3 Этапа Сначала подготавливается основная часть Затем продумывается введение в последнюю очередь готовится заключение
Основная часть сообщения включает в себя три элемента :
Центральная идея, которая одновременно является и основной темой сообщения. Она должна запомниться слушателям, даже если они забудут все остальное. В некоторых случаях в презентации может присутствовать две, максимум три идеи, но их объединяющим звеном продолжает оставаться ключевой тезис.
ПРАВИЛО ТРЕХ:
Любое крупное сообщение передает, по
крайней мере, одну, иногда две
и крайне редко более ТРЕХ центральных
идей
Тезисы (основные мысли) – пункты, разделы, блоки аргументов, которые подкрепляют в сознании слушателей центральную идею, позволяют ее осмыслить. Основные мысли второстепенны только отношению к ней. Во всем остальном они выполняют функцию наиболее значимых частей сообщения, тезисы которых должны запомниться аудитории. По этой причине количество основных мыслей в выступлении не должно превышать 5-7 пунктов.
Поддерживающий материал – информация, идеи, примеры, применение, объяснение и поддержка ключевых пунктов. Среди средств поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогия и статистика. Чтобы определиться, какие из них наилучшим образом подкрепляют основные мысли, необходимо оценить их по следующим критериям:
Цитаты
а. знакома ли слушателям цитируемая личность.
б. авторитетна ли для слушателей цитируемая личность.
в. доверяют ли слушатели цитируемой личности.
Примеры
а. понятен ли будет пример слушателям.
б. четко ли он связан с основными мыслями.
в. насколько конкретно иллюстрирует сказанное.
Аналогии.
а. соответствует ли аналогия рассматриваемому предмету.
б. понятна ли аналогия слушателям.
Статистика
а. актуальна и достоверна ли статистика для слушателей.
б. насколько статистика информативна и понятна
в. прослеживает ли статистика взаимосвязь с теми идеями, для подтверждения которых она приводится
После того, как определены центральная идея, основные мысли и поддерживающие материалы, продумываются логические переходы от одного тезиса к другому – характер организации и группировки материалов. Это обеспечивает логическую поддержку сообщения.
Существуют разные схемы организации материала. Наиболее распространенные из них: хронологическая, тематическая, пространственная, логическая.
Хронологическая последовательность развивает выступление от одного момента времени к другому. Поэтому чаще всего используется для описания процессов, эволюции различных идей, последовательности применения чего-либо.
Тематическая последовательность подразделяет сообщение на несколько частей (тем). Чем естественнее это деление, тем легче для слушателя понять и запомнить то, что излагает выступающий.
Пространственная последовательность подразумевает использование перспектив и взаимосвязей при расположении мыслей, идей, принципов. Такая организация материала обычно предполагает использование графических схем и таблиц, которые раздаются слушателям или выстраиваются самим выступающим по ходу сообщения. Группировка материалов может использовать любые особенности пространства: горизонтальные и вертикальные перспективы (таблицы и схемы), циклическое и радиальное строение, пирамидальное и нанизывающее расположение (рисунок 3)
Пространственная последовательность дает слушателям мысленно и наглядно представить себе то, о чем рассказывает выступающий.
Логическая последовательность использует для группировки материала различные логические операции: аналогии, сравнение, причинно-следственное соответствие, выделение существенного и т.д. Среди наиболее распространенных приемов выделяют причинно-следственную схему и схему «проблема-решение». Использование причинно-следственной схемы возможно в двух вариантах: а) отметить определенные действия и их результаты, которые являются их следствием; и б) описать события, а затем движущие силы, которые их вызвали.
Подход «проблема - решение» реализуется в контексте раскрытия существа противоречия и предложений по его преодолению.
Подготовка структуры основной части создает целостное представление о том, что будет передавать сообщение, что в нем наиболее ценно и важно, что должно в первую очередь привлечь внимание слушателей. По этой причине она разрабатывается до введения и заключения.
Когда структура основной части готова создаются оптимальные условия для продумывания введения и заключения презентации, которые обеспечат логическую взаимосвязь между поставленной целью и результатом выступления
Введение и заключение
Цель введения – направить внимание аудитории в нужном для выступающего направлении. Это предъявляет к содержанию введения особые требования: необходимость включения слушателей в тему презентации, фокусировка внимания в нужном направлении, и раскрытие предмета выступления.
Среди приемов, включающих слушателей в тему презентации, можно использовать следующие:
обращение к аудитории;
пример
поразительное заявление;
история (миф)
цитирование известной личности;
риторический вопрос;
декларация;
определение;
уместный юмор (анекдот, парадокс, жаргонизм).
Манера, в которой представляется начало презентации, сильно влияет на первое впечатление слушателей и определяет, насколько сосредоточенно они будут воспринимать презентацию.
Вторая задача решается за счет обозначения темы (о чем пойдет речь?) и ее проблематизации (выявления противоречий).
Цель заключения – возвращение к предмету презентации, обозначенному в ее начале, обеспечение логической завершенности презентации, в которой весь материал был сконцентрирован вокруг центральной идеи. Грамотно выстроенное заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта. С этой целью можно использовать один из приемов:
предложение решения проблемы;
побуждение к достижению целей;
обозначение перспектив в случае принятия авторской позиции;
резюмирование сказанного (подытоживание ключевых пунктов);
выводы
Приведем пример структуры двух выступлений имеющих альтернативные цели: информирование и убеждение.
Для информативной презентации наиболее выигрышным вариантом является упорядоченное изложение мыслей. Это позволяет установить четкую взаимосвязь между различными мыслями и темами, объединенных общей целью презентации. Кроме того, такая структура помогает следить за ходом рассуждений выступающего.
Введение
Краткая история (предмета, проблемы, идеи, подхода и т.д.)
Нарастание противоречия, рассогласования, потребности в изменении;
Формулирование центральной идеи.
Основная часть
Основная мысль (тезис) с конкретным развертыванием содержания;
Основная мысль (тезис) с конкретным развертыванием содержания
Основная мысль (тезис) с конкретным развертыванием содержания
Заключение
Резюмирование (краткое изложение выводов по основной части)
Обозначение ценности (важности и перспективности) сказанного для слушателей
Если информативная презентация отличается конкретностью и однозначностью, то выступление, ставящее своей целью убеждение аудитории – задача более сложная. По этой причине разработка структуры убеждающей презентации должна исходить из следующего важного условия – чем в большей степени мысли убеждающего человека соответствуют образу мыслей слушающих, тем большая вероятность убеждения. Этому принципу максимально соответствует способ организации выступления, построенный на анализе мыслительного процесса, то есть расположение мыслей в порядке, которому люди следуют обычно при решении проблемы:
Захват внимания аудитории.
Обозначение проблемы (существующего противоречия, рассогласования, потребности). С этой целью могут использоваться примеры, иллюстрирующие серьезность проблемы, указание на то, как эта проблема касается каждого слушающего.
Описание препятствий, стоящих в настоящее время на пути решения проблемы (задачи, требующие своего разрешения)
Варианты (способ) решения проблемы.
Конкретизация результатов, если этот способ будет использован (для каждой из задач). Четкое установление взаимосвязи между действиями и результатами, которые приведут к преодолению препятствия и решению задачи.
Наглядность результатов. С помощью примеров, графических и аудиовизуальных средств подтверждение эффективности предложенного решения. Убедительности результатам придает их подача таким образом, как будто решение уже принято, или описание будущего при условии, что решение проблемы не принято.
Обратная связь (мнение аудитории от предложенного решения). Запрос к аудитории должен быть кратким, конкретным и однозначно понимаемым. Он должен сфокусировать мысли слушателей на ключевой идее сообщения.
Пройдя за выступающим этап за этапом, аудитория будет готова принять мнение и позицию выступающего.