3. Организация оперативной системы координации деятельности

Организация интегрированной системы оперативных совещаний. Текущее управление может перейти в фазу, когда проблемы управляют вами. Из-за ежедневных запросов и кажущихся неотложными дел люди теряются в процессе, престают ориентироваться в ситуации, перестает существовать такое понятие как важность, а превалирует исключительно срочность. Поэтому необходимо систематически анализировать состояние дел и принимать своевременные решения.

Встреча или собрания – с глазу на глаз, команды, подразделения или вей организации – всегда были одним из основных способов обмена информацией. Раньше из-за ограниченности технологий была единственная форма проведения собраний, т. е. все заинтересованные лица должны были физически находиться в одном и том же месте. Теперь все изменилось. Благодаря изобретению телеконференций группа людей может совещаться одновременно с помощью телефона или специального программного обеспечения для общения по электронной почте. Есть оборудование и программы, позволяющие частникам собрания видеть друг друга на экранах мониторов, и такая конференция называется видеоконференцией.

Рабочие группы – большие и малые, находящиеся в разных местах, - могут использовать эти средства сетевого общения для кооперации и обмена информацией.

Например, VideoMost — программный продукт для организации многоточечных Full HD видеоконференций через браузер, клиентское приложение VideoMost Space или Android/iPad в корпоративной сети или через Интернет.

VideoMost создан на базе движка SPIRIT – мирового лидера в области передачи голоса и видео по IP-каналам.

Многоточечные Full HD видеоконференции VideoMost:

Интеграция с ВКС-оборудованием, бизнес-приложениями и порталами

100 ИНТЕРАКТИВНЫХ видео участников

300 участников в режиме селектрного совещания

В любом браузере на Windows, Mac и iPad/Android

Типы видеоконференций VideoMost:

Конференция-обсуждение (многоточечная видеоконференция) позволяет всем ее участникам одновременно проводить групповую видеосвязь, то есть видеть и слышать друг друга. Максимальное количество одновременных интерактивных участников в веб-видеоконференциях VideoMost составляет до 100 человек.

В селекторном совещании общее число приглашенных может достигать нескольких сотен человек, но лишь небольшой группе его участников предоставляется право передавать свое видеo и голос в конференцию. Право выбора этой группы «активных докладчиков» предоставляется модератору конференции. Все остальные участники селекторного совещания представляют собой наблюдателей.

Первые два режима работы пользуются наибольшим спросом у корпоративных и государственных заказчиков для проведения удаленных совещаний, встреч, а также для повседневного внутрикорпоративного общения.

Режим вебинар (ассиметричная видеоконференция) незаменим для проведения дистанционного обучения. Все участники, подключающиеся к конференции, видят и слышат только докладчика, в то время как докладчик и модератор видят и слышат всех участников.

Существует разновидность предыдущего режима «Вебинар, Модератор всегда виден». В этом режиме все участники, подключающиеся к конференции, видят и слышат не только докладчика, но и модератора. Этот режим используется, когда обучение происходит в виде диалога организатора с экспертом. В роли организатора может выступать, например, представитель компании-партнера, а в роли эксперта - представитель компании-производителя продукта.

Видеозвонок – это мгновенная связь через Интернет, позволяющая не только слышать, но и видеть собеседника, максимально приближая общение к реальному. Видеозвонки внутри корпоративной сети представляют более удобную и функциональную альтернативу традиционной телефонии.

Помимо общения в реальном времени, VideoMost обеспечивает дополнительные возможности для интерактивной работы пользователей: совместная работа с документами, ведение протокола, электронная доска, показ (шаринг) рабочего стола. Больше не нужно пересылать друг другу кипы файлов, а затем тратить время на их поиск в электронной почте – звонок, передача и хранение файлов осуществляется в едином интерфейсе.

Если необходимость присутствовать на важном совещании застала Вас в отпуске, больше не нужно пользоваться дорогим роумингом для участия в ней. Достаточно иметь мобильный телефон или планшетный компьютер и выход в Интернет в отеле или кафе. И даже малая пропускная способность сети больше не помеха – в видеозвонках и видеоконференциях можно участвовать, начиная с 512 кб/с.

Как это работает

Видеозвонки внутри корпоративной сети удобнее всего совершать с помощью клиентского приложения VideoMost Space.

Чтобы совершить видеозвонок любому сотруднику в Вашей компании, достаточно дважды кликнуть на него в адресной книге (можно также нажать на строке с выбранным абонентом правой кнопкой мыши и выбрать «Видеозвонок» из контекстного меню).

Как только контакт примет видеозвонок, на экране откроется главное окно видеоконференции. В левой части размещается видео собеседника крупным планом, а в правом верхнем углу - меньшее по размеру, Ваше видео.

Кнопка «Показать документ» позволяет использовать дополнительные функции, указанные выше.

Видеозвонки доступны также через веб-интерфейс VideoMost. Процесс организации видеосвязи через веб-приложение подробно описан тут.

Мы позаботились и о тех наших клиентах, которые следуют модным трендам: продукт VideoMost доступен также для устройств семейства Mac и iPad.

Целью оперативных совещаний является обмен информацией и принятие решений. Для этого формируется единая система интегрированных совещаний от заседания совета директоров до производственного участка. Она проектируется по всей иерархии управления и является постоянно действующей на весь календарный период (пример, табл. 6.3-6.4).

Таблица 6.3

Пример полностью интегрированных оперативных совещаний

Сфера контроля	Кто присутствует	Частота проведения
вся производственная сфера организации	директор и менеджеры по направлениям	еженедельно (обычно во вторник 10-00)
каждое производство (аналогично для управлений и отделов)	менеджер по производству, контролеры, плановик	ежедневно
каждое производственное подразделение	мастер, контролер, рабочие	ежесменно

Каждое совещание состоит из постоянной плановой темы, дополнительных вопросов требующих немедленного разрешения и объявлений (информации общего значения).

Каждому участнику совещания предоставляется право сосредоточить внимание на его роли в обсуждаемой теме и высказать свою точку зрения в рамках заданного регламента.

Таблица 6.4Ориентировочные постоянные плановые темы в течение календарного месяца

1 неделя:	2-неделя	3-неделя	4-неделя
подведение итогов работы за предыдущий месяц.	проблемы качества	обсуждение инновационных проектов (технических и организационных) и состояния их реализации	планируемые объемы продаж и готовность выполнения плана следующего месяца

Общие требования к системе оперативных совещаний:

• устанавливается постоянное место и время проведения оперативного совещания;

• темы постоянных совещаний периодически повторяются из месяца в месяц;

• должен быть определен постоянный состав участников по каждой теме. Дополнительные участники приглашаются по мере необходимости;

• каждому из участников известна основная тема совещания, кто докладывает состояние дел, по плановому вопросу и время, отведенное на доклад и обсуждение (регламент);

• по результатам обсуждения на каждом совещании принимаются решения и оценивается состояние выполнения ранее принятых решений;

• совещанию на более высоком уровне должны следовать за совещаниями по данной теме на более низком уровне;

• вопросы, не проработанные на более низком уровне, на совещаниях более высокого уровня не принимаются и не рассматриваются.

Системность и периодическая повторяемость тем, позволяет избежать накопления неразрешенных проблем, систематизировать работу и экономит время.

Рекомендации по подготовке и проведению совещаний

В настоящих рекомендациях определены процедуры подготовки и проведения совещаний.

Основные типы совещаний:

1. Регулярные оперативные совещания (планерки)

2. Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре.