Пример письма-приглашения

ФГОУ ВПО "АмГПГУ" Россия, 681000 г. Комсомольск-на-Амуре ул. Кирова, 17

Ректору КемГУ проф. Сидорову А.П. 489700, г. Кемерово ул. Лесная, 34

8 декабря 2008 г. № 6

О семинаре на тему "Система высшего образования сегодня"

 

Уважаемый господин Сидоров!

21 февраля 2009 г. в нашем университете состоится семинар на тему "Система высшего образования сегодня". Приглашаем Вас и преподавателей вашего университета принять в нем участие.

С уважением,

Ректор ФГБОУ ВПО "АмГПГУ"

Шумейко А.А. ______________

Все документы унифицируются и стандартизируются. Унификациядокументов –приведение к единой системе, форме. Особенность унификации языка документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей.Например:

 

цель	тип документа	модель
побуждение	приказ, распоряжение	назначить расследование по факту…; обязываю всех начальников отделов…
инициирование, поддерживание отношений	гарантийное письмо письмо-просьба	гарантируем, что… просим Вас…

Стандартизация –установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Часто, создавая документы, на предприятиях используют типовые тексты и тексты-трафареты. Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа (видим образец и создаём свой документ – типизация). Трафарет – текст с пробелами, предназначенными для заполнения их информацией (бланки справок отделов кадров и т.д.).

Особенность деловой речи – употребление языковых формул (устойчивые языковые обороты, используемые в неизменном виде).

Формулы, выражающие мотивы создания документа: в подтверждение договорённости…, в соответствии с договорённостью… в порядке оказания помощи…, ссылаясь на ваш запрос…, согласно постановлению…, на основании телефонного разговора….

Формулы, выражающие причины создания документа: ввиду задержки получения груза…, по причине задержки…., в связи с нарушением…., учитывая увеличение спроса на продукцию…, в связи с завершением…..

Формулы, выражающие цель создания документа: в целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…., во исполнение постановления…., во избежание конфликтных ситуаций…., для согласования….

НЕ рекомендуется использовать в письмах слова: срочно, незамедлительно, в возможно более короткие сроки; прошу утвердить эту кандидатуру и т.п. (излишне категоричные формулировки).

20. +Служебно-деловое общение: деловые переговоры, интервью, презентация.

Деловое общение– это межличностное общение с целью организации и оптимизации того или иного вида деятельности (коммерческой, производственной, управленческой и т.п.).

Деловые переговоры

Цель переговоров– найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.

Переговорымогут быть официальными – с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов – и неофициальными, похожими на непринужденную беседу, не предполагающими по окончании подписания тех ли иных официальных бумаг; внешними (с деловыми партнерами и клиентами) и внутренними (между сотрудниками).

Выделяют два подхода к переговорам:конфронтационный (целью переговоров является победа, а отказ от полной победы означает поражение) ипартнерский(реализуется путем совместного с партнером анализа проблем и поиска взаимоприемлемого решения, при котором в выигрыше оказываются оба участника).

Функции переговоров:

1. Информационная.

2. Коммуникативная (связана с налаживанием новых связей).

3. Контрольная.

4. Рекламная.

5.Отвлекающая(связана со стремлением выиграть время).

Конструктивные приемы ведения переговоров:

– Прием поиска общей зоны решения.

– Прием компромисса.

– Прием разделения проблемы на отдельные составляющие.

Стратегии взаимодействия:

а) Ориентированные на конфликт:

1. Возражать (Здесь вы меня неправильно поняли);

2. Поучать (Вы должны меня лучше слушать);

3. Оправдывать (Этого мне никто не сказал);

4. Убеждать (Вы ведь со мной одного мнения);

5. Утверждать, настаивать (По-другому это нельзя сделать);

6. Провоцировать, игнорировать, иронизировать (Ваше предложение показывает, что вы теоретик. К сожалению, на практике это все выглядит по-другому).

б)Ориентированные на консенсус:

1. Задавать вопросы (Какого вы мнения об этом?);

2. Констатировать (Это новый аспект вопроса для меня);

3. «Я»-обращение (Я не понимаю, почему вы этому пункту придаете такое большое значение);

4. Внимательно слушать (Я правильно вас понял, что…);

5. Аргументация к выгоде (Это вам позволит…).

Типы вопросов для успешных переговоров:

1. Настройка. Вы привлекаете внимание партнера и подготавливаете почву для обсуждения (напр., «Как ваши дела?»).

2. Получение информации.

3. Передача информации.

4. Толчок к работе мысли. «Какой же выход вы видите, у вас есть конкретные предложения?»

5. Принятие решения. «Мы можем подвести итоги?»

Этапы подготовки и проведения переговоров:

1) Докоммуникативный(1.Сбор информации. 2.Анализ проблемы. 3.Определение целей и задач. 4.Аргументация вариантов решений. 5.Составление проекта документов. 6.Определение времени и места встречи, участников делегации).

2) Коммуникативный(1.Представление сторон друг другу, установление контакта. 2.Изложение проблем и целей. 3.Диалог участников – уточнение, обсуждение, согласование интересов. 4.Подведение итогов и принятие решений).

3) Посткоммуникативный(Анализ переговоров).

Интересы– ключевое понятие переговоров: 1)общие, 2)различные – подразделяются на взаимоисключающие, т.е. противоречащие друг другу, и непересекающиеся – такие, при которых реализация намерений одной из сторон никак не затрагивает стремлений другой.

Метод принципиальных переговоровразработан в Гарвардском университете США. Заключается в требовании решения проблемы исходя из ее качественных признаков, т.е. из существа дела. Партнеры стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно. А там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами.Четыре основных правила: 1) «Отделите человека от проблемы». Критика личных качеств коммуникантов недопустимы. 2) «Сконцентрируйтесь на интересах, а не на позициях». 3) «Разработайте взаимовыгодные варианты». 4) «Найдите объективные критерии».

Тактики ведения переговоров: «Передача полномочий», «Спасение лица», «Желанный подарок», «Уход», «Пакетирование (увязка)», «Расчленение проблемы» и др.

Как и на какие этапы переговорного процесса оказывают влияние национально-психологические особенности, характерные для разных народов?

Цели. Нельзя ожидать от японца, сидящего за столом переговоров, принятия решения, т.к. оно было принято японской стороной еще до начала переговоров.

Средства их достижения. Американцы пытаются достичь на переговорах как можно большего, опираясь при этом на факты, цифры и статистические данные. Немцы делают акцент на тщательность и полноту информации и стремятся к четкости принимаемых решений. Французы уважают логичность и рациональность аргументации. Англичане отдают предпочтение спокойной и дипломатичной дискуссии.

Принятие решения. Американцы любят принимать решения, так как они влекут за собой их реализацию. Французы предпочитают поговорить о решении, которое может быть, а может и не быть принято, они редко принимают решение в первый день переговоров. Англичане подводят итоги каждого этапа переговоров.

Интервью

«Бизнесмен и пресса нужны друг другу» (имиджмейкер Лиллиан Браун).

Цели: создание позитивного имиджа фирмы, репутации; воздействие на массы людей.

Этапы подготовки и проведения интервью:

1) Докоммуникативный(1.Определение совместно с интервьюером, круга проблем разговора. 2.Подготовка ответов на предполагаемые вопросы. 3.Изучение информации о журналисте, с которым предстоит встреча).

2) Коммуникативный(1.Приветствие. Установление контакта. 2.Ответы на вопросы интервьюера. 3.Прощание, благодарность за внимание и интересные вопросы).

3) Посткоммуникативный (Анализ интервью).

В процессе интервью надо придерживаться следующих правил:

1) Поздоровавшись с интервьюером, не суетитесь, ведите себя спокойно, непринужденно.

2) Обязательно смотрите собеседнику в глаза, отвечайте на вопросы уверенно, оптимистично.

3) Отвечая на вопросы, не уклоняйтесь от темы. Если вы не знаете ответа на вопрос, так прямо об этом и скажите.

4) Не бойтесь проявлять инициативу, даже «развернуть» беседу в нужном для Вас направлении.

5) Не оспаривайте в деталях ошибочного утверждения – перечислите правильные факты.

6) Когда в первый раз упоминаете вашу организацию – сообщите ее полное название. После этого можно использовать аббревиатуру.

7) Постарайтесь произнести что-нибудь запоминающееся, а также характеризующее вас как человека, не лишенного чувства юмора.

8)Завершая интервью, поблагодарите журналиста за интерес к вашей фирме и к вам лично, за актуальные, содержательные вопросы.

Презентация

Это первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей.

Цели: информировать и убедить потенциальных партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги; так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме; заключить договоры и сделки.

Предметом презентацииможет быть товар или услуга.

Сценарий презентацииразрабатывает менеджер по связям с общественностью. Может включатькомпоненты:

– Выступления авторов, специалистов, экспертов.

– Демонстрация товара или услуг (подготовка пресс-релизов, слайдов, видеосюжетов, схем и диаграммы, др. средств визуализации и информирования).

– Рекламные подарки.

Длительность проведения презентации – 1,5–2 часа. Специалисты рекомендуют проводить презентации после 15 часов, с тем чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (с 17.00 до 19.00).

Коммуникативные приемы подхода к клиенту во время презентации:

1. Комплиментарный подход. Комплимент, сделанный уместно, вызывает положительную реакцию и создает приятную атмосферу.

2. Подход с предоставлением образца. Предложение опробовать продукцию, приглашение на бесплатный семинар, предоставление образца данной продукции, др.

3. Подход с демонстрацией товара. Клиенту легче сделать выбор после того, как он потрогал, увидел, попробовал на вкус или в действии то, что ему предлагают.

4. «Драматический подход». Так, напр., торговые агенты, продающие пылесосы, часто пачкают ковры, чтобы продемонстрировать, как великолепно их пылесосы удаляют эту грязь.

5. Подход с вопросами. Торговый агент должен стремиться задавать вопросы покупателю, что позволит ему получить дополнительную информацию. При этом очень важно ставить вопросы таким образом, чтобы потенциальный покупатель не смог ответить «Нет», следовательно, никогда не стоит спрашивать «Могу ли я вам помочь?»

6. Обращение к выгоде. Один из парадоксов заключения сделки состоит в том, что почти все решения о покупке принимаются под действием внутренних потребностей, желаний и эмоций, которые часто остаются неосознанными самим клиентом. Это – получение прибыли; экономия времени; красота; удовольствие; комфорт; практичность; здоровье; хорошее отношение; самобытность; престиж.

7. Подход помощника. Используйте формулу: свойства товара + связующая фраза + выгода для клиента. К связующему звену относятся фразы: «Это позволит вам…», «Это даст вам возможность…», «Вы получите…», др. Использование местоименийВы, Вам, Васпозволит клиентам почувствовать, что говорящий заботится именно о его интересах.

19.+Официально-деловой стиль речи. Правила оформления документов

Официа́льно-делово́й стиль — функциональный стиль речи, средство письменного общения в сфере деловых отношений: в сфере правовых отношений и управления. Эта сфера охватывает международные отношения, юриспруденцию, экономику, военную отрасль, сферу рекламы, общение в официальных учреждениях, правительственную деятельность. Подстили: законодательный (используется в сфере управления государством, проявляется волентативность функции); административно-канцелярский (ведение личных деловых бумаг, документов учреждения, подчеркивает характер административных отношений - кредиты, авансы); дипломатический подстиль (на международном уровне, отношения между правительством и дипломатами).