29. Складіть перелік довідково-інформаційних документів. Проаналізуйте функції стислих, повних і стенографічних протоколів.

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

o акти; протоколи;

o довідки;

o службові листи;

o пояснювальні та доповідні записки;

o плани і графіки;

o відгуки та рецензії.

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу: коротка, повна або стенографическая.

Короткий протокол фіксує обговорювалися на засіданні питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення. Такий протокол рекомендується вести тільки в тих випадках, коли засідання стенографируется, доповіді та тексти виступів будуть представлені секретарю або коли засідання носить оперативний характер.

Повний протокол фіксує не тільки обговорювалися питання, прийняті рішення та прізвища виступали, але й досить докладні записи, що передають зміст доповідей та виступів учасників засідання, всі висловлені думки, які прозвучали питання та репліки, зауваження, позиції. Повний протокол дозволяє документувати детальну картину засідання.

Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання і вироблення рішення щодо нього.

Повний і стенографічний протоколи складають на основі рукописних, стенографічних або магнітофонних записів, які ведуться під час засідання.

Всі види протоколів оформляються на загальному бланку, який включає такі реквізити: найменування установи (організації, підприємства), вид документа (протокол), місце для проставлення дати, індексу документа, місце складання протоколу, місце для заголовка до тексту. Датою протоколу є дата засідання (протоколи, як правило, оформляються після засідання). Якщо воно тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку та закінчення.

29. Поясніть відмінність між протоколом і витягом з протоколу. Назвіть реквізити цих документів.

Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо. Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи. Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

Протоколи складаються з таких реквізитів: