7. Документация и инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета

Документация как элемент метода бухгалтерского учета - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с помощью бухгалтерских документов.

Каждая хозяйственная операция должна быть обязательно оформлена соответствующим документом , составленным с соблюдением определенных требований. Без документа операция не может быть отражена в учете.

Документ ( от лат. Documentum - доказательство , свидетельство) - это письменное свидетельство об осуществлении хозяйственной операции , которое предоставляет юридической силы данным бухгалтерского учета.

Первичный документ - документ , содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление.

Формы первичных документов из различных участков учета (учет кассовых операций , оплаты труда и т.д. ) утверждаются Министерством статистики Украины. Внутренние документы на предприятии могут иметь произвольную форму.

Все первичные документы имеют определенную структуру. Минимальной неделимой структурной единицей документа является реквизит.

Реквизит - это показатель документа , характеризующий ту или иную сторону хозяйственной операции. Реквизиты, необходимые для всех документов согласно закону [1]:

- Название документа;

- Дата и место составления;

- Название предприятия , от имени которого составлен документ;

- Содержание и объем хозяйственной операции , единица;

- Должности ответственных лиц и их подписи.

Реквизит -признак характеризует качественную сторону хозяйственной операции ( название товара , сорт , размер).

Реквизит -основание характеризует количественную сторону хозяйственной операции (количество , цена , сумма).

Показатель документа - совокупность реквизитов -признаков и рек -визитов -основ , описывающие один объект.

Один или несколько показателей определяют бухгалтерский документ.

Формы документов:

- Анкетная (слева признак , дело основа);

- Зональная (вертикальные или горизонтальные зоны);

- Табличка ;

- Комбинированная.

Требования к бухгалтерским документам согласно Положению [6]:

- Документы могут быть на бумажных или машинных носителях;

- Записи должны быть четкими , без подчисток и помарок;

- Чернила должны быть долговечны ;

- Исправления заверяются лицами, подписавшими документ;

- Не допускаются исправления в кассовых и банковских документах;

- Документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее ;

- В свободных строках проставляется "Z ";

- Документы хранятся в архиве.

Документооборот - процесс от составления документа к сдаче его в архив.

Законодательно определены сроки хранения различных бухгалтерских документов в архиве [ 12]. Обычно они составляют 1-3 года; дольше хранятся личные карточки (75 лет) и годовые балансы (постоянно). Ответственность за организацию документооборота на предприятии несет главный бухгалтер.

Ответственность за несвоевременное составление документов и недостоверное отражение в них данных несут лица, составившие или подписавшие эти документы.

Все учетные данные должны найти полное и достоверное отражение в бухгалтерских документах , но на практике нередко возникают расхождения между учетными данными и фактическим наличием активов и обязательств. Для устранения этих разногласий проводится инвентаризация [6].

Инвентаризация (от лат. Inventarium - описание ) - это выявление тех активов и обязательств , которые не нашли отражения в текущем учете.

Причины разногласий:

- Ошибки в учетных записях по вине бухгалтера или оператора вычислительной техники;

- Ошибки вычислительной техники;

- Естественные потери;

- Стихийные бедствия , пожара;

- Кражи , обмера , обвеса.

Виды инвентаризаций :

- Полная - инвентаризация всех активов и обязательств;

- Частичная - отдельных видов активов или обязательств;

- Плановая - по составленному заранее плану;

- Внеплановая - по распоряжению руководителя или контролирующих органов.

Проведение инвентаризации обязательно :

- Перед годовым отчетом ;

- В случае изменения формы собственности предприятия;

- В случае смены материально ответственного лица;

- При стихийных бедствиях , пожарах;

- При установлении фактов краж , злоупотреблений , порчи;

- По распоряжению судебно -следственных органов;

- При ликвидации предприятия;

- При передаче в аренду имущества государственного предприятия.

Порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация проводится постоянно действующими или рабочими комиссиями по распоряжению руководителя предприятия. Материально ответственное лицо передает комиссии все документы с распиской , что все документы переданы и все данные с них отражены в учетных регистрах. Бухгалтерия выводит остатки по счетам. При инвентаризации необоротных активов и запасов составляют инвентаризационные описи. Результаты инвентаризации оформляют сравнительной ведомости (при инвентаризации материальных ценностей) или актом инвентаризации ( при инвентаризации денежных средств , расчетов).

Регулирования инвентаризационных разниц. При инвентаризации могут быть выявлены расхождения между фактическим наличием активов и учетными данными в виде избытка или недостатка.

Излишки зачисляются в доход предприятия.

Недостатка относят:

- На виновных лиц;

- В пределах норм естественной убыли - на расходы основной деятельности;

- Если виновные не установлены или недостатка возникшие в результате стихийных бедствий , краж и т.д. , в бухгалтерском учете их относят к прочим операционным расходам ; в налоговом учете только потери от стихийных бедствий , пожаров и т.п. исключаются из налогооблагаемой прибыли