) приймання документів;

3) обробка інформації

4) підготовка та передача документів в архів.

Реєстрація господарських операцій - кожна господарська операція має бути оформлена первинними документами згідно з чинними нормативними документами.

Приймання документів. Приймаючи документи, відповідальний працівник бухгалтерії ретельно перевіряє їх за суттю —встановлює їх доцільність і законність операції, а також проводить їх перевірку згідно з чинним положенням.

Обробка інформації, яка міститься в первинних документах та перетворення її на кінцеву інформацію.

Підготовка та передача в архів первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку.

Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах та в організаціях різних галузей народного господарства. Так, уніфіковано майже всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, доручень, та ін.

Уніфікація документів дає змогу зосереджувати в одному документі показники, які необхідні для усіх видів обліку.

Стандартизація документів це — установлення для бланків однотипних документів однакового (найбільш раціонального) розміру і форми з твердо визначеним розміщенням відповідних реквізитів

Організація зберігання документів

Важливе значення для правильного зберігання документів, одержання в будь-який час і без затримки необхідної економічної інформації має організований в установленому порядку архів підприємства,

Поточний архів створюють у бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік чи місяць, за якими уже складено і подано у визначені адреси бухгалтерську звітність.

Постійний архів організовують у спеціально обладнаному приміщенні із стелажами для розміщення на них папок з документами. Доступ до архіву має лише головній бухгалтер і завідувач архіву (архіваріус). Обов'язки архіваріуса можуть бути покладені на того чи іншого працівника центральної бухгалтерії.

В архів приймають документи, зброшуровані в папки з відповідними написами на них згідно з порядком організації архівної справи. Прийняті для зберігання справи завідувач архіву реєструє в архівній книзі, де він на кожній папці зазначає її номер за архівною книгою. У разі втрат папок з архіву оформляють спеціальний акт за обов'язкової присутності представника міліції.

Справи з документами з архіву видають за письмовим розпорядженням головного бухгалтера, а в окремих випадках — на вимогу прокуратури або народного суду. Ключі від архіву зберігаються у завідувача архіву.

Строки зберігання документів в архіві різні: облікові листи праці і виконаних робіт — один рік; розрахунково-платіжні відомості, аналітичні рахунки з обліку розрахунків з працівника, річні бухгалтерські звіти — постійно.

Щорічне вилучення (списання) з архіву справ оформляють актом за обов'язкової присутності представника районного архіву