Выбор системы для управления проектами

Важной составной частью системы управления проектами являются инструментальные средства, с помощью которых реализуются методы СПУ и МКП, представляющие собой совокупность программных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом. Выбор типов программного обеспечения по управлению проектами осуществляют в следующей последовательности:

1. анализ требования пользователей;

2. анализ рынка;

3. выбор программного обеспечения.

В системе управления проектами можно выделить три уровня управления проектами, соответствующих определенным категориям пользователей ПО, выполняющих специфические функции.

1. Уровень высшего руководства, на котором происходит определение целей и задач предприятия, принимается решение о финансировании, оценивается приоритетность проектов.

2. Стратегический уровень, состоящий из профессионалов по управлению проектами, занимающихся планированием и контролем корпоративных проектов. В своей работе они опираются на программное обеспечение по управлению проектами.

3. Уровень операций, для которого работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична. Это ответственные за проекты на местах, руководители групп. На уровне операций требуется инструмент по управлению и контролю за проектом, но на небольшие отрезки времени.

К программным средствам по управлению проектами предъявляются следующие требования.

Уровень высшего руководства: легкость в применении; возможность получать демонстрационные отчеты; мощные возможности обобщения сведении; процедуры для планирования «сверху – вниз».

Стратегический уровень: средства временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков; возможность интеграции с другими приложениями; средства для свертывания данных по проекту (предоставление отчетов руководству) и углублению для планирования на более детальном уровне; средства для контроля за реализацией проекта; Гибкость при настройке выходных форм отчетности.

Уровень операций: простота использования; легкость изучения; прозрачность процедур ввода данных; наглядность.

К числу основных факторов, предопределяющих выбор инструментального средства для управления проектами, можно отнести следующие:

1. тип задач, для которых требуется система управления проектами;

2. характер деятельности организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования;

3. тип деятельности, которая может планироваться в виде проектов;

4. уровень детальности, до которого необходимо планировать и контролировать проекты.

Для поддержки различных управленческих задач используются различные программные средства.

Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей мере подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений. Примером системы анализа проектов является программа Project Expert фирмы PRO – INVEST – Consulting.

Если управление проектами в организации не завершается обоснованием инвестиций и существует потребность в контроле за ходом реализации проекта, то необходимо переходить к использованию ПО управления проектами. Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.

Если принципиальное решение об использовании системы для управления проектами (УП) принято, то для выбора пакета необходимо ответить на вопросы, связанные с выяснением состава функций планирования и управления, которые требуется реализовать:

• только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;

• планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;

• планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;

• детальное планирования использования ресурсов;

• многопроектное управление.

Далее следует определить также требования к следующим компонентам проекта:

• к размерности проектов и детальности планирования;

• организационной структуре управления и отчетности;

• сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми

• каково примерное количество задач в одном проекте;

• сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте;

• как будут распределяться ресурсы между проектами.

Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области (например, специальные требования к отчетности, необходимость интеграции с другими приложениями или нормативными базами).

Существенным является также квалификация персонала, который будет использовать ПО. Большие возможности пакетов – более высокая квалификация.

Выбираемое средство управления проектами должно включать следующие базовые функциональные возможности.