12. Охарактеризуйте особливості наради, зборів, семінарів як форм участі персоналу в обговоренні та вирішенні будь-яких питань.

Ділова нарада - це робота колективного розуму, спрямованого вмілим керівником у потрібне русло на плідний кінцевий результат.

Цей традиційний метод управління може бути високоефективним лише за умов інтенсивного, активного обміну думками підготовлених учасників. Тоді це буде дійсно зібрання, де радять (нарада), а не формальне засідання, де колективно марнують час.

Перевагою наради, порівняно з іншими формами управління, є те, що за мінімум часу невелика кількість працівників у результаті оперативного й аргументованого обміну думками може розв'язати складні питання та прийняти узгоджене найоптимальніше рішення. Спільна думка іноді важить набагато більше, ніж сума окремих думок членів даного колективу.

Проблема, яка виноситься для обговорення на нараду, може мати будь-який характер: організаційний, виробничий, дисциплінарний, інформаційний тощо.

Оптимальна кількість учасників наради - 10 - 12 осіб. Бі­льша кількість просто не зможе взяти активної участі в обговоренні, а менша не дасть змоги виявити різні погляди на проблему. Ефективність наради певною мірою залежить від рівня підготовки як самої наради, так і окремого її учасника й, безумовно, керівника.

Підготовка наради - це визначення тематики, порядку денного, приблизного складу учасників, дати та години початку, складання основної доповіді і проекту рішення, вибір і підготовка приміщення. При визначенні дати враховують необхідність підготуватися заздалегідь (дата не повинна змінюватися, в протилежному випадку треба попереджати про перенесення наради). Для участі запрошують мінімальну кількість службових осіб (тільки тих, хто дійсно потрібен). Порядок денний оголошується заздалегідь, у разі потреби учасникам роздаються матеріали для ознайомлення.

Одним з найбільш складних варіантів ділової взаємодії є збори - особливо якщо вони проводяться в ситуації конфлікту або кризи в організації. Збори - це спільна присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Для ряду організацій зборів є найвищим органом управління. Тому створювані за підсумками їх роботи документи завжди зачіпають стратегічні плани організації і впливають на психологічний клімат в колективі.

Семінар - одна з найбільш універсальних і ефективних форм ділового спілкування (від лат. seminarium - розсадник) - форма практичних і теоретичних вирішень питань. На семінарі під керівництвом головуючого розглядаються різні питання з метою поглиблення знань з того чи іншого питання. На семінарі учасники логічно мислять, висловлюють і відстоюють власну точку зору публічно.

Наради, семінари, співбесіди, засідання повинні починатися зі створення сприятливого для спілкування психологічного клімату, бо саме це запам'ятовується на емоційному рівні як враження від ділового спілкування.

Мистецтво спілкування - це здатність захоплювати, переконувати співбесідника, вироблення відповідної манери комунікації.