Взаимосвязь контроля с другими функциями управления
Контроль является функцией процесса управления, его важнейшей частью, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же — предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля на предприятии необходимо учитывать факторы, предрешающие эффективность проведения этой управленческой функции. В их составе выделим главные:
организационные — объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);
масштабы контроля — количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;
контрольная информация — объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;
затраты на контроль — средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.
В настоящее время, когда организациям все сложнее предсказать, как будут развиваться дальнейшие события, актуальнее процесс управления рассматривать не как строгую последовательность планирования, организовывания, мотивации и контроля, а как переплетение этих функций из-за ускорения их взаимодействия и постоянной корректировки решений в рамках каждой функции (рис. 1.1а и 1.1б). При этом контроль всегда выступает заключительным звеном в цепи управленческой деятельности и создает базу для нового управленческого цикла.
Рис. 1.1а. Последовательное представление управленческого процесса
Рис. 1.1б. Параллельно-последовательное представление управленческого процесса
Контроль как функция управления предполагает тесную взаимосвязь с планированием, мотивацией и организацией рабочего процесса.
Взаимодействие контроля и планирования выражается в том, что запланированные результаты выступают в роли стандартов или критериев для осуществления контроля. Информация, полученная на заключительной стадии процесса контроля, является входным ресурсом при планировании.
Связь контроля с планированием проявляется в формулировании целей и конечных показателей, которые прописываются в планах предприятия. Периоды продолжительности контроля и планирования, как правило, должны совпадать, а сам контроль должен делиться на три вида: стратегический, тактический и оперативный.
Функция организовывания, задавая организационный каркас, тем самым определяет степень централизации/децентрализации контрольной деятельности и основной объект контроля. Взаимосвязь контроля с функцией организации помогает в решении проблемы централизации, децентрализации, а также способствует установлению объекта и субъекта контроля. При этом объекты и субъекты контроля, т.е. персонал и различные подразделения компании должны быть четко прописаны в различных положениях и должностных инструкциях.
В линейно-функциональной структуре в качестве такого объекта выступают конкретные функции: маркетинг, производство, сбыт, персонал, финансы и т.д.; в дивизиональной структуре – процесс наращивания добавленной стоимости; в проектной и матричной структурах – проект; в сетевой структуре – объединяющая участников задача. Контроль параметров эффективности организационной деятельности формирует информационную базу для принятия решений о совершенствовании организовывания, в частности о реструктуризации или о сохранении действующей структуры.
Также результаты контроля являются неотъемлемым условием мотивации персонала. Результат и степень достижения цели способствует удовлетворению сотрудников своим трудом и их стремлению повторить то поведение, которое породило это чувство. Поэтому эффективность мотивации сотрудников зависит от эффективности контроля.
Взаимодействие контроля и мотивации прямо влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Если существует прозрачная и четкая связь между вознаграждением и контрольными параметрами, качественно и количественно измеряющими выполнение задачи, то вероятность получения запланированного результата резко возрастает. Для этого необходимо производить тщательный отбор индикаторов.