Тема 3

Анализ деятельности

Вряд ли где можно было найти человека, ко­торый так жил бы в своей должности... он служил с любовью. Там, в этом переписыванье, ему виделся какой-то свой разнообраз­ный и приятный мир.

Н. Гоголь

Теоретическая часть

Анализ деятельности — исследование особенностей деятельности сотрудника на данной должности, специфики орга­низационной культуры и схем взаимодействия, используемых в организации.

Анализ деятельности должен дать ответы на следующие во­просы:

1. сколько времени необходимо работнику для выполнения основных производственных операций;

2. какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие «рабочее место»;

3. как организовать рабочее место таким образом, чтобы увеличить производительность труда;

4) какой режим работы оптимален для данного рабочего места;

5. какими характеристиками (особенностями) должен обладать работник для выполнения данной производственной операции;

6. как может использоваться информация, полученная в результате анализа рабочего места, для создания программы управления персоналом.

На основании анализа деятельности строится компетентностная модель.

Компетенция — набор взаимосвязанных навыков, способно­стей и технологий организации, обеспечивающий эффективное решение определенного класса задач (типов ситуаций). Это круг задач, которые должен уметь решать специалист. На уровне личности компетенции соответствует компетентность.

Компетентность как характеристика субъекта — это способность осуществлять деятельность по реализации описанных вмененных задач в соответствии с требованиями и ожиданиями Это наличие у человека компетенции, включающей его личностное отношение к ней и предмету деятельности; это наличие знаний, навыков, умений и фундаментальных способностей которые проявляют участники специальных контекстов (инди-1 виды или организации).

Критериями оценки служат описания ряда личностных харак­теристик, свойств и особенностей мотивации, которыми должен обладать человек для успешной работы в рамках заданных компетенций (типов задач) конкретной должности или компании в целом.

Профессиональные компетентности — области знаний, отрасль и уровень освоения.

Личностно-деловые компетентности — способности, умения и навыки, обеспечивающие эффективную деятельность профес­сионала.

Методы анализа деятельности следующие.

1. Анализ документов:

• должностных инструкций;

• положений;

• приказов;

• методик реализации отдельных работ.

2. Наблюдение — фотография рабочего дня. Это диагностический метод, основанный на анализе непосредственно наблю­даемых поведенческих проявлений в специально моделируемой ситуации. Наблюдение представляет собой специально организованный процесс фиксации и интерпретации поведенческих; проявлений человека в реальных условиях его деятельности. Поведенческие проявления являются индикаторами, которые служат материалом интерпретации.

3. Интервью:

• с исполнением;

• с руководителем;

• с коллегами.

Структурированное интервью — метод диагностики, позво­ни ющий получить широкий спектр информации в процессе диа­лога с испытуемым на основании заранее разработанного плана. Конкретные приемы, используемые интервьюером, могут быть разными, однако в любом случае они должны быть подчинены целям максимального раскрытия испытуемого в различных си­туациях. Стиль поведения интервьюера может находиться в ши­роком диапозоне: от довольно жестокого в форме «допроса» до мягкого — «доверительной беседы». Наиболее эффективно гиб­кое изменение стилей.

4. Экспертные опросы:

• метод отдельных заданий;

• метод оценки требований;

• метод критических инцидентов.

5. Профессиографическое тестирование (опросный лист Липмана):

Ф.И.О. эксперта Дата:

Должность

Возраст Стаж работы по оцениваемой профессии

Инструкция. Ниже приведен список деловых умений и качеств, которые в той или иной степени необходимы в работе . Вам не- обходимо оценить каждое умение (качество) по 5-балльной шкале и про- г га вить свою оценку рядом с утверждением:

1. — если данное свойство безразлично для данной профессии;

2. — если оно имеет некоторое значение;

3. — если оно желательно;

4. — если свойство необходимо для успешной работы;

5. — если свойство крайне важно для вашей работы.

Деловые умения {качества)	Оценка
1 Способность долгое время сохранять устойчивое внимание, несмотря на усталость и посторонние раздражители
2 Умение распределять внимание при выполнении нескольких действий, функций, задач
3 Способность достаточно долго сосредоточивать внимание на одном предмете
4 Способность быстро переключать внимание с одного вида ра­боты на другой

5 Способность вести наблюдение за многими характеристиками наблюдаемого объекта, а также за многими объектами одновре­менно
6 Умение подмечать незначительные (малозаметные) изменения в наблюдаемом объекте
7 Умение выбирать при наблюдении данные (информацию), не­обходимые для решения поставленной задачи
8 Тонкая наблюдательность в душевной жизни человека
9 Способность к самонаблюдению
10 Профессиональная наблюдательность
11 Способность подмечать изменения в окружающей обстановке, не сосредоточивая сознательно на них внимание
12 Способность тут же точно передать раз прочитанное
13 Способность тут же точно передать раз услышанное
14 Способность легко запомнить словесно-логический материал (числа, имена, номера, термины, даты)
15 Способность легко запомнить наглядно-образный материал (планы, схемы, изображения, графики)
16 Способность к непроизвольному (без специальных усилий) за­поминанию материала
17 Способность долго удерживать в памяти большое количество информации
18 Способность запоминать внешность и поведение человека
19 Способность точно воспроизводить информацию в нужный момент
20 Способность узнавать факт, явление по немногим признакам
21 Способность к избирательному воспроизведению нужного в данный момент материала
22 Способность запоминать цвет, форму, размеры, движение, расположение объектов
23 Согласованность движений с процессами восприятия (зрением, слухом, осязанием, обонянием и пр.)
24 Устойчивость к статическим нагрузкам
25 Способность к быстродействию в условиях дефицита времени
26 Быстрота реакции на неожиданное слуховое впечатление по­средством определенных движений
27 Красота почерка
28 Согласованность одновременного движения рук и ног в раз­личных сочетаниях (синхронные, последовательные и др.)
29 Быстрота реакции на внезапное зрительное впечатление по­средством определенных движений
30 Быстрота и точность движения пальцев рук
31 Пластичность и выразительность движений
32 Умение быстро записывать
33 Умение распознавать цвета

63 Умение повиноваться, в точности исполнять предписания
64 Способность к продолжительной умственной работе без ухуд­шения качества, снижения темпа
65 Упорство в преодолении возникающих трудностей
66 Способность к продолжительному сохранению высокой ак­тивности
67 Низкая внушаемость, способность не поддаваться влиянию, особенно со стороны авторитетных лиц
68 Способность брать на себя ответственность в сложных ситуа­циях
69 Способность объективно оценивать свои достижения, силы и возможности
70 Сохранение собранности в условиях, стимулирующих возбуж­дение
71 Умение давать ясные формулировки при сжатом изложении мысли (при ответах и постановке вопроса)
72 Умение связно и логично излагать свои мысли в развернутой форме (в докладе, отчете, выступлении)
73 Умение вести беседу, спор, диалог, аргументировать, доказы­вать свою точку зрения
74 Сила, звучность голоса
75 Отсутствие дефектов речи, хорошая дикция
76 Способность к передаче своих представлений, эмоций или чувств с помощью жестов, мимики, изменения голоса
77 Способность понимать подтекст речи (иронию, шутку, «зад­ние» мысли)
78 Умение вести деловую беседу, переговоры
79 Умение доходчиво довести до слушателя свои мысли и наме­рения
80 Способность быстро найти нужный тон, целесообразную фор­му общения в зависимости от психологического состояния и индивидуальных особенностей собеседника
81 Способность к быстрому установлению контактов с новыми людьми
82 Способность располагать к себе людей, вызывать у них доверие
83 Способность разумно сочетать деловые и личные контакты с окружающими
84 Умение согласовывать свои действия с действиями других лиц
85 Умение дать объективную оценку действиям других людей
86 Склонность к риску
87 Смелость
88 Чувство юмора
89 Уверенность в себе
90 Способность к разрешению проблем (своих и чужих)

Обработка опросного листа

Для обработки результатов экспертного опроса необходимо подсчитать среднюю арифметическую оценку для каждой груп­пы психологических профессионально важных качеств, исполь-|уи ключ:

Сумма баллов по утверждениям

группы качеств

О ценка группы качеств =

Число утверждении в группе качеств

Ключ для обработки опроса

№ утверждений	Группа психологических свойств профессионала
1-6	Аттенциональные (внимание)
5-10	Рефлексивные
11-22	Мнемические (память)
23-32	Моторные (двигательные)
33-37	Сенсорные (органы чувств)
38-40	Имажинитивные (воображение)
41-52	Мыслительные
53-59	Эмоциональные
60-70	Волевые
71-76	Речевые
77-85	Коммуникативные

Этапы анализа деятельности. Существует несколько подходов к организации процесса анализа работы. Можно выделить пять общих этапов (рис. 3.1).

1. Определение работы и анализ существующей документации. Целесообразность анализа не только информации, имеющейся на своем предприятии, но и дополнительной документации, кото­рая может быть получена у партнеров, в информационных базах и т.п. Практически крайне редко появляется необходимость прове­дения анализа совершенно уникальной работы. Как правило, су­ществуют аналогичные документы в других организациях отрасли.

2. Объяснение процесса анализа линейным менеджерам и другим работникам. Обычно к анализу работы привлекаются непосредственные и другие руководители, исполнители работы, которые для эффективного проведения анализа должны четко представлять все этапы процесса, знать предлагаемые процедуры. Обычно ответственность за этот этап лежит на специалиста подразделения по персоналу.

П ериодический анализ и корректировка функциональных обязанностей и квалификационных характеристик

Р азработка функциональных обязанностей и квалификационных характеристик

Проведение анализа работ с использованием интервью,

о просников, наблюдений

Объяснение процесса анализа работ менеджерам и другим работникам

О пределение группы работ и анализ существующей документации

Рис. 3.1. Этапы анализа работы

3. Проведение анализа работ. Конкретные подходы к этомй анализу описаны ниже.

4. Разработка функциональных обязанностей и квалифика­ционных характеристик. Этот этап является конечной целью и) продуктом анализа работы. Именно хорошо подготовленные описания функциональных обязанностей и требований к работ­никам позволяют эффективно организовать работу по управле­нию человеческими ресурсами организации.

5. Периодичность анализа и корректировка. Любая органи­зации работает в постоянно изменяющихся условиях, поэтому необходимо систематически приводить документы, касающиеся функциональных обязанностей и квалификационных характери­стик, в соответствие с новыми требованиями.

Следует различать спецификацию (описание) рабочего места и тижностную инструкцию. Спецификация рабочего места опи-I ыпает технологию на данном участке работы и требования, ко-Рорые на этом участке предъявляются к сотруднику. Должност­ная инструкция может содержать запись основных и дополни-Рсльных трудовых обязанностей.

Описание рабочего места составляется для выяснения соот-игтетвия работы заданным стандартам, формализации требова­ний конкретного рабочего места к человеку и обеспеченности необходимыми средствами. Порядок описания рабочего места можно представить в виде последовательных шагов:

• составление плана анализа рабочих мест, так как эффек­тивность анализа во многом зависит от регулярности про­ведения этого вида работы в организации;

• определение названия должности;

• описание содержания работа, т.е. основных видов работ, выполняемых на данном месте с использованием необхо­димых средств, машин, оборудования;

• определение непосредственного руководителя и того, кто подчиняется работнику, занимающему данную должность, кто замещает его в должности и кого замещает он сам;

• определение специальных требований к работнику (стаж, опыт работы, образование, знания, навыки, способности, степень ответственности). Кроме того, для одних должно­стей это может быть требование ежегодного прохождения обязательного медицинского освидетельствования, для дру­гих — требования специальной подготовки, для третьих — какие-то личностные характеристики.

Основой для подготовки должностной инструкции являются описание должности и должностная квалификационная характеристика.

Примерная структура описания должности может выглядеть следующим образом.

1. Наименование организации, подразделения и документа.

2. Краткие сведения об организации.

3. Определение должности. Точное название должности. Мо- жет быть указан код должности и служебная информация, кото- рая может понадобиться службе по работе с персоналом, как правило, крупных организаций с достаточно формализованной системой управления персоналом.

4. Служебные взаимоотношения и полномочия. Система слу­жебного соподчинения. Полномочия целесообразно указывать^ для управленческих работников — кем и чем имеет право расти ряжаться работник и в каких пределах.

5. Основные обязанности и ответственность. В этот раздел вынесено самое главное из того, чем будет заниматься работник,] Особое внимание надо уделить ясной формулировке, чтобы ра­ботнику было понятно, за что он отвечает.

6. Содержание работы. Более подробно описываются обязан­ности работника. Обычно выделяют 8—10 пунктов.

7. Требуемые результаты. Раздел нужен тогда, когда можно: точно определить критерии результативности работы, по которым можно судить о соответствии работника должности. Например, достижение указанного объема продаж в указанные сроки.

8. Условия работы. Перечисляются сведения о месте и графи­ке работы, оплате, премировании, льготах, возможностях повы­шения квалификации, предоставляемых в распоряжение работ­ника, ресурсах, формах и особенностях установления трудовых отношений и т.п.

В должностной квалификационной характеристике фактически обозначено, что должен знать работник, что он должен делать и какие квалификационные требования к нему предъявляются. В России действуют Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых про­фессий рабочих, которые могут служить основанием для созда­ния этого документа.

Дополнительная информация

На основании перечисленных документов создается должност­ная инструкция. Наиболее распространена следующая ее структура.

1. Общие положения. В этом разделе указывается должность, устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок на­значения и освобождения от занимаемой должности, порядок замещения и лицо, замещающее его во время отсутствия, опре­деляются квалификационные требования, подчиненность специа­листа и должностные лица, которыми он руководит. В разделе пе­речисляются правовые акты и нормативные документы, кото­рыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

2. Функции. В разделе определяются направления деятельности работника либо подразделения, если в организации отсутствует Положение о подразделении.

3. Должностные обязанности. Перечисляются конкретные обязанности, возложенные на работника. Возложить на работ­ника можно только те обязанности, которые предусмотрены должностной квалификационной характеристикой. Оплачивает­ся сотруднику выполнение именно этих обязанностей. В этом же разделе указывается форма участия работника в управленче­ском процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготав­ливает, рассматривает, контролирует, исполняет, согласовывает, представляет и т.д.).

4. Права. Определяются права, предоставляемые работнику для выполнения его функций и обязанностей.

5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности Я несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

6. Взаимоотношения и линии коммуникаций. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные шаимоотношения, обменивается информацией, указываются фор­мы, сроки получения и предоставления информации.

Методы получения информации для анализа работы

При проведении анализа работы весьма важно знать мнение опытного работника, занимающего данную должность или сходную с оцениваемой, а также мнение непосредственного ру­ководителя. Примечательно, что их понимание существа работ в данной должности и требований к занимающему ее лицу неред­ко бывает разным, и это также важно учитывать.

Саморегистрация. Согласно этому методу получения информа­ции работник, занимающий определенную должность, сам отбира­ет информацию о работе и заносит ее в должностное описание. Он обладает наиболее детальным знанием выполняемой работы, хотя эта информация до некоторой степени бывает тенденциозна. Преимущество заключается в том, что этот метод мотивирует работника выявлять проблемы, с которыми он не может справиться самостоятельно. Участие самого работника помогает сде­лать процесс и результат его работы более приемлемыми для всех (аинтересованных лиц. Метод саморегистрации наиболее подхо­дит для целей структуризации работ, изменения производствен­ных задач, обучения, процесса оценки результатов. Он особенно ценен для установления целей деятельности сотрудника и определения критериев и стандартов исполнения.

Интервьюирование, В рамках этого метода наибольшую ценность имеет, как правило, интервьюирование (собеседование) с занимающим данную должность работником. Интервью с начальником, коллегами или подчиненными дает дополнительную информацию. Это метод дорогостоящий, требующий много вре­мени, высоких навыков интервьюера, чтобы максимально сократить потери и искажения информации. Однако при тщательном и квалифицированном применений дает отличные результаты.

Контрольный список вопросов. Это жестко структурированный список признаков (операций), относящихся к работам. Работник должен определить, применим ли тот или иной признак (опера­ция) к данной работе. Иногда признаки используются вместе со шкалой, так что указывается одновременно частота применения операции, важность или продолжительность времени, затрачи­ваемого на каждую из них. Этот метод удобен прежде всего по простоте ответов на вопросы. Но адекватность собранной ин­формации сильно зависит от качества вопросов, их соответствия конкретной работу Разработка таких списков требует большого объема подготовительной работы.

Опросники. Опросники могут быть как стандартными, так и разработанными в самих организациях. Они могут быть сильно структурированы наподобие контрольных списков вопросов или быть менее конкретными, предлагая респонденту дать более ча­стный ответ на общий вопрос. Адекватность метода зависит от тщательности редактирования вопросов. Опросники часто ис­пользуются в тех случаях, когда много людей выполняют одина­ковую работу.

Рабочие дневники. Этот метод получения информации пред­ставляет собой ведение ежедневных записей о трудовой деятель­ности работника и количестве затраченного на нее времени. Он особенно полезен для управленческих и других должностей, за­нимаемых высококвалифицированными служащими, позволяет собрать большой объем информации. Основная сложность за­ключается в том, что для заполнения дневника требуется много времени и высокое чувство ответственности. Облегчить это бре­мя можно тщательной разработкой формы дневника.

Пример. Форма, применяемая для анализа работы в Civil Service Commision(США).