Модуль 5.

Работа с электронными таблицами в Microsoft Office Excel

5.1. Интерфейс и основные возможности программы Excel

Microsoft Excel – табличный процессор, программа, предназначенная для работы с электронными таблицами, в которых можно производить математические расчеты, анализировать полученные данные, строить диаграммы. Преимуществом этой программы является то, что изменение исходных данных ведет за собой автоматический пересчет всех формул, в которых эти данные участвуют.

П осле запуска MS Excel перед вами открывается окно программы, предназначенной для обработки данных в виде таблицы.

Рис. 131. Окно программы MS Excel

К элементам окна документа, знакомым вам из программы MS Word, добавились специфичные для MS Excel элементы. Это связано с особенностями рабочего поля.

Так как рабочее поле MS Excel – электронная таблица, то основной элемент таблицы – ячейка. Каждая ячейка таблицы MS Excel имеет свое имя, состоящее из названия столбца и номера строки, в которых находится данная ячейка. Также в панели инструментов находится специальный элемент, отображающий имя выделенной ячейки.

Рис. 132. Определение имени ячейки

Всего в электронной таблице MS Excel содержится 16384 строк (они пронумерованы от 1 до 16384) и 256 столбцов (они обозначены латинскими буквами A, B … Z, затем идет двойное обозначение столбцов AA, AB, AZ, затем BA,BB…BZ и т.д. до IV).

Еще одним специфическим для интерфейса MS Excel элементом является строка формул, об использовании которой более подробно будет рассказано ниже.

Рис. 133. Строка формул в окне MS Excel

Как и MS Word документ в MS Excel может состоять из нескольких страниц. Для переключения между страницами в MS Excel предусмотрены специальные Указатели листов. Для быстрого переключения между листами предусмотрены специальные кнопки.

Р ис. 134. Указатели листов в окне MS Excel

Основными возможностями программы MS Excel являются:

• ввод исходных данных (текст и числа);

• выполнение вычислений;

• обобщение и консолидация данных, различные виды анализа данных;

• построение диаграмм.

5.2. Подготовка рабочего поля Excel

Задание параметров страницы

При работе в программе MS Excel предусмотрена возможность распечатки больших документов на нескольких листах бумаги стандартного размера.

Задание параметров страницы в программе MS Excel отличается от MS Word. Заданные в MS Word параметры вносят изменения в структуру рабочего поля: изменяют ширину и высоту области набора текста. При задании параметров страницы в MS Excel рабочее поле внешне не изменяется. Установленные параметры вносят ограничения лишь при распечатке документа на бумагу и регулируют область вывода содержимого листа электронной таблицы на бумагу.

Прежде чем начать работу с электронной таблицей, необходимо установить параметры страницы. Для этого в горизонтальном меню Файл выберите пункт Параметры страницы и в появившемся окне выберите нужные параметры.

Во вкладке Страница можно задать Книжную или Альбомную ориентацию страниц при распечатке документов из MS Excel.

Рис. 135. Окно параметров страницы MS Excel

(задание параметров страницы)

Во вкладке Поля можно задать отступы от края страницы, а также включить Горизонтальное и Вертикальное Центрирование заполненной таблицы на листе.

Рис. 136. Окно параметров страницы MS Excel (задание полей)

Во вкладке Колонтитулы можно задать текст нижнего и верхнего колонтитула.

Рис. 137. Окно параметров страницы MS Excel

(задание колонтитулов)

Во вкладке Лист можно задать на печать фрагмент набранной электронной таблицы или весь текст. Задать последовательность вывода страниц на печать.

Рис. 138. Окно параметров страницы MS Excel

(задание параметров печати листа)

В этой же вкладке при установлении флажка в разделе Сетка на рабочем поле появятся пунктирные линии, по которым пользователь сможет ориентироваться, где заканчивается печатный лист, чтобы оформлять электронную таблицу сразу аккуратно и правильно, думая о возможности последующей распечатки документа.

Рис. 139. Разметка рабочего поля на листы в MS Excel