Предварительный контроль вводимых данных

Если требуется выполнить несложный предварительный контроль вводимых в поле значений, то параметр "Условие на значение" должен содержать некое выражение, выполняемое вводимым значением. При нарушении этого условия Access выдает сообщение об ошибке, указанное в параметре "Сообщение об ошибке". Например, номер вагона должен быть восьмизначным.

Проконтролировать это можно следующим способом (не самым эффективным, но наиболее наглядным): разделим значение контролируемого поля "Номер" на 10000000 и выделим целую часть из этого числа. Получившееся число не должно быть больше 10 и меньше 1. Эти действия записываются при помощи следующего выражения:

Int([Номер]/10000000)>0 And Int([Номер]/10000000)<10,

которое помещается в поле "Условие на значение". Здесь Int() – функция выделения целой части выражения, заключенного в скобки; [Номер] – ссылка на содержимое поля "Номер"; And – логическое выражение "И", показывающее, что выполняться должны оба условия, стоящие слева и справа от данного оператора. То есть, чтобы полученное число было больше нуля и меньше десяти.

Параметр "Обязательное поле" необходимо установить в положение "Да", поскольку вагон идентифицируется по его инвентарному номеру и если таковой отсутствует, то прочая информация о вагоне значения не имеет. Наконец, необходимо определить это поле как ключевое, поскольку основные операции с этой таблицей (поиск, сортировка) будут производиться с использованием именно этого поля. Ключевым поле становится после нажатия кнопки (Ключевое поле), когда курсор установлен в таблице со спецификацией полей. Ключевым может быть только одно поле в одной таблице.

Создание маски ввода

Для поля "Тип" (Тип вагона) уменьшим размер поля до 2, поскольку тип вагона обозначается двумя буквами. Кроме того, зададим маску ввода, которая облегчает ввод данных в поле (Рис. 6).

Рис. 6. Параметры поля "Тип"

Символ "LL" обозначает то, что в данное поле могут быть введены только две буквы, а символ ">" автоматически преобразует введенные буквы к верхнему регистру. Эта маска не позволяет ввести в поле более двух букв, а также числа и символы. Тем самым сокращается вероятность ввода ошибочных данных.

Выбор рационального размера поля

Поля "Код отправителя", "Код станции отправления МПС" и "Код станции назначения МПС" являются четырехзначными числами, поэтому рационально будет сократить размер этих полей до значения "Целое". Такие изменения позволяют значительно уменьшить размер базы данных, особенно при большом количестве записей в таблицах. Однако размер поля "Код груза" уменьшать не следует, поскольку этот код содержит шесть цифр, а максимальное значение поля размера "Целое" составляет 32767, т.е. всего пять разрядов.

Подстановка данных в таблицу из списка

Часто при заполнении полей значениями (заполнении таблиц данными) приходится оперировать с определенным набором (списком) этих значений. Например, отправить готовую продукцию можно только тому заказчику, с которым у вас есть договор на поставку именно этого вида продукции. Разумеется, оператор вашей информационной системы не обязан помнить эту информацию, поэтому необходимо предоставить ему список возможных значений поля "Заказчики". Кроме сокращения времени на ввод данных, выбор значений из списка устраняет возможность ошибки ввода. Другой пример – выбор типа вагона из заранее заготовленного списка (поле "Тип" таблицы "Вагоны").

Рис. 7. Создание списка

Для решения подобных задач в Access имеется возможность подстановки значения в поле таблицы из списка, основанного на значениях из другой таблицы, а также списка полей или значений, вводимых самим оператором. Параметры подстановки задаются в соответствующем разделе (Подстановка) конструктора таблицы. Рассмотрим пример создания списка подстановки для поля "Тип" (Тип вагона) с использованием мастера подстановки (Рис. 7). Для вызова мастера подстановки необходимо в списке типов данных заменить тип "Текстовый" на "Мастер подстановок…". В первом диалоговом окне будет предложено выбрать источник данных для списка значений. Поскольку список возможных типов вагонов нам заранее известен и содержит ограниченное число позиций, рациональным будет решение с фиксированным набором значений. В других случаях, когда содержимое списка подстановки заранее неизвестно или содержит более пятидесяти значений, лучше выбирать для подстановки значения из другой таблицы.

Далее требуется указать количество колонок в списке подстановки и ввести этот список (Рис. 7). В следующем окне мастера необходимо выбрать столбец, содержимое которого будет подставляться в таблицу "Вагоны". В результате ввод данных в поле "Тип" можно осуществлять путем выбора значения из списка, где каждое обозначение снабжено комментарием (Рис. 8).