Тема. Бази даних в MS EXCEL

Мета роботи: Вивчення можливостей пакета MS Excel при роботі з базами даних. Придбання навичок створення та обробки БД.

Досить часто виникає необхідність зберігати й обробляти дані представлені у вигляді таблиць.

Інформація, що зберігається в таблицях, організована у вигляді рядків і стовпців. Кожен рядок таблиці, яка називається записом, містить дані про один об'єкт. У стовпці, званому полем, містяться відомості про будь властивості всіх об'єктів зберігаються в таблиці.

Т.ч., можна сказати, що База даних (БД) - це сукупність різних записів, що володіють певними властивостями.

У першому рядку будь бази даних обов'язково повинні бути вказані імена полів. Максимальний розмір бази даних в MS Excel визначається можливостями версії Excel (число рядків і число стовпців у листі).

БД може бути сформована на одному аркуші. Один лист може містити кілька БД, але активної та доступною для виконання різних операцій в даний момент часу може бути тільки одна з них.

Розглянемо процес побудови та обробки бази даних на наступному прикладі.

ПРИКЛАД 6.1.

Найменування товару	Дата	Постачальник	Місто	Закупівельна ціна (грн.)	Відпускна ціна	Транспортні витрати	Кількість	Прибуток
Ковбаса	02.10.03	Колбіко	Макіївка	15,80	18,00	20 грн.	100
Сир	05.10.03	Ромол	Харків	2,20	2,50	45 грн ..	500

Сформуємо БД на першому аркуші MS Excel, після чого лист перейменуємо (рис. 6.1).

Сформуємо поле Прибуток. Для цього в комірку I2 введемо формулу:

I2 = (F2-E2) * Н2-G2

За допомогою маркера заповнення скопіюємо цю формулу в комірки I2: I18.

В результаті лист прийме вид зображений на рис. 6.2.

Рис. 6.1. База даних «Постачальники товару"

Рис. 6.2. Формування поля "Прибуток"

Сортування баз даних

Для сортування бази виділимо осередку A1: I18 і виконаємо команду Дані Сортування.

Рис. 6.3. Діалогове вікно Сортування діапазону

Додавання підсумків в базу даних

Порахувати сумарну прибуток при продажу всіх продуктів можна за допомогою функції СУММ. Якщо ж скористатися пунктом меню Підсумки, то з'являється можливість розрахувати суму прибутку по кожному товару або по кожному постачальнику. Отже, для підсумовування прибутку по кожному з товарів зробимо наступне: відсортуємо БД по найменуванню товарів (рис. 6.3) і виконаємо команду Дані Підсумки (рис. 6.4). Робочий лист прийме вид зображений на рис. 6.5.

Рис. 6.4. Діалогове вікно Проміжні підсумки

Рис. 6.5. Підсумок по прибутку за всіма видами товару

Фільтрація бази даних

Процес пошуку і відбору інформації в базі даних MS Excel називається фільтрацією. У MS Excel є два види фільтра: Автофільтр і Розширений фільтр.

Автофільтр

Для включення автофільтру необхідно:

1. Клацнути в будь-якому місці бази даних, в нашому випадку діапазон A1: I18.

2. Виконати команду Дані Фільтр Автофільтр. Клацнути по кнопці списку праворуч від потрібного поля (наприклад, поле Найменування товару). Вікно БД прийме вигляд, зображений на рис. 6.6. В якості умови відбору можна вибрати або будь-яке значення зі списку, або пункт Условие.

Рис. 6.6. БД після застосування команди Автофильтр

Виберемо в якості умови значення Ковбаса. В результаті в БД залишиться інформація, що стосується тільки поставок ковбаси (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Фрагмент відфільтрованої БД

Результат буде тим же, якщо зі списку запропонованих фільтрів вибрати Умова ... і в діалоговому вікні (рис. 6.8), ввести в якості умови "дорівнює Ковбаса".

Рис. 6.8. Діалогове вікно Користувальницький Автофільтр

Крім того, діалогове вікно користувача автофільтр дозволяє встановлювати різні умови фільтрації, вибравши їх із запропонованого списку (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Фрагмент діалогового вікна Користувацький Автофільтр

Розширений фільтр

Для виділення з БД більш складних умов можна скористатися командою Дані Фільтр Розширений фільтр. Розглянемо роботу з розширеним фільтром на прикладі виділення з БД записів донецьких виробників ковбаси. Для цього визначимо область для зберігання умов відбору. Кожне умова записується в два осередки: в верхню - ім'я поля, в нижню - знак відносини (>, <,> =, <=, <>) і значення. У нашому випадку в комірку K1 введемо Найменування товару, в клітинку K2 - Ковбаса, в клітинку L1 - Місто, в клітинку L2 - Донецьк (рис. 6.10).

Рис. 6.10. Область для зберігання умов відбору

Тепер виконаємо команду Дані Фільтр Розширений фільтр (ріс.6.11).

Рис. 6.11. Діалогове вікно розширений фільтр

В даному випадку дві умови з'єднані логічним дією "І". Для об'єднання з допомогою "АБО" необхідно між ім'ям поля і умовою пропустити рядок (рис. 6.12).

Рис. 6.12. З'єднання умов за допомогою логічного "АБО"

При копіюванні відфільтрованих даних в інше місце необхідно, щоб скопіювати діапазон починався з рядка, в якій вказуються імена полів БД.