План основного текста письма

1. Вступление - Introduction

В первом абзаце должна указываться причина написания сообщения. Содержится ссылка на предыдущее письмо, контакт или документ, введение в курс дела.

Стандартные фразы:

Thank you for your letter of…

I’m writing in answer to…

I’m writing to confirm…

With reference to your letter of…

I’m writing regarding…

Перед вступлением иногда дается краткое указание относительно содержания или темы письма. Например:

Dear Ms Jackson,

INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 APRIL 2015

I’m writing in answer to your letter of 10^th February,……………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

2. Подробности – Details

Запрос информации, предоставление всех необходимых подробностей, факты и цифры. Каждому разделу должен соответствовать отдельный абзац.

3. Действия – Actions

В этой части сообщение приходит к своему логическому выводу. Какие действия должен предпринять получатель? Какие действия Вы сами предпримете? Например,

• Please, let me have full details of the costs involved in building the project.

• If payment is not received within seven days this matter will be placed in the hands of our solicitor.

4. Заключительная часть – Conclusion

Обычно достаточно написать клишированную завершающую фразу.

Стандартные фразы:

I look forward to receiving an order from you in the near future.

We look forward to seeing you at our conference.

Please let us know if you need any further information.

We look forward to doing business with you in the near future.

If you have any questions please do not hesitate to contact us.

Заканчивать письмо принято с использованием заключительной формулы вежливости. Существует две наиболее распространенные формулировки: Yours faithfully (если в приветствии не было указано имя) и Yours sincerely (если в приветствии указывалось имя).

Примеры:

Dear Sirs,

Dear Sir or Madam, Yours faithfully

Dear Mr. Singleton,

Dear Mrs. Whitson, Yours sincerely

Подпись помещается под заключительной формулой. Затем указывается имя и должность отправителя (под именем). Если отправитель мужского пола, то это никак не оговаривается. Но если отправитель – женщина, то это обычно отмечается; в этом случае в скобках после имени пишут, например, Mrs.

Yours faithfully,

Sophie Bradley (Mrs)

General Manager

Если письмо написано по поручению отправителя, то перед именем отправителя обычно пишут for или pp – это сокращение от per procurationem, что означает «по доверенности».

Yours sincerely,

Shirley Johnson

For George Newman

Chairman

Если в письме содержится приложение, то следует напечатать Enc или Encs в нижней части письма, пропустив одну строку после указания должности отправителя.

Yours faithfully,

Sophie Bradley (Mrs.)

General Manager

Enc

При отправлении копии третьей стороне после имени и должности получателя копии указывают cc (copy circulated) или copy.

Copy Mr. David Taylor, Accountant

УПРАЖНЕНИЯ

№ 1

Подберите соответствия к аббревиациям, которые могут быть использованы в деловых сообщениях.

1. N.B.

2. asap

3. mgmt

4. wk

5. w/e

6. No.

7. PTO

8. R.S.V.P.

9. etc.

10. e.g.

11. I.O.U.

12. enc

1. week

2. I owe you

3. please turn over

4. please reply

5. et cetera

6. take notice

7. as soon as possible

8. for example

9. enclosure

10. week ending

11. number

12. management

П риложение II

№ 2

Соотнесите информацию под определенным номером с тем, что она обозначает.

Garden Suppliers Ltd.

24 (1) Amber Str.

(2) Sheffield S44 9DJ

(3) England

(4) 21 December 2014

(5) James Fielding

Project Manager

12 (6) Bracken Hill

Manchester (7) M60 8AS

England

1. The street name in the return address.

2. Date.

3. The town the letter comes from.

4. The addressee’s house number.

5. The ZIP code in the mailing address.

6. The addressee.

7. The country the letter comes from.

№ 3

Расположите части делового письма в правильном порядке.

№ 4

Найдите 8 ошибок в оформлении приведенного делового письма.

Рис. 11.

BRANCH BUSINESS LTD.

Electrical Equipment and Fittings

Rawlings Street 34

London SW12 5LX

Great Britain

Telephone +44(0)3454476633

Fax +44(0) 3457984521

May 17, 2009

Mr. P. Johnson

General Manager

Damson and Sons Ltd.

56 Long Avenue

New York FC5 9RT

U.S.A

NEWFOUNDLAND CONSTRUCTION FAIR

Dear Mr. Johnson!

I’m writing with reference to your range of electrical equipment and fittings which I recently saw on display at Newfoundland Construction Fair. We would be very interested in receiving further information about your products. We would therefore be grateful if you could send us a copy of your current price list together with any available samples. We look forward to doing business with you in the near future.

Yours faithfully,

Elizabeth Tenny (Miss)

pp Gordon Branch

Sales Manager

Encs

cc