Процессы оперативного управления

Управление исполнением проекта – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта идет в соответствии с намеченным планом, то управление сводится к доведению до участников проекта плановых заданий и контролю за их реализацией. Эти процессы включаются в процессы исполнения.

В том случае, если возникли отклонения, то требуется:

1. найти оптимальные корректирующие воздействия;

2. скорректировать план оставшихся работ;

3. согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

Процессы оперативного управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа. К основным процессам оперативного управления относятся:

1. Общее управление изменениями – определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;

2. Управление ресурсами – внесение изменений в состав и назначение ресурсов на работы проекта;

3. Управление целями – корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

4. Управление качеством – разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления выделяют:

1. управление рисками – реагирование на события и изменение рисков в процессе выполнения проекта;

2. управление контрактами – координация работы подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

1. Закрытием контрактов – завершением и закрытием всех контрактов, включая разрешение споров.

2. Административным завершением – подготовкой, сбором и распределением информации, необходимой для формального завершения проекта.

Методы планирования и управления проектами и ресурсами

С целью повышения эффективности проектирования ЭИС разрабатывают систему управления проектом (СУП). СУП представляет собой организационно – технологический комплекс методических, технически, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом.

СУП содержит набор функциональных средств, которые помогают менеджеру планировать работы, временные, ресурсные и стоимостные оценки выполнения комплекса работ, а затем в процессе выполнения отслеживать ход работ и корректировать план.

СУП можно представит в виде модели, отражающей план разработки, в котором фиксируется ход событий для достижения конечной цели при заданных условиях. Составленная модель должна быть адекватна моделируемой системе.

Существует несколько способов формализованного представления выполняемой совокупности работ.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Гантта (циклограмма) – горизонтальная линейная диаграмма, на которой работы проекта представляются протяженными по времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, задержками и, возможно, другими временными параметрами.

Код работы	Начало	Конец	Длительность в единицах времени	Временные периоды в единицах времени
1	1.10	2.10	1
2	2.10	5.10	3
3	5.10	9.10	4
4	6.10	9.10	3

Рис. 17. Диаграмма Ганта

Получаемый график отличается статичностью и громоздкостью, по результатам отображения работ нельзя оперативно получать информацию о ресурсах, поэтому может применяться лишь при небольших объемах работ. Существенными недостатками являются: неспособность в полной мере отражать взаимосвязи отдельных операций; недостаточная гибкость линейной модели; трудность ее корректировки при изменившихся условиях; ограниченные возможности прогнозирования дальнейшего хода работ, что снижает эффективность процесса управления.

От этих недостатков свободны сетевые модели. Они легко поддаются обработке на ЭВМ, позволяют более эффективно осуществить планирование, контроль и управление процессом создания сложных систем.

Методика СПУ – развитая система планирования и управления, предусматривающая выявление и использование резервов времени и материальных ресурсов, дающая возможность прогнозирования и предупреждения возможных срывов в ходе выполнения программы. Это метод Уолкера – Келли (метод критического пути МКП) и метод анализа и оценки программ (PERT).

Сетевые диаграммы моделирует логические зависимости между отдельными элементами работ. Существую следующие виды диаграмм:

1. граф – сеть типа «вершина – работа» (диаграмма предшествования): вершины – работы, связанные линиями – взаимосвязи между работами;

2. сеть типа «вершина – событие». Работа представляется в виде линии между двумя событиями (узлами графа), которые в свою очередь, отображают начало и конец этой работы.

Сетевые методы планирования хорошо декомпозируются на упорядоченную последовательность работ, используют хорошо отработанный математический аппарат расчетов на сетевых графиках.

Можно выделить следующие особенности использования системы методов СПУ.

1. Системный подход к решению вопросов организации управления процессом создания новых систем.

2. Использование информационно–динамической модели особенного вида (сетевой модели комплекса операций) для логико–математического описания процесса создания системы и алгоритмизации расчетов параметров этого процесса (продолжительности, трудоемкости, стоимости).

3. Применение ЭВМ с целью обработки исходных и оперативных данных для расчета плановых показателей и получения необходимых аналитических и отчетных сводок.

4. Комплексы работ, для которых применяют методы СПУ, могут иметь одноцелевой и многоцелевой характер.

При построении сетевого графика необходимо знать операции, предшествующие и следующие за рассматриваемой. Сеть выражает соотношения порядка, существующие на множестве работ, характеризующиеся временем выполнения, и событий, которые характеризуются временем начала и временем окончания.

Существуют правила построения моделей.

1. Любая работа обозначается стрелкой, которая соединяет только два события и отражает процесс перехода от одного события к другому.

2. Событие, из которого выходит стрелка, называется начальным или предшествующим по отношению к дальнейшей работе. Событие, в которое стрелки входят, является конечным или последующим.

3. Начало стрелки показывает, с какого события данная работа начинается, а конец – в каком событии она заканчивается.

4. Работы имеют временные оценки, которые проставляются на стрелках. Событие считается свершившимся тогда, когда будет закончена самая длительная из всех входящих в него работ.

5. Размеры ресурсов, требуемые для выполнения работы, указываются на стрелках в скобках.

Максимальный по продолжительности полный путь в сети называется критическим; работы, лежащие на этом пути, называются критическими (на графике отображаются двойными стрелками). Выявление критического пути позволяет установить работы (операции), определяющие ход проекта. Критические работы в ходе проектирования должны выполняться строго по графику. Именно длительность критического пути определяет наименьшую общую продолжительность работ по проекту в целом.

Метод критического пути позволяет рассчитать возможные календарные графики выполнения комплекса работ на основе описанной логической структуры сети и оценок продолжительности каждой из работ, определить критический путь проекта. Длительность выполнения всего проекта может быть сокращена за счет сокращения длительности работ, лежащих на критическом пути. Критических путей может быть несколько. Пути, продолжительность которых приближается к критическом, называются субкритическими. Остальные пути – некритические. Наличие критического пути позволяет использовать его в качестве основы для оптимизации плана.

Работы, лежащие на некритическом пути обладают резервом времени. Временной резерв (запас времени) – это разность между возможным сроком завершения работ и самым поздним сроком ее выполнения. Управленческий смысл временного резерва заключается в том, что при необходимости можно задержать работу без влияния на общую продолжительность проекта и продолжительность связанных с ней задач.