Закон информированности и упорядоченности

Этот закон означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной, достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией.

Закон информированности и упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем выше вероятность ее успешного функционирования.

В любой организации существует информационная среда управления, которая включает: собственно информацию; средства технического обеспечения; применяемую технологию; организацию документооборота; персонал, занятый управлением информационной средой. Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью - обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. Информационная среда организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. 

Закон информированности — упорядоченности устанавливает, что в организованном целом не может быть больше порядка, чем информации. Упорядоченность — это характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей. Чем больше качественной информации, тем устойчивее организация. Очевидно, достигнутый порядок можно охарактеризовать с помощью как качественных, так и количественных методов. Порядок можно в принципе признать полным, если в нем нашли практическое воплощение три аспекта упорядоченности, вытекающие из того, что определены:

• границы системы, т.е. установлено, какие именно элементы она включает;

• переменные, которые характеризуют элементы, образующие систему;

• характер действия каждого элемента и система их взаимодействия.

Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала подразделений и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия — коэффициентов пропорциональности.

Степень организованности системы возрастает при поступлении новой информации, которая является дополнительной по отношению к используемой.

Организация, располагающая более полной информацией о внутренней и внешней среде, имеет большую вероятность осуществления устойчивого функционирования.

Основоположник кибернетики  Норберт Винер считал: количество информации в системе есть мера её организованности.

Основатель теории информации Клод Шеннон утверждал: в сообщении информации тем больше, чем большую неопределенность она устраняет.

Уровни организованности противостоят, как установлено, в процессе саморазвития беспорядку, хаосу - энтропии.

В устойчивой равновесной организации хаотические дезорганизационные процессы подавляются негэнтропийными информационными энергетическими процессами за счет ресурсов, которыми располагает сама организация, а также ресурсов и процессов, которые она, как открытая система, сможет использовать из своей внешней среды.

Используются три приема:

-уменьшается излишнее разнообразие системы;

-ограничивается число степеней свободы процессов, элементов;

- накладываются другие ограничения по формам связи, времени получения информации.

Внутренняя организация целого предопределена возможностями преодоления информационной неопределенности в системе. В организованном целом не может быть порядка больше, чем информации.

В современном обществе уровень развития организации определяется не только обеспеченностью сырьем, материалами, оборудованием, финансами и т.д., но и состоянием информационного обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет эта организация.

Следует различать два вида информации:

• Структурную

• Оперативную (сигнальную).

Оперативная, или сигнальная информация, всегда связана с отношением двух процессов, с отправкой и получением сигнала, с передатчиком и приемником.

Структурная информация характеризует достигнутый уровень организации системы, или меру её организованности. Информация, накапливаясь, самоорганизуется в структуры, начинает существовать как бы в потенциальной форме, и хранилищем структурной информации может являться структура самой развивающейся системы. Именно количество структурной информации определяет переход системы на новый уровень организации.

Некоторые авторы по аналогии с энергией пользуются понятиями кинетической и потенциальной информации: кинетическая информация циркулирует в процессе и с помощью потенциальной (структурной) двигает процесс развития.

Оба вида информации играют свою роль в процессе самоорганизации системы.

Число порций информации от цикла к циклу растет, приобретает определенную структуру (гипотезы, теории, программы, изобретения), такие структуры и являются точками роста новой организации. На базе накопленной информации, согласно главным целям развития, система отбирает единственный вариант и перестраивает на этой основе свою структуру.

Таким образом, системно-кибернетический подход в управлении означает единство процессов накопления информации, отбора и структурирования её согласно целям системы и переход на новый уровень организации. В основе развития лежит механизм управления.

Информация - это сведения о состоянии внутренней и внешней среды, которые используются в процессе принятия управленческих решений.

3 фильтра: физический, семантический, прагматический.

Информация характеризуется способность накапливаться. Накопление информации - всеобщий закон, обусловливающий развитие организации.

Обычно информацию разделяют:

• на объективную, овеществленную в товаре: к объективной относится информация, полученная от объекта управления;

• субъективную — отраженную, организованную людьми.

Любую информацию, располагаемую организацией, можно охарактеризовать следующими параметрами: объем, полнота, ценность, насыщенность и достоверность.

Объем информации рассматривается с двух сторон:

• объем символьной информации определяется количеством символов и обычно выражается в символах или байтах;

• объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения.

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня: информационная избыточность (повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации); недостаток информации (затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных методов для повышения вероятности правильного решения); субминимальный (оптимальный) уровень информации (минимально-полный объем информации для конкретного человека (управляющего), при котором он может принять обоснованное управленческое решение).

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации, что требует затрачивать на ее отбор и обработку большое количество времени и средств для поиска нужной информации.

Ценность - характеризует информацию как товар. Известны несколько способов количественного определения ценно­сти. Все они основаны на представлении о цели, достижению которой способствует полученная информация. Чем в большей мере информация помогает достижению цели, тем более ценной она считается.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:

1. Нулевой (когда вся информация повторяет ранее известную и не позволяет принять качественное управленческое решение; либо принимается решение, после чего информация больше не нужна).

2. Средний. Когда информация создается добросовестными работниками – исполнителями (новых прогнозных элементов не внесли). Использование этой информации способствует получению прибыли, при этом повышается или уменьшается прибыль примерно на 10%.

3. Высокий уровень ценности определяется в том случае, когда происходит сокращение затрат в 2 раза; эта информация позволяет руководителю предусмотреть последствия принимаемых решений.

4. Сверхвысокий уровень - когда происходит сокращение затрат в 10 раз при внесении инвестиций. Это информация, связанная с инновационными разработками и маркетинговыми исследованиями. Она позволяет организации осуществлять революционную политику.

Ценность информации определяется также такими свойствами, как оперативность, достоверность и надежность.

Оперативность - своевременность получения информации. Важность своевременного получения информации была установлена достаточно давно. По мнению М. Вебера, проводившего в начале XX века детальное изучение бюрократической систе­мы, одним из определяющих факторов повсеместного господ­ства бюрократии является открытый доступ к новейшей ин­формации, дающий возможность принимать эффективные решения и предвидеть конечные результаты.

Однако по мере развития и усложнения иерархических систем управления организациями на пути реализации этого фактора возникают все большие трудности. Запаздывание ин­формации, возникающее из-за задержек при передаче по кана­лам информационного обмена как вне, так и внутри организа­ции, отрицательно сказывается на ее работе. В сложных мно­гоуровневых системах управления деловой организацией скорость прохождения информации настолько замедляется, что зачастую управленцу приходится принимать решения, на­целенные на перспективу, на основе уже давно устаревшей информации.

Надежность информации определяется степенью ее соответствия реальной ситуации, конкретным целям организации и методам управления.

Достоверность получаемой информации целесообразно разделить на три информационные категории:

• информационные сообщения, получаемые из источника, о котором вы собираете информацию;

• информация, полученная из независимых источников;

• информация, полученная из неофициальных источников.

Информация, входящая в первую категорию, собирается из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия: каталоги, проспекты, рекламные сообщения, статистическая отчетность, сведения о финансовой деятельности; высказывания сотрудников предприятия во время официальных мероприятий и личных контактах.

Информацию, относящуюся ко второй категории, можно получить от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием; в государственных контрольных органах (судебные, исполнительные и налоговые инспекции).

Информация, относящаяся к третьей категории, получается из неофициального общения, называется слухами. Она считается ненадежной информацией, но тем не менее такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована для проверки информации, полученной из других источников, или для уточнения имеющейся в распоряжении официальной информации.

Достоверность информации - необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений.

Достоверность: процент соотношения реальных сведений в информационном потоке к общему объему информационного потока. Выделяют три уровня достоверности:

• абсолютный (100 %) - вся информация реальна,

• доверительный (80 %)

-негативный (менее 80 %).

Насыщенность – это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации - профессиональной информации, необходимой для принятия решения. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия данной информации за счет улучшения и поднятия эмоционального уровня, настройки на заданную тему. Она выражается в шутках, анекдотах, примерах, стимуле.

Уровни насыщенности:

- высокий, до 100%;

- нормальный, от 50 до 60%;

- низкий, ниже 50%.

Открытость. Это возможность предоставления информации различным группам специалистов.

Различают секретную информацию, информацию для служебного пользования, открытую информацию.

Для обеспечения недоступности закрытой информации для сторонних лиц вводится понятие «гриф информации». Гриф информации в современных условиях приобретает особое значение, поскольку с этим понятием связана информация о государственной или коммерческой тайне.

Необходимо также учитывать организацию коммуникационной системы, т.е. как происходит передача информации.

В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяются два направления:

• информационный обмен с окружающей средой;

• коммуникации внутри организации.

Объем, достоверность и ценность информации напрямую влияют на качество принимаемых решений. При использовании информации очень высокой ценности происходит максимальное снижение уровня затрат ресурсов и рост доходов. Достоверность информации сильно снижает вероятность принятия неправильного, ошибочного решения. Достаточный объем информации снижает риск в хозяйственной деятельности организации.

Упорядоченность информации - структурирование и распределение информации по степени важности для решения задач управления организацией.

В современной перенасыщенной информационной среде доступны огромные объемы информации, но далеко не все можно использовать для деятельности организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

Информационный обмен с окружающей средой включает:

• входную информацию;

• выходную информацию.

Входная информация включает следующие виды информации:

• информацию о структуре рынка (маркетинговая информация);

- информацию о деятельности государственных органов, которая содержит всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций;

• информацию о социально-экономическом состоянии общества.

Выходная информация является активным средством, которое

обеспечивает создание привлекательного имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность - это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Другим источником объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются документы, материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности.

Распространению выходной информации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе переговоров, участие в выставках, проведение презентаций.

В рамках действия закона информированности и упорядоченности рассмотрим информационные потоки и связи внутри организации, которые проходят в соответствии с иерархической структурой.

Выделяются восходящие и нисходящие информационные потоки, т. е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот.

Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций.

Кроме того, существует информационный обмен между неофициальными группами и межличностные коммуникационные связи.

Для координации информационных потоков в организации создаются специальные информационные службы.

Информационная упорядоченность организационной системы определяется структурой организации, которая является одним из важнейших элементов ее информационной среды. Существующий в организации информационный порядок является вполне самостоятельным объектом, не зависящим от смены руководства, реорганизаций. Организация будет продолжать работать, используя имеющиеся источники информации.

Следование закону информированности - упорядоченности заставляет руководителей создавать источники информации, развивать их, обеспечивать коммуникации, повышать квалификацию работников, внедрять передовые информационные технологии. 

Большое влияние на развитие деловых организаций на сегодняшний день оказывают новые информационные технологии. Стремительное развитие технологий управления, основанных на использовании электронной вычислительной техники и современных средств коммуникаций, значительно расширило возможности организации в деле решения задач обеспечения полноты и упорядоченности информации. Процедуры управления производством и реализацией товаров, основанные на использовании сетевых информационных технологий, ведут к серьезным изменениям всех этапов процесса движения продукции от производителя до потребителя. Использование современных сетей связи, например, Интернет, обеспечило доступ к информации внешних организаций, расположенных во всех частях света, к централизованным базам данных, которые представляют собой огромные по объемам хранилища упорядоченной информации. Создаваемые в сети электронные представительства, которые являются виртуальным отображением организации, доступны людям во всем мире.

Наличие сетевых технологий способствовало повышению значимости закона информированности и упорядоченности в современных рыночных условиях.

В теории и практике управления материальными и финансовыми потоками в сфере производства и обращения появились объекты, не осязаемые в классическом смысле этого слова, которые нельзя увидеть и тем более пощупать.

Эти объекты называются «виртуальными предприятиями». В переводе с английского языка, «виртуальный» - это несуществующий, воображаемый объект.

Виртуальные предприятия существуют не только в сфере производства и товародвижения, но и в области управления финансовыми потоками. Появились такие понятия, как электронная коммерция, электронная торговля, виртуальный магазин.

Электронная коммерция - это ведение бизнеса с использованием современных информационно-коммуникационных технологий.

Коммерческая сделка в среде электронной коммерции понимается как коммерческая или деловая операция, совершенная через компьютерную сеть, в результате которой право собственности или право пользования вещественным товаром или услугой передается от одного лица другому. Бизнес-процессы реализуются электронным способом на основе использования информационно-коммуникационных технологий. Информация передается получателю напрямую, минуя стадию создания бумажных копий. Обеспечение деловых связей с поставщиками, дилерами и прочими бизнес-партнерами осуществляется несколькими направлениями развития бизнес-процесса: это бизнес-бизнес, бизнес-клиент, бизнес-администрация.

Информационное обеспечение менеджмента организации требует создания информационной системы управления.

Информационная система управления - способ организации информационного обеспечения процесса управления для своевременного удовлетворения потребностей всех подразделений в необходимой и достоверной информации. ИСУ включает:

• информацию

• технологии

• информационные технические средства управления

• каналы

• система документооборота.

В организации существуют различные виды информации: статистическая; оперативно-отчетная; планово-экономическая; бухгалтерская; финансовая; техническая; технологическая; правовая; маркетинговая; конструкторская; ремонтная; справочная; по кадрам; по материально-техническому снабжению; по капитальному строительству; по новой технике; по нормированию и оплате труда и т.д.

Можно выделить три наиболее существенные группы технических средств, используемых в процессе управления:

• средства вычислительной техники (персональные и портативные компьютеры различной мощности и назначения);

• средства коммуникации;

• средства оргтехники (телефон, телетайп, копировальная техника, диктофоны, радиотехника и др.).

Накопление информации руководители реализуют как принцип оргработы. Характеристиками организации, грамотно использующей информацию, является доказательность, качество, количество, достаточность, полезность и т.д.

Управление знаниями - область деятельности, связанная с творческим использованием информации и распространением знаний между сотрудниками. Разнообразие ИТ управления знаниями.

Информационная среда управления организацией подчиняется действию закона информированности — упорядоченности.

Из закона информированности-упорядоченности вытекают следующие следствия:

Первое следствие – чем большей информацией о внутренней и внешней среде располагает организация, тем большую она имеет вероятность устойчивого функционирования и самосохранения.

Второе следствие – информированность работника после достижения верхнего критического уровня трансформируется в его компетентность и профессионализм. Чем больше работники нацелены на повышение квалификации, обучение, развитие и чем больше организация создает для этого возможностей, тем более высоким потенциалом владеет персонал данной организации.

Третье следствие – в организации, позволяющей принимать адекватные решения, не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей. Чем большей информацией о себе и каждом направлении своей деятельности обладает организация, тем выше эффективность ее функционирования.

Четвертое следствие - формирование эффективной информационной системы требует больших затрат на получение, обработку и обеспечение безопасности информации. Информация может защищаться следующими способами: физической защитой офиса и персонала, формированием высокой степени лояльности персонала, созданием эффективной системы защиты документооборота организации.

Пятое следствие – стремление к достижению максимальных значений всех характеристик информации (большой объем, достоверность, ценность, насыщенность) помимо больших финансовых затрат может привести к дезинформации заинтересованного в этой информации лица или организации. Это вызывается трудностью хранения и обработки избыточной информации, а также сложностью получения объективных однозначных выводов при анализе и оценке данной информации.

Шестое следствие – информационная среда по причине своей важности и сложности является наряду с персоналом, финансами, производством основным объектом управления организации.

Седьмое следствие – коммуникации, обеспечивающие передачу информации, непосредственно влияют на эффективность и результативность организации. Достижение целей организации невозможно без межличностной коммуникации, без коммуникаций между подразделениями организации, без коммуникаций с внешней средой.