1 Этап Подготовка презентации.

Подготовка презентации – это этап, который аккумулирует в себе наиболее важные вопросы публичного выступления. Лучше всего они сосредоточены в стихотворении Киплинга:

Есть у меня шестерка слуг –

От них я все узнал.

Зовут их Что, Где и Когда,

Кто, Как и Почему.

Ответив на эти вопросы, можно внести ясность в свое выступление. Определить его цели, время и место, адресность аудитории, уточнить структуру и подобрать наиболее подходящую информацию. В этом смысле ответы на каждый из вопросов представляют собой алгоритм подготовки презентации:

1. Постановку целей (Почему?)

2. Определение концепции (Где и когда?)

3. Выбор структуры (Как?)

4. Подбор материалов (Что?)

5. Оценка качества материалов (Что и как?)

6. Выбор средств и приемов для лучшего донесения информации (Кто?).

Постановка целей

Основная задача целеполагания- уточнить направленность выступления. В таком случае появляется возможность установить соответствие между предоставляемой информацией и результатом, который должен быть получен входе выступления. Многие выступающие так до конца и не могут ответить самим себе на вопрос: Зачем я сейчас говорю на данную тему с этой аудиторией (человеком)?.Это служит основной причиной формальных, затянутых и неинтересных презентаций.

Как следствие в аудитории зреет непонимание и соответствующая реакция слушателей: «Я не уловил ни одной идеи в этом выступлении», «Что он хотел добиться своим сообщением?», «Вряд ли выступление может быть полезным для меня».

Чтобы избежать подобных ошибок планирование презентации начинается с ответа на основной вопрос: «На что направлено мое выступление?», «Что я от него жду?» и постановки общей и поддерживающих целей.

Наиболее часто в качестве общих целей выступают информирование, убеждение и развлечение.

Информирование является целью выступления, когда презентация направлена на знакомство с чем-то новым или расширяет имеющиеся представления, обучает или описывает что-либо. Лекция в аудитории – точный пример информативного выступления. Результатом информирования становится знание чего-либо, понимание, анализ и оценка услышанного.

Убеждающие выступления направлены на разъяснение и принятие позиции, изменение взглядов слушателей, побуждение к действиям определенным способом. Поскольку такие презентации предполагают определенную реакцию (скрытую или явную) слушателя, она и выступает основным критерием эффективности достижения поставленной цели.

Развлекательная цель предполагает получение слушателями удовольствия от выступления. Она также как и убеждающая подразумевает соответствующую реакцию: интерес, активность, эмоциональную включенность аудитории.

Как показывает практика, хотя общие цели и рассматриваются как отдельные, большинство выступлений – это их сочетание с преобладанием ведущей линии. Таким образом, постановка общей цели оказывается на практике расстановкой акцентов, смещающих направленность выступления к тому или иному результату. Помочь определиться с их расстановкой может алгоритм творческой постановки целей:

• Технологичность

Возможно ли ее достичь, есть ли для этого подходящий алгоритм, средства?

• Важность;

Насколько поставленные цели важны и согласуются с целями и интересами слушающих?.

• Отношение аудитории;

Соответствуют ли цели, потребностям и уровню аудитории

• Рациональность;

Сколько людей? Сколько идей? Сколько времени? Каков объем информации?

• Четкость, конкретность, точность;

Что я делаю: Информирую, сообщаю, развлекаю, формирую и т.д

Поддерживающие цели дополняют и конкретизируют общую. Их количество не ограничено, но каждая из них способствует получению запланированного результата на одном из 4 уровней: 1) понимания и принятия: «они поймут и согласятся…»; 2) применения «они будут способны…»; 3) побуждения: «они захотят…»; 4) выполнения: «они сделают…».

Понимание достигается за счет адаптации сообщения (языка, терминологии, включения примеров, доказательств и наглядности).

Принятие идей и соглашение позиций происходит на основе:

• прямого обращения к аудитории: «Я расскажу о том как…», «Это обеспечит нам возможность оценки…»;

• использования местоимения «мы» и именных обращений;

• включения значимых выражений «Для нас это означает…», «Давайте вместе разберемся в этом вопросе», «Как видите польза…..».

Возможность применения и выполнения обеспечивается конкретизацией результата и четким указанием, места и алгоритма использования.

Побуждение осуществляется за счет осознания аудиторией значимости вопроса, неожиданным поворотом сообщения, важностью и необычность полученного результата.

Построение концепции сообщения.

Следующий шаг после определения цели - выработка концепции выступления. Она определяет его директивную линию, относительно которой выстраивается все содержание. Существуют разные способы построения концепции: выписывание основных мыслей, графическое расположение на листе всех вопросов, требующих своего освещения, перечисление и характеристика всех взглядов, которые требуется сопоставить и т.д. Можно использовать любой из них. Важно получить конечный результат – ключевой тезис сообщения.

Ключевой тезис одной – двумя фразами раскрывает смысл выступления, в нем заключен смысл презентации, он точно отражает ее содержание, фокусирует внимание на предмете презентации, обеспечивает связность и логичность сообщения.

Например, для устройства на работу ключевым тезисом резюме будет «Я - профессионал» или « Я – соответствую вашим требованиям».

Выступление, ставящее своей целью взглянуть на решение проблемы с разных сторон, может быть заключено в тезисе «Есть много способов снять шкуру с медведя».

Для выступления, направленного на знакомство с практическим применением чего-либо, ключевым тезисом может быть: «Минимум теории- максимум операций».

Наилучшим вариантом формулирования главной идеи презентации является соблюдение адресности и понимание ценности информации для аудитории. Ориентация на наиболее значимые для нее стороны поможет интегрировать идеи в основную мысль.

Для того, чтобы сформулировать удачный базовый тезис необходимо определить степень ценности сообщения для слушателей, ответив на следующие вопросы:

Что наиболее значимо для аудитории? Что она ждет?

Что привлечет и удержит ее внимание?

Что сделает выступление для них понятным и запоминающимся?

Дополнительным подспорьем может быть предварительный анализ аудитории, позволяющий более точно представить ее желания, интересы, подготовленность, потребности. В этом случае можно воспользоваться одним из двух способов, позволяющих ближе познакомиться со слушателями.

А. Демографический срез

1. ВОЗРАСТНЫЕ ГРУППЫ

2. ПОЛ

3. ОБРАЗОВАНИЕ

4. РОД ЗАНЯТИЙ

5. СОЦИАЛЬНЫЙ, ЭКОНОМИЧЕСКИЙ, ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ СТАТУСЫ

6. СПЕЦИАЛЬНЫЕ ИНТЕРЕСЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ЭТНИЧЕСКИЕ, КУЛЬТУРНЫЕ

Б. Прямые вопросы

• Какие цели преследует аудитория?

• Каковы их приоритеты?

• Что они сочтут полезным?

• Что им неинтересно?

• Что им уже известно о предмете сообщения? Что еще они должны узнать?

• Что им известно обо мне?

• Каков профессиональный язык аудитории?

• Какая информация и какие способы ее подачи привлекут внимание и будут максимально полезны?

Выбор структуры выступления.

Любое выступление состоит из трех основных частей: введения, основной части и заключения. К ним можно добавить элемент включения, позволяющий привлечь внимание аудитории, пробудить в ней интерес к содержанию (рисунок 2) .