Какие виды документов существуют?

В деловых документах обычно указывается тип документа, а также заголовок, отражающий содержание документа.

Тип документа определяется жанром и речевой ситуации: 

• организация – организация (деловые письма, рекламации)

• внутри организации (протокол, акт, приказ)

• человек – организация (заявление, резюме)

• организация – человек (приказ, должностная инструкция, доверенность)

2. Стилевые черты и языковые особенности деловой речи

3. Как?

Внутристилевыми чертами ОДС являются:

• однозначность,

• точность,

• лаконичность формулировок,

• императивность,

• регламентированность,

• неличный характер изложения, что определяется назначением документов — информировать о бесспорных фактах.

Рассмотрим, как эти стилевые особенности реализуются в текстах.

► Долженствующе-предписывающий характер (императивность) выражается в Т грамматическими средствами:

♦ неопределенная форма глагола и инфинитивные конструкции, в т.ч. в сочетании со словами приказываю, постановляю, нужно, необходимо, следует (в значении «нужно»), должен, обязан, обязуется, может, имеет право и т. п.: внести предложение, рекомендовать, изъять;

♦ временные формы глагола: настоящее предписания (предприятия несут ответственность, наниматель отвечает за имущество), будущее (выделит, рассмотрит, окажет), прошедшее подчеркнутой констатации (осмотрели, приняли решение);

♦ возвратные глаголы с пассивным значением: Государственная защита прав и свобод человека и гражданина в Российской Федерации гарантируется; Достоинство личности охраняется государством (Конституция РФ);

♦ краткие прилагательные с значением долженствования: должен, обязан, обязателен, необходим, ответствен.

► Точность, однозначность деловой речи:

♦ использование слов в их прямых значениях, предпочтительное употребление простых, однозначно трактуемых синтаксических конструкций;

♦ специальная терминология:

• термины, обозначающие реалии социальной жизни гражданина (органы государственного управления, федеральные налоги и сборы, памятники истории и культуры, административно-процессуальное законодательство и под.);

• существительные, прилагательные, причастия и местоимения в значении существительных, называющие субъекты социальных отношений: истец, ответчик, Российская Федерация, потерпевшие от преступлений, малоимущие; каждый, никто, любой гражданин;

♦ повторы, параллелизм используемых конструкций, вплоть до дословного повторения сегментов предшествующих предложений (так, 4 из 5 пунктов статьи 32 Конституции РФ начинаются словами Граждане Российской Федерации имеют право);

♦ уточняющие конструкции, в т.ч. обособленные причастные и деепричастные обороты: Никто не вправе проникать в жилище против воли проживающих в нем лиц иначе как в случаях, установленных федеральным законом (Конституция РФ; условные предложения.

► Неличный характер изложения:

♦ именной характер:

• отыменные предлоги и союзы (в соответствии, в связи, соответственно, согласно; в силу того что; вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что);

• отглагольные существительные (деяние, изобличение, освобождение, возмещение, реализация, общедоступность, недовыполнение и под.), которые информативно насыщают текст: Каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (или бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц (Конституция РФ) и Каждый имеет право на то, чтобы государство возместило...;

♦ отсутствие форм глагола 1-го и 2-го лица и соответствующих личных местоимений;

♦ формы 3-го лица глагола и личные местоимения часто используются в неопределенно-личном значении;

♦ собирательные существительные или существительные, выражающие совокупность предметов и явлений: выборы, дети, родители; войско, оружие.

► Стандартизированность:

♦ устойчивые обороты деловой речи: вступать в законную силу, обжалованию не подлежит, передать в соответствующие инстанции, привлечь к уголовной ответственности, без уважительной причины, в установленном порядке, в случае неявки, по истечении срока и др.

♦ готовые языковые формулы-клише: в связи с началом…, согласно вашему распоряжению…, в порядке оказания помощи…; прошу Вашего разрешения на…; я, нижеподписавшийся…; справка дана... в том, что ... действительно…; позвольте пригласить Вас.. ; я ..., проживающий по адресу ..., доверяю ... и др.

♦ речевые штампы: права и свободы, право на образование, иметь право, совершение правонарушения, исконная среда обитания и под.;

♦ в рамках каждого жанра ОДС существует особая «модель», шаблон, по которому строится Т вне зависимости от того, кто является его автором, — композиция официально-делового Т не претерпевает изменений.

Сущность данного явления пародируется в «Записных книжках» И. Ильфа (на доверенность):

Дано сие тому-сему (такому-сякому) в том, что ему разрешается то да сё,

что подписью и приложением печати удостоверяется.

За такого-то.

За сякого-то.

Учреждение «Аз есмь».

Такая жесткость организации текста может приводить к дифференциации подобных документов по т.н. ключевым словам. Например, в сказке В. Шукшина «До третьих петухов», где чёрт пытается выяснить у Ивана, какая же справка трму нужна:

– А какую справку, Ваня? Они разные бывают… Есть о наличии, есть об отсутствии, есть «в том, что», есть «так как», есть «в том, что» - разные, понимаешь? Какую именно тебе сказали принести?

– Что я умный!

– Не понимаю. Диплом, что ли?

– Справку.

– Но их сотни, справок! Есть… «в связи с тем, что», есть «несмотря на то, что есть»…

Языковой стандарт – стремление к выражению мысли однообразным способом, использование для этого готовых яз. формул-клише: в связи с началом…, согласно вашему распоряжению…, в порядке оказания помощи… .

Писатель В. Ардов сочинил такое шутливое объявление-пародию на ОДС:

Замечено, что ученики портят учебники, каковые выдаются только во временное пользование таковым. Замечено, что таковые марают каковые посредством клякс, каковые уменьшают ценность каковых, не давая возможности следующим группам таковых пользоваться каковыми. Также замечено, что из каковых вырываются страницы таковыми, что свидетельствует о недооценке каковых таковыми, Впредь, если будут замечены каковые, портящие каковые, то из школы будут изыматься вместе с каковыми и таковые. Зав. школой.

► Официальность и безэмоциональность:

♦ максимально строгий и сдержанный характер изложения, использование стилистически нейтральных книжных оборотов;

♦ существительные муж. рода для обозначения лиц женского пола по их профессии: адвокат, атташе, врач, представитель;

♦ отсутствие языковых средств, указывающих на автора, так как объективный характер изложения;

♦ отсутствие суффиксов субъективной оценки, экспрессивно-эмоциональных форм выражения.

Язык служебных документов не допускает использования просторечных и диалектных слов, эмоционально-оценочных слов. Сравните:

разговорный	официально-деловой
Друзья мои! Вы уж сами решайте свою судьбу: хотите – женитесь, не хотите – не надо!	Брак основывается на добровольном согласии мужчины и женщины. Супруги полностью равноправны в семейных отношениях.

► Регламентированность – соответствие нормам официального этикета:

♦ использование этикетных формул:

• приветствия-обращения (Уважаемый..., Глубокоуважаемый...) и прощания (С уважением...);

• клише, указывающих на уважительное отношение адресанта к адресату (Мы рады пригласить Вас..., Благодарим Вас за.... Заранее благодарю за..., Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы..., Убедительно просим Вас..., К сожалению...);

употребление заглавных букв в местоимениях второго лица (Вы, Ваш).

♦ отказ от речевых моделей, нарушающих этику общения:

• фамильярного обращения к адресату (Дорогой..., употребление ты вместо Вы);

• навязывания своей точки зрения (Прошу решить вопрос положительно);

• указания сроков ответа в ультимативной форме (Прошу ответить мне незамедлительно вместо Прошу сообщить о своем решении до такого-то числа и пр.).

Т.о., использование в документах языковых средств имеет свои особенности. Языковые черты делового стиля легко узнаваемы:

• отсутствие эмоциональности,

• стремление к точности передаваемой информации,

• длинные предложения с огромным количеством причастных и деепричастных оборотов и придаточных предложений,

• изобилие сложных подчинительных союзов (ввиду того что, в то время как, вместо того чтобы и т.п.),

• нагромождение отглагольных существительных,

• специфическая терминология (акт, заявление, служебная записка, вышеупомянутый, нижеследующий, объявить благодарность и т.п.).

Таким образом, официальность и регламентированность деловых отношений выделяет официально-деловой стиль как особую сферу коммуникации. Немотивированное обращение к средствам деловой речи, именуемое канцеляритом, в ситуациях повседневного общения или словесного творчества недопустимо, так как нарушает коммуникативные качества речи.